karaDox™ Szerződéstár 2

 

 

karaDox

 

 

A KARÁDI által SharePoint keretrendszerben fejlesztett szerződéstár 2 modulban a szerződések nyilvántartása valósul meg. 

 

Belépés a dokumentumtárba

A webes felület felső hivatkozáspultján a Dokumentumtár elemet választva tud a felhasználó belépni a SharePoint alapú rendszerbe.

 

 

karaDox™ Szerződéstár 2 - 1. ábra: belépés a rendszerbe

1. ábra: belépés a rendszerbe
 

 

Szerződések

Szerződések szereplői és feladatai

   - Szerződés-karbantartó: feladata a szerződések feltöltése, karbantartása, a véglegesítési folyamat indítása a SharePoint rendszerben
   - Szerződésolvasó: olvasási jogokkal rendelkezik
   - Szerződésfelelős: feladata a vélemények bekérése a szerződéshez és a véglegesített szerződés tudomásul vétele

Az egyes szerepekhez maga a szerződés határozza meg a felhasználókat.

 

  Szerződés űrlap felépítése

 

A szerződések listája a bal oldali menüben található Szerződések menüpont segítségével érhető el a SharePoint felületen.

 

karaDox™ Szerződéstár 2 - 2. ábra: szerződések listája
2. ábra: szerződések listája 

 

A szerződések listája partnerenként csoportosítva jelenik meg. A partner neve előtti + jellel nyitható ki a partner, s így láthatóvá válnak a partner szerződései.

Új szerződés feltöltése a lista alatt látható Dokumentum hozzáadása hivatkozással valósítható meg a SharePoint alapú szerződéstár 2 modulban. Ekkor, illetve a szerződés tulajdonságainak szerkesztésekor jelenik meg a szerződés űrlapja, ahol megadhatóak a szerződés adatai.

 

A szerződésnek vannak olyan mezői, amelyeknek kötelezően kitöltöttnek kell lenniük a szerződés véglegesítésekor. Itt az űrlapon nincs megjelölve minden kötelező mező, hogy bármikor engedje a mentést az űrlap, a részbeni kitöltéskor is. Ezeket a mezőket majd a véglegesítést végző, SharePoint rendszer által támogatott, munkafolyamat ellenőrzi, de ezt az ellenőrzést itt, a szerződés űrlapján is elvégezheti a felhasználó a ribbon menüben található Ellenőrzés ikonra kattintva.

 

 

karaDox™ Szerződéstár 2 - 3. ábra: szerződés űrlap
3. ábra: szerződés űrlap

 

 

Szerződés-karbantartó feladata

   1. a szerződés feltöltése,
   2. a szerződés adatainak megadása,
   3. a kiválasztott szerződésen a véglegesítési, publikálási munkafolyamat elindítása a SharePoint rendszerben. A szerződések
   a publikálás után lesznek elérhetők a szerződés olvasói számára.

 

   1. Szerződés feltöltése

A szerződéseket tartalmazó tár a bal oldali menü Szerződések menüpontjával érhető el. Ekkor a SharePoint felületen megjelenik a szerződések listája partnerenként csoportosítva.

A szerződések listája alatti Dokumentum hozzáadása hivatkozással tölthető fel szerződés.

 

karaDox™ Szerződéstár 2 - 4. ábra: dokumentum feltöltése űrlap
4. ábra: dokumentum feltöltése űrlap

 

 

Ebben a dokumentum feltöltése ablakban a Tallózás gomb segítségével tudja a felhasználó megkeresni a feltöltendő dokumentumot. A dokumentum neve megjelenik a Név mezőben. Ezt követően az Ok gomb segítségével feltölthető a szerződések listába a kiválasztott dokumentum.

A feltöltés után megjelenik az előzőekben említett szerződés űrlap, ahol megadhatóak a szerződés adatai, beállíthatóak a szereplők.

 


  2. Szerződés adatainak megadása

A szerződések lista egy elemén állva, a gyorsmenüben érhető el a szerződés adatlapja, ahol a szerződéshez kapcsolódó minden adat megjelenik a SharePoint felületen.

 

karaDox™ Szerződéstár 2 - 5. ábra: szerződés adatlapja
5. ábra: szerződés adatlapja

 

A bal felső részen a szerződés adatai láthatók, alatta a két folyamatindító ikon, a Szakértői véleménykérés és a Szerződés véglegesítése, publikálása. Mellette, a jobb oldali listában van lehetőség szerződés munkapéldányok feltöltésére. Alul figyelmeztetések állíthatók be a szerződéshez, dátum, időpont, megjegyzés és az értesítendő felhasználók megadásával.

