karaDox™ Számlaengedélyező 5

 

 

karaDox

 

 

A KARÁDI által SharePoint alapokon fejlesztett számlaengedélyező 5 modul egy komplex informatikai rendszer, mely funkcióit tekintve lefedi a beérkező számlák iktatásától, azok kifizetésre történő jóváhagyásáig tartó ellenőrzési folyamatot. Ezt követően a számla exportálásra kerül a Microsoft Dynamics NAV rendszerbe.

A Navisionban történt könyvelést követően a SharePoint alapú Számlaengedélyező 5 modulban van lehetőség kiválasztani a könyvelésből származó adatokkal kiegészült, fizetésre kijelölt számlákat. A kiválasztott számlák kifizetését, vagy a kifizetés elmulasztását is itt kell rögzíteni.

A Számlaengedélyező 5 rendszer tárolja a számlák kezeléséhez szükséges törzsadatokat, ugyanakkor specifikusan a Navision adatbázisban tárolt törzsadatokat is igényli a megfelelő működéshez.

 

 

A rendszerben használt szerepkörök és jogosultságok

A SharePoint alapú Számlaengedélyező 5 modul a felhasználókhoz különböző szerepköröket illetve jogosultságokat rendel, melyek segítségével szabályozható, hogy az egyes felhasználók milyen funkciókat érhetnek el a rendszerben, illetve a benne szereplő számlákkal milyen műveleteket végezhetnek.

 

Szerepkörök

  • Iktató: Az iktató személy – mely a rendszert használó bármely személy lehet – hozhatja létre a rendszerben az új számlákat.

A számlát az azt iktatni kívánó személynek először vonalkóddal kell ellátnia, majd szkennelnie kell. A szkennelt számla a vonalkód segítségével   hozzárendelődik az iktató felhasználóhoz. Annak digitális képe a New Invoice felületről érhető el. Itt a kívánt számlát kiválasztva, a szükséges adatok megadását követően a megfelelő funkciógomb segítségével indítható az iktatás a SharePointos rendszer felületén.

Az iktatást követően a számla asszisztensi ellenőrzésre kerül.

  • Ellenőrző/Assistant: Az iktatóhoz hasonlóan minden felhasználó beállítható Asszisztensnek egy számla tételsorához. Azonban, míg az iktatóhoz kapcsolódód funkciók alapértelmezetten érvényesek az összes felhasználóra, addig egy számla tételsorán csak olyan személy állítható be ellenőrzőnek, aki rögzítve lett a Master Data listában.

Feladatait tekintve az asszisztens a hozzárendelt tételsorok ellenőrzését, további adatbevitelt – ezen belül a tételsor jóváhagyójának kiválasztását – végez.

Az adatbevitelt követően a státuszváltó gombbal zárhatja le munkáját a SharePointos felületen, és továbbíthatja a számlát pénzügyi ellenőrzésre.

  • Financial Validator: Financial Validator szerepkörben csak olyan személy végezhet munkát, aki rögzítve lett az Invoice Handling Financial Validator felhasználói csoportba.

Ezen szerepkörű személyek férhetnek hozzá a Finance lista tartalmához, ők végezhetnek pénzügyi ellenőrzést az összes Checked, waiting for validation státuszú számlán.

Mivel egyszerre több személy is végezhet pénzügyi ellenőrzést, elképzelhető, hogy több ellenőrző személy is módosításokat kíván rögzíteni. Ilyenkor mindig az a módosítás kerül rögzítésre, mely során a státuszváltó funkciógomb megnyomása is megtörtént. Amennyiben a státuszváltást követően másik pénzügyi ellenőrző személy próbálna adatot rögzíteni a számára még pénzügyi ellenőrzés alatt státuszúnak tűnő számlán, annak mentésekor figyelmeztető üzenet fogja jelezni, hogy a mentés sikertelen, mivel a számlát már egy másik személy ellenőrizte, módosította. A státuszváltást követően a számla a SharePoint alapokon fejlesztett számlaengedélyező rendszerben továbbkerül jóváhagyásra.

A Rejected számlák visszaküldése, vagy újbóli iktatásának kezdeményezése szintén a Financial Validator személyek feladata.

A Financial Validator személyeknek a pénzügyi ellenőrzésen, és az elutasított számlák kezelésén kívül a feladatai közé tartoznak még a könyvelt számlák fizetésre történő megjelölései, és a kifizetés megtörténtének (vagy elmaradásának) a rögzítése. Fizetésre történő megjelölés a Payable Invoices vagy a Not to Transfer felületeken, a kifizetés tényének rögzítése a List of Transfers felületen történhet.

A fizetésre történő megjelölést követően generálódik a banki ügyfélprogram számára szükséges .txt fájl, mely a SharePoint alapokon fejlesztett számlaengedélyező rendszer Bank Transfer Files felületéről érhető el. Ennek letöltése szintén a Financial Validator személy feladata.

  • Jóváhagyó/Approver: Jóváhagyó szerepkörbe a Master Data listába felvett személyek kerülhetnek. Itt meg kell adni azokat a költséghelyeket is, melyek jóváhagyását az adott személy végezheti (ezt a Financial Validator csoport tagjai végezhetik).

A Jóváhagyó személy a pénzügyi ellenőrzést követően kap feladatot az adott számlán a hozzárendelt tételsorokon további adatbevitelére, majd végső jóváhagyására. Jóváhagyását követően elveszti szerkesztő jogosultságát a jóváhagyott tételsorokra.

Amint az összes tételsor jóváhagyásra került a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben, a számla átkerül a Navisionba könyvelésre.

 

Jogosultságok

  • Olvasó jogosultság birtokában a felhasználó hozzáférhet az összes olyan számlához a SharePointos rendszer felületén, melyre a jogosultság kiterjed. Ezek jellemzően azok a számlák, melyekkel valamilyen feladatunk volt a korábbiakban. Olvasó jogosultság továbbá az Invoice Handling Management Controller felhasználói csoport számára is kiosztásra kerül. Ezen csoport tagjai a rendszerben szereplő összes számlát megtekinthetik.
  • A Szerkesztő jog magában foglalja az Olvasó jogosultságot, de annak keretein túllépve, a számlán történő módosítások végrehajtását is lehetővé teszti.

A jogosultsági szintek a SharePoint alapú rendszerben szereplő összes felhasználó számára külön-külön osztódnak ki, és mindig egy számlára, azon belül egy (vagy több) tételsorra vonatkoznak. Az adott számlára vonatkozó jogosultságok a számla státuszának, assistant és approver értékének függvényében változhatnak.

 

 

A Számlaengedélyező 5 felépítése


A SharePoint alapokon fejlesztett Számlaengedélyező 5 rendszer főoldaláról érhetőek el a számlakezeléssel kapcsolatos felületek.

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 1. ábra: belépés

1. ábra: belépés

 

A bal oldali menüsor segítségével az alábbi felületekre navigálhat a felhasználó:

  • Home: A bejelentkezett felhasználó kezdőlapja. Itt található a My Actual Tasks lista a bejelentkezett felhasználó aktív feladataival, és a Recent Tasks lista a felhasználó által korábban feladat formájában szerkesztett számlákkal. Az aktív feladatokról az érintett felhasználók naponta 1 db e-mail értesítést kapnak. A Recent Tasks listában csak azok a számlák láthatóak, melyek még nem lettek továbbítva könyvelésre.
  • New Invoice: Ezen a felületen lehet a SharePoint alapú rendszerbe szkennelés útján bekerült számlákat iktatni.
  • Invoice Search: A rendszerben már iktatott számlák megjelenítésére szolgáló felület.
  • Finance: Innen érhetők el azok a számla-listák, melyek tartalmával kapcsolatban a Financial Validator csoport tagjainak, a Navisionos könyvelést követően, további feladatai vannak. Továbbá a szintén pénzügyes hatáskörbe tartozó Törzsadat-karbantartás is itt található.
  • Reports: A SharePoint alapokon fejlesztett számlakezelő rendszerben szereplő számlák listája Excel Web App nézetben.

 

Jobb oldalon, a felhasználó neve mellett látható lefelé mutató nyíl segítségével érhetők el a felhasználóval kapcsolatos felülete, illetve itt lehet felhasználót váltani és kijelentkezni is.

 

Finance menü

A Finance lista tartalma csak az Invoice Handling Financial Validator felhasználói csoport tagjai számára elérhető. A főcsoport az alábbi webhelyeket tartalmazza:

  • Approved Invoices: Ebben a listában jelennek meg az „Approved, waiting for Navision process” státuszú számlák. Ezek a számlák automatikusan továbbításra kerülnek Navision könyvelésre. Ez a SharePointos felület a Microsoft Dynamics NAV-val történő kommunikáció hibája esetén azokat a számlákat tartalmazza, amelyek már jóváhagyásra kerültek, de a rendszer még nem tudta végrehajtani a rendszerek közötti másolást.
  • Payable Invoices: Ebben a listában jelennek meg a „Booked” státuszú számlák, valamint azok az „Approved, waiting for Navision process” státuszú számlák, melyeknek Számla típusa „Pro forma invoice”. Ezekkel további csoportosan végrehajtandó műveleteket lehet végezni (Fizetésre megjelöltek kiválasztása, Utalási lista generálása).
  • List of Transfers: Itt a generált Utalási listán szereplő számlák találhatók, melyekre kétféle csoportosan végezhető művelet indítható: Visszaléptetés előző státuszba (ha mégsem kerül utalásra) VAGY a kifizetés regisztrálása, Paid státuszba léptetés.
  • Not to Transfer: Azok a számlák jelennek meg ezen a SharePointos felületen, melyek jellemzően barter számlák, kiegyenlítésükhöz nem szükséges saját bankszámlaszámot kiválasztani. Itt a könyvelt számlák státuszváltást követően Paid státuszba kerülnek.
  • Master Data: Ez a felület a SharePoint által kezelt törzsadatok karbantartására szolgál. Itt történik a Felhasználók és Cost Centerek összerendelése, valamint ezzel egyidejűleg a Felhasználók közül a Jóváhagyók kiválasztása. A Főmenüből az összerendelések listáját lehet elérni, ahol új összerendeléseket, vagy a meglévők módosítását kezdeményezhetjük.
  • Bank Transfer Files: A linkre kattintva megjelenő tárban találhatóak a Payable Invoices felületen generált szöveges állományok.

 

Reports menü

A Reports listában szereplő lekérdezések segítségével a SharePoint alapokon fejlesztett számlaengedélyező 5 rendszerben szereplő számlák összes adata megtekinthető.

A listában két lekérdezéstípus szerepel:

  • Invoice Header Report: A SharePoint alapú rendszerben szereplő összes számlát megjelenítő lekérdezés. Itt jelenik meg a számlákhoz kapcsolódó összes olyan információ, melyet a számlakezelő rendszer tárol.
  • Invoice Lines Report: A rendszerben szereplő összes számla összes tételsorát megjelenítő lekérdezés. Az első két oszlop (számlaszám és External Doc No.) segítségével történik meg annak az azonosítása, hogy a felsorolt tételsorok melyik számlában szerepelnek.

A lekérdezés lista struktúrája eltér a SharePoint rendszer felületétől. A hagyományos felülettől eltérően Microsoft Excel Web App alapú felületen jelennek meg az elemek, melynek köszönhetően az Excelből ismert funkciók nagy része elérhetővé válik. A megjelenő tartalmakat azonban szerkeszteni/módosítani nem lehet.

 

 

Új számla felvitele

Új számla felvitelére a Főoldalról elérhető New Invoice felület szolgál a SharePoint alapokon fejlesztett számlaengedélyező 5 rendszerben. Innét érhető el a számla regisztrálására szolgáló felület.

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 2. ábra: Invoice Documents a szkennelt számlák képeivel

2. ábra: Invoice Documents a szkennelt számlák képeivel

 

Az Invoice Documents felület a rendszerben szereplő számlákat tartalmazza, ahová a számla fájlok csak szkennelés útján kerülhetnek be. A bejelentkezett felhasználó csak a saját maga által vonalkóddal ellátott és szkennelt számlákat látja.

A Name oszlopban szereplő név fölé mozgatva az egeret az Invoice Documents tár jobb oldalán megjelenik a szkennelt számla első oldala, a rá történő kattintással megnyílik a számla .PDF állománya.

 

Számla iktatása

A számla iktatását az Iktató végzi, mely szerepkört a SharePoint alapú rendszerben szereplő összes felhasználó betöltheti.

Első lépéseként ki kell választani az iktatandó számlát, majd annak megnevezésétől (Name) balra látható jelölő elemre (Select) kell kattintani, ezzel kijelölve azt iktatásra.

A kijelölést követően az iktató képernyő átalakul.

  • Az Invoice Documents lista mellett megjelenik egy előnézeti kép az iktatandó állományról.
  • Az előnézeti kép alatt megjelenik az iktatás során az adatbevitelre szolgáló Fejléc és Tételsor.
  • A tételsorok alatt egy .PDF böngészésre szolgáló alkalmazás nyílik meg.



Számla fejlécének tartalma

Az iktatandó számla kiválasztását követően, annak adatait először a Fejlécében kell megadni.

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 3. ábra: a számla fejléce

3. ábra: a számla fejléce

 

Document type: Itt van lehetőség a dokumentum típusának (Invoice/Számla, Credit note/Jóváírás, Pro forma invoice/Előlegbekérő, Final invoice/Végszámla) kiválasztására.
Előlegbekérő számlatípust választva, a számla a jóváhagyást követően rögtön megjelenik a Payable Invoices listában a SharePointos felületen.

External Doc No: Külső azonosítószám, a szállítói dokumentum sorszáma.
A számlaengedélyező rendszerben ennek a sorszámnak, valamint a szállító nevének összekapcsolásából születő összetétel szolgál az adott számla egyértelmű azonosítására. A számla iktatása során a mező kitöltésekor, és a Register & Save gomb megnyomásakor a rendszer ellenőrzi, hogy az adott összetétel nem szerepel-e már az adatbázisban. A mező csak a Vendor kiválasztása után tölthető ki.

Fulfillment Date: Számla teljesítésének dátuma.

Due Date: Számla fizetési határidejének dátuma.
Amennyiben az itt szereplő érték kisebb, vagy egyenlő, mint az aktuális dátum, akkor a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszer sárga kiemeléssel jelzi azt. Ez a kiemelés megjelenik a Home és az Invoice Search felületeken szereplő listákon is.

Invoice Amount: A számla végösszege.
A rendszer ezt az értéket folyamatosan összehasonlítja a tételsorban felvett értékek összegével. Ha a két érték nem egyezik meg, akkor a tételsorok alatti Total Amount összesítő mező piros háttérszíne figyelmezet az eltérésre.

Currency: A számla pénzneme.
Vendor választást követően a vendorhoz beállított pénznem állítódik be itt is. Ezt követően szabadon módosítható.

Vendor: A számla kiállítójának a neve.
A szöveges beviteli mezőbe néhány karaktert beírva, a mellette látható legördülő listában már csak azoknak a karaktereknek megfelelő szállítók fognak megjelenni.

Vendor number: A szállító száma, automatikusan kitöltődik a vendor kiválasztását követően.

Payment method: A szállító payment method értéke, automatikusan kitöltődik, de módosítható. Ilyenkor az adott számlára vonatkozó payment method módosul, a szállító alapértelmezett értéke nem változik.

Bank account no: A szállító bankszámla száma, mely a szállító kiválasztását követően automatikusan kitöltődik, de ha az adott szállítóhoz több bankszámlaszám is rögzítve van, akkor a legördülő lista segítségével ki lehet választani a megfelelőt.

Swift code: A szállító bankszámlaszámához kapcsolódó swift kód. Automatikusan kitöltődik a SharePoint alapú rendszerben a számlaszám beállításakor.

Tax no: Adószám, mely szintén automatikusan kitöltődik.

Amennyiben a beérkezett számla kiállítója, annak számlaszáma, vagy egyéb ezekhez kapcsolódó adat nem áll a rendszer, ezáltal a rögzítést végző felhasználó rendelkezésére, akkor a felület alján található NAV. UPDATE gomb segítségével a Navision rendszerből letölthető a legfrissebb adatbázis.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 4. ábra: NAV.UPDATE

4. ábra: NAV.UPDATE


Amennyiben a frissítést követően sem találhatóak a kívánt adatok, akkor először a Microsoft Dynamics NAV adatbázisban kell rögzíteni a kívánt törzsadatokat, ezt követően pedig újra szinkronizálni a NAV. UPDATE segítségével a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben.

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 5. ábra: A Navision updatekor végbemenő frissítés sikeres befejeződését jelző üzenet

5. ábra: A Navision updatekor végbemenő frissítés sikeres befejeződését jelző üzenet


A számla rögzítésekor a Vendor, valamint az External Document No. mezők tartalma együttesen azonosítja az iktatott számlát, ezért egyediségüket ellenőrizni kell. Ez az ellenőrzés azonnal megtörténik, amint az External Doc No. mező kitöltésre kerül. Ha a nyilvántartásban szereplő számlák között már szerepel a megadott Vendor és External Doc No összetétellel megegyező számlaszám, akkor figyelmeztető üzenetet jelenik meg és inaktívvá válik a REGISTER & SAVE gomb.

 

 

Számla tételsorainak tartalma

A számla fejlécének kitöltését követően a tételsorok kitöltése is szükséges. A tételsorokon a számla aktuális státuszának függvényében ki vannak emelve azon oszlopok nevei, melyek kitöltése szükséges ahhoz, hogy a számlát a soron következő státuszba lehessen léptetni.

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 6. ábra: a státuszléptetéshez kötelezően kitöltendő, piros színnel kiemelt oszlopok

6. ábra: a státuszléptetéshez kötelezően kitöltendő, piros színnel kiemelt oszlopok

 

Assistant: Az adott tételsor „gazdája”. Az adott tételsor tartalmát csak ő módosíthatja.

Description: A tételsor tartalmának rövid leírása.

Net Amount: Az adott tételsor nettó értéke.

Total Amount: Az adott tételsor bruttó értéke.

Cost: Számított mező. Tartalma attól függően módosul, hogy a tételsor áfája levonható-e. Amennyiben igen, akkor a nettó érték, amennyiben nem, akkor a bruttó érték jelenik meg benne.

Tag: A számlasorra vonatkozó szabadszöveges összesítő név; kulcsszavak rögzítésére alkalmas.

Label1, Label2: A számlasorra vonatkozó összesítő név; listából választható.

CC: Cost Center, költségviselő adható meg itt.

CO: Cost Object, Költség-termék kapcsolatot jelző dimenzió.

PC: Profit Center, költséghely adható meg itt.

Approval: Jóváhagyó személy állítható be itt. Ő tudja az utolsó ellenőrző fázisban (validated by FIN, waiting for approve) az adott tételsor tartalmát jóváhagyni a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben

Ded.Tax: Itt állítható be, hogy az adott tételsoron levonható-e az Áfa vagy nem.

Az adatbevitel után a REGISTER&SAVE gomb segítségével történik az iktatás. Az iktató a Save&Close gomb segítségével rögzítheti, a Close gomb segítségével elvetheti a felvitt adatokat. Ezt követően, amennyiben az iktató felhasználó az imént iktatott számlán beállításra került Assistantként, akkor a REGISTER & SAVE gomb megnyomását követően az annak ellenőrzésére szolgáló SharePointos felületre irányítódik át.

 

 

Iktatott számlák kezelése

Az előzőekben már beiktatott számla a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszer Home felületén tekinthető meg.

Amennyiben az iktató megjelölte önmagát Assistantként, vagy továbbra is New, waiting for registration státuszban van a számla, akkor az iktató My Actual Task listájában szereplő számlaszámra kattintva nyitható meg a számla.

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 7. ábra: My Actual Tasks lista a Home felületen

7. ábra: My Actual Tasks lista a Home felületen

 

Amennyiben az iktató csak iktatta a számlát, de asszisztensként nem állította be magát annak tételsorain, akkor a Recent Invoices listában lesz látható a számla.

A felületen soronként láthatóak a rendszerben szereplő iktatott számlák, melyek Adatlapján történik a további munkavégzés. Az adatlap megtekintéséhez a lista Registration No. oszlopában szereplő nyilvántartási számára kell kattintani.

Mindenki más, legalább olvasó jogosultsággal rendelkező személy az Invoice search linken keresztül érheti el a SharePoint alapú dokumentumtárban szereplő számlákat.

 

A számla adatlapja

A fentiekben említett Registration No. azonosítóra kattintva jeleníthető meg a számla adatlapja.

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 8. ábra: számla adatlapja

8. ábra: számla adatlapja


A számla adatlapja három fő részből, a Fejlécből (8. ábra - piros kijelölés) a Tételsorokból (8. ábra - kék kijelölés) és a képernyő alján látható interaktív felületből (9. ábra) áll.

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 9. ábra: interaktív felület az adatlap alján

9. ábra: interaktív felület az adatlap alján

 

  • A Fejléc tartalmazza a számla alapadatait, típusát, bizonylatszámát, fizetési határidejét, teljesítési dátumát, összegét, az összeg pénznemét, a számla kiállítóját, valamint a szállító különböző adatait.
  • A Tételsorokba a számla egyes tételei rögzítendőek, soronkénti elrendezésben. Az egyes tételeket többek között el kell látni megnevezéssel, bruttó illetve nettó értéküket rögzíteni kell.

A számlán alapértelmezetten csak egy tételsor szerepel, de a tételsorok száma korlátlan mennyiségben bővíthető a tételsor bal szélén szereplő + gomb segítségével. A tételsorok természetesen törölhetőek is, a tételsor mellett szereplő gomb segítségével.

A tételsorok alatt szerepel egy összesítő sor SUM névvel, ahol a Net Amount, a Total Amount, és a Cost oszlopok alatt található egy-egy összesítő mező, melyben az adott oszlopban rögzített értékek kerülnek összeadásra. A Total amount alatti összesítő mező folyamatosan összehasonlítja az iménti összeadás eredményét a fejlécben szereplő Invoice Amount mező tartalmával. A két mező tartalma közötti eltérés esetén az összesítő mező háttere piros színűre változik, így jelezve az eltérést.

A tételsorok alatt látható különböző gombok (lásd 8. ábra) a számlával végezhető folyamatok indítására szolgálnak a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben:

Original Document No.: A számla előzménye adható itt meg, mely állomány a jelölőnégyzet segítségével választható ki.

NAV. UPDATE: Ennek segítségével frissíthető a SharePoint alapú számlakezelő rendszer adatbázisa a Microsoft Dynamics NAV (Navision) adatbázisból. Ez a funkció akkor hasznos, ha olyan számla rögzítésére van szükség, melynek a partnere még nem szerepel a SharePoint adatbázisban. Ekkor azt először rögzíteni kell Navisionban, majd ezt követően a NAV. UPDATE segítségével szinkronizálva a számlakezelőt, az újonnan rögzített partner megjelenik a választhatóak között.

REGISTER & SAVE: A számla ellenőrzése, majd az azt követő státuszléptetésekre szolgáló gomb.

SAVE&CLOSE: Az aktuális felhasználó által a számlán elvégzett módosítások rögzítésére, majd a számla bezárására szolgáló gomb.

CLOSE: A megnyitott számlán elvégzett módosítások elvetésére, majd a számla bezárására szolgáló gomb.

  • A számla alján látható Interaktív felület három részre oszlik, melyek három különböző funkciót (lásd 9. ábra) valósítanak meg.

A bal oldali Invoice fül segítségével érhető el a számla szkennelt, PDF állományú képe, a jobb oldali Attachment fül pedig a csatolmányok rögzítésére szolgál a SharePointos rendszerben.

A History fülre kattintva a számlán eddig végrehajtott változtatások láthatóak, esetlegesen a módosítást végző felhasználó megjegyzésével együtt. Új megjegyzés a New Comment gomb segítségével rögzíthető.

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 10. ábra: history fül

10. ábra: history fül

 

A számla státusza

A SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben a számla annak iktatásától kezdve, a többlépcsős ellenőrzésen, a Navisionos könyvelésen, majd a fizetésre kijelölésen keresztül egészen a kifizetés regisztrálásáig különböző státuszokban van nyilvántartva.

A számla aktuális státusza mindig látható annak adatlapján, a képernyő tetején.

A számla státuszok közötti váltások az adatlapon szereplő mezőkhöz vannak kötve, státuszváltás csak akkor lehetséges, ha a váltáshoz szükséges kritériumok teljesülnek.


 

Számla iktatása - New, waiting for registration státusz

A számla iktatása során, mentését követően, illetve iktatásra visszaküldést követően New, waiting for registration státuszban van. Ekkor a szkennelt számla kiválasztása, a számla fejlécének, majd tételsorainak kitöltése történik. Az iktatást az Iktató végzi a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben.

Ebben a státuszban ki kell tölteni a számla teljes Fejlécét (lásd 8. ábra – piros kiemelés), valamint rögzíteni szükséges a tételsorokat (lásd 8. ábra – kék kiemelés/piros hátterű mezők).

Miután az iktatott számlán a fentiekben említett mezők kitöltése megtörtént, azt az iktatója a következő státuszba léptetheti. Erről feladatot is kap a My Actual Task listában. A státusz léptetésre a képernyő alján található REGISTER & SAVE gomb szolgál. Ez egészen addig, amíