karaDox™ Szerződéskezelő 1

 

 

karaDox

 

 

A KARÁDI által SharePoint alapokon fejlesztett karaDox Szerződéskezelő 1 teljes körű megoldást biztosít a szerződések, valamint ezek teljes életciklusának az egységes és központi nyilvántartására, illetve a hozzájuk kapcsolódó pénzügyi adatok és határidők nyomon követésére és kezelésére.

A karaDox Szerződéskezelő 1 rendszerben valamennyi szerződéstípus, azok leíró adatai illetve kapcsolódó dokumentumai egyszerűen és gyorsan rögzíthetőek. A SharePoint alapú rendszer lehetőséget biztosít a szerződésekhez kapcsolódó munkafolyamatok, feladatok kezelésére, a végrehajtási folyamat stádiumainak nyomon követésére valamint a különböző statisztikák, riportok, elemzések készítésére is.

 

A karaDox Szerződéskezelő 1 modulban a nyilvántartott elemek az alábbi listákban érhetőek el:

  1. Szerződések lista – a vállalat vagy vállalatcsoport összes szerződésének, valamint azok leíró adatainak a SharePoint felületen történő elektronikus nyilvántartása

A lista attribútumai rendkívül sokfélék lehetnek, beállítható többek között a szervezeti egység, a szerződés nyelve, típusa, lejáratának típusa, a szerződéshez és a fizetéshez kapcsolódó határidők, időpontok, pénznemek valamint a szerződéshez tartozó vevők, partnerek, kapcsolattartó személyek.

 

Egy adott szerződés adatlapján megtekinthetőek a szerződéshez kapcsolódó különböző listák – feladatok, kapcsolódó kötelezettségvállalások, kapcsolódó jóváhagyás alatti szerződések, kapcsolódó előterjesztések, kapcsolódó számlák és kapcsolódó szerződések - adatai is.

  1. Szerződés kapcsolatok lista – az egyes szerződések más szerződésekkel való kapcsolatainak valamint a kapcsolatok típusának a nyilvántartása
  2. Szerződés partnerei lista – a különböző szerződésekhez kapcsolódó partnerek (vevő, szállító, egyéb partner) nyilvántartása

 

 

A karaDox Szerződéskezelő 1 a nyilvántartott elemeken az alábbi funkciók, folyamatok végrehajtását támogatja:

 

1. Szerződés készítése

 

karaDox™ Szerződéskezelő - 1. ábra: szerződéskészítés indítása

1. ábra: szerződéskészítés indítása

 

A folyamatot a szerződésgazda indíthatja a SharePoint alapú rendszerben, melyet követően a szerződés készítői egy Szerződés készítése feladatot kapnak, melynek határideje a folyamat indításakor megadott határidő, leírása pedig ugyancsak az indításkor megadott leírás.

 

karaDox™ Szerződéskezelő - 2. ábra: szerződés készítése - feladat

2. ábra: szerződés készítése - feladat

 

 

A feladat befejezésekor a készítők a Megjegyzés mező kitöltésével és a befejezéssel jelzik, hogy elkészült a szerződés a részükről. Miután mindenki befejezte a feladatát, a szerződés státusza Elkészült, véleményezés alattra módosul.

Ezután a szerződés véleményezői - gazdasági vezető, pénzügyi vezető, jogi munkatárs - egy-egy Szerződés véleményezése feladatot kapnak.  A feladat lezárása folyamán megadják a döntésüket, véleményüket, illetve a javaslatukat.

 

karaDox™ Szerződéskezelő - 3. ábra: szerződés véleményezése - feladat

3. ábra: szerződés véleményezése - feladat

 

Amennyiben akár egy döntés szerint is módosítás szükséges, akkor a szerződés létrehozója egy e-mailban értesül arról, hogy a véleményezők nem javasolják a szerződést. Ekkor a szerződés státusza Módosításra visszaküldvére módosul. A szerződés módosítása után a folyamat újra indítható a SharePoint alapú szerződéskezelő 1 rendszerben.

Ha mindannyian befejezték a feladatukat, és a döntésük alapján a szerződés jóváhagyott, akkor amennyiben nem volt beállítva a szükséges jóváhagyás, a megadott javaslatokból a listában legelső kerül beállításra a szerződésen.

Ezek után a szerződés létrehozója egy e-mailértesítést kap, hogy szerződését javasolják a véleményezők. Ugyanekkor egy feladatot is kap, amely feladatnál rögzíti a kezdeményező a döntését, illetve a véleményét. A feladat lezárására addig nincs lehetőség, amíg az adott szerződéshez nem kapcsolódik megfelelő típusú előterjesztés, amennyiben az szükséges. Amint a kezdeményező jóváhagyja, akkor a státusz Jóváhagyvára, egyébként Módosításra visszaküldvére módosul.

 

2. Előterjesztés beállítása

 

A folyamat a szerződésgazda által a SharePoint alapú szerződéskezelő 1 rendszer Szerződések adatlapján, az 1. pontban lévő szalagmenü segítségével indítható abban az esetben, ha a Szükséges jóváhagyás attribútuma megköveteli a jóváhagyást, és nem kapcsolódik hozzá előterjesztés. Ezt követően az előterjesztés beállítása egy gombnyomással elvégezhető a megfelelő előterjesztés listából történő kiválasztását követően.

 

3. Szerződéstervezet megszüntetése

A fentiekhez hasonlóan indítható a folyamat akkor, ha a státusz Rögzített, vagy Készítés alatt, vagy Elkészült, véleményezés alatt, vagy Kezdeményezői jóváhagyás. Ezek után a folyamat elindul, melynek során a státusz Megszűntre módosul.  Továbbá mindenki, akinek feladata volt az adott szerződéssel kapcsolatban, egy e-mailben értesül a megszüntetés tényéről.

 

karaDox™ Szerződéskezelő - 4. ábra: értesítés a szerződés megszüntetéséről

4. ábra: értesítés a szerződés megszüntetéséről

 

4. Szerződés módosítása

 

A szerződésmódosítás elindítását követően a SharePoint alapú rendszer átmásolja a szerződés adatait és beállítja a szerződés típusát Szerződésmódosításra, mely után az adatok a megjelenő képernyőn tetszőlegesen módosíthatók. Amikor pedig egy módosító szerződés Aláírt státuszba kerül, akkor az eredeti szerződés státusza Lejártra módosul.

 

5. Szerződés megszüntetése

 

A szerződésmegszüntetés elindítását követően a fentieknek megfelelő munkafolyamatot követően az adatok szintén tetszőlegesen módosíthatóak, majd amikor egy megszüntető szerződés Aláírt státuszba kerül, akkor az eredeti szerződés státusza Megszűntre módosul.

A szerződés egyed megjelenítő lapjának alján látható az összes Kapcsolódó szerződés beleértve a Módosító és Megszüntető szerződéseket.

 

karaDox™ Szerződéskezelő - 5. ábra: szerződés megszüntetése

5. ábra: szerződés megszüntetése

 

6. Szerződés státuszainak módosítása

A szerződés státuszainak módosítása a SharePoint alapú szerződéskezelő 1 rendszer Szerződések adatlapján található szalagmenün lévő Aláírva, Hatályban, vagy Lejárt gomb segítségével lehetséges.

 

karaDox™ Szerződéskezelő - 6. ábra: szerződés státuszai

6. ábra: szerződés státuszai

 

Az indításhoz szükséges Aláírt esetén, hogy a státusza Jóváhagyott legyen, Hatályban esetén, hogy a státusza Aláírva legyen, Lejárt esetén, hogy a státusza Hatályban legyen. Indítást követően a státuszok automatikusan módosulnak.

 

7. Teljesítési határidő figyelése

Új szerződés rögzítésekor automatikus elindul egy Határidő-figyelés nevű munkafolyamat, mely, ha egy érvényben lévő szerződés teljesítési határideje lejár, figyelmeztető levelet küld az előzetesen megadott csoport tagjainak, valamint másolatban a kapcsolattartónak.

 

 

A karaDox Szerződéskezelő 1 modul előnyei:

  • központi, jól áttekinthető, biztonságos szerződéstárolás
  • tetszőleges szerződéscsoportosítás
  • a szerződésekhez kapcsolód egyéb dokumentumok, mellékletek tárolása
  • gyors és egyszerű szerződéskezelés (rögzítés, módosítás, jóváhagyás és megszüntetés)
  • gyors és egyszerű visszakeresés
  • verziókövetés
  • mintasablonok használata
  • szabványosított munkafolyamatok
  • csoportmunka támogatása
  • a szerződések átfutási idejének csökkenése
  • papírfelhasználás, fénymásolás csökkenése
  • munkafolyamatok, feladatok nyomon követhetősége
  • pénzügyi adatok és határidők automatikus nyomon követése
  • automatikus e-mailértesítések, figyelmeztetések
  • statisztikák, kimutatások, elemzések készítése
  • archiválás
  • könnyű integrálhatóság különböző vállalatirányítási rendszerekkel

Alapfeladatok a SharePoint alkalmazásban

 

Töltse le a tanulmányt, melyben átfogó képet kap a SharePoint alkalmazás összetevőiről, a listákkal, tárakkal, kijelzőkkel és nézetekkel kapcsolatos műveletvégzési lehetőségekről.

karaDox™

 

Töltse le a tanulmányt, mely teljes körű tájékoztatást nyújt a SharePoint keretrendszerben eddig megvalósított elektronikus dokumentumkezelési és munkafolyamat-irányítási rendszereinkről.

A vállalati irat- és dokumentumkezelés kihívásai

 

Töltse le tanulmányunkat az irat- és dokumentumkezelő rendszerekről, melyben a funkciók és az előnyök részletezése mellett választ kaphat arra is, mire érdemes odafigyelni egy konkrét rendszer kiválasztásakor.

A cookie-k segítenek szolgáltatásaink biztosításában. Szolgáltatásaink igénybe vételével Ön beleegyezik a cookie-k használatába.