 


   3. Szerződés véglegesítése, publikálása

A szerződések listájában egy adott szerződésen állva a gyorsmenüből hívható be a fentiekben említett szerződés adatlap, ahol a Szerződés véglegesítése, publikálása funkció segítségével kezdeményezhető a szerződés véglegesítése a SharePoint alapokon fejlesztett szerződéstár 2 modulban.

A véglegesítési folyamat ellenőrzi a szerződés adatait és leáll, ha valamelyik kötelező mező nincs kitöltve. Az észlelt hiányosságokat a munkafolyamat előzményeihez naplózza, így ott tekinthető meg az esetleg észlelt probléma. Ezt elkerülendő a szerződés űrlapjának szalagmenüjén található egy Ellenőrzés gomb, melynek segítségével az adatok kitöltésekor ellenőrizheti, hogy minden kötelező mező kitöltésre került-e.

Amennyiben minden kötelező mező ki van töltve, a szerződéshez feltöltött dokumentum verziószámát a SharePoint alapú rendszer a következő főverzióra állítja, így a szerződés publikálódik, tehát látható lesz a szerződés az olvasók számára is.

A véglegesítési folyamat végén a SharePoint alapú szerződéstár 2 rendszere e-mailben értesíti a szerződésfelelőst, aki tudomásul vétellel nyugtázza, hogy értesült a szerződés publikálásáról.

 

Szerződésfigyelmeztetések

A szerződésfigyelmeztetések listában szerződéshez kötött, dátummal, szöveggel és értesítendő felhasználók megadásával figyelmeztetések állíthatóak be. A beállított dátumkor a SharePoint alapokon fejlesztett rendszer értesíti a megadott felhasználókat az adott szöveggel.

A bal oldali menüben a Figyelmeztetések menüponttal érhető el a figyelmeztetések listája. A lista alatti Új elem hozzáadása hivatkozással vehető fel új figyelmeztetés.

 

karaDox™ Szerződéstár 2 - 6. ábra: új figyelmeztetés felvitele
6. ábra: új figyelmeztetés felvitele

 

 

 

Szerződésolvasó feladata

A szerződésolvasó a véglegesített, publikált szerződéseket olvashatja.

 

 

Szerződésfelelős feladata  

 

Véleménybekérés

A szerződésfelelős kéri be a véleményeket a kiválasztott szerződéshez. A véleményeket a szakértők a feladatuk lezárásával adják meg. A vélemények a szerződéshez kapcsolódva nyilvántartásba kerülnek a SharePoint rendszerben.

A szerződésűrlap alján találhatók azok a bejelölhető területek, amelyekről szakértői véleményt lehet kérni. Az itt bejelölt területek szakértői e-mailben kapnak értesítés a véleménykérésről.

 

karaDox™ Szerződéstár 2 - 7. ábra: szakértői vélemény kérése
7. ábra: szakértői vélemény kérése

 

 

Az egyes területek szakértői a szakértők listájában állíthatók be, mely a megfelelő jogosultsággal rendelkezve A teljes webhelytartalom-nál található.

A véleménykérés egy adott szerződésen annak adatlapján lévő Szakértői véleménykérés ikonra kattintva kezdeményezhető.

 

Véglegesítés, tudomásul vétel

Szerződés publikálásakor a felelős kap egy értesítést, melyet a tudomásul vétel jelzésével kell nyugtáznia.

Alapfeladatok a SharePoint alkalmazásban

 

Töltse le a tanulmányt, melyben átfogó képet kap a SharePoint alkalmazás összetevőiről, a listákkal, tárakkal, kijelzőkkel és nézetekkel kapcsolatos műveletvégzési lehetőségekről.

karaDox™

 

Töltse le a tanulmányt, mely teljes körű tájékoztatást nyújt a SharePoint keretrendszerben eddig megvalósított elektronikus dokumentumkezelési és munkafolyamat-irányítási rendszereinkről.

A vállalati irat- és dokumentumkezelés kihívásai

 

Töltse le tanulmányunkat az irat- és dokumentumkezelő rendszerekről, melyben a funkciók és az előnyök részletezése mellett választ kaphat arra is, mire érdemes odafigyelni egy konkrét rendszer kiválasztásakor.

A cookie-k segítenek szolgáltatásaink biztosításában. Szolgáltatásaink igénybe vételével Ön beleegyezik a cookie-k használatába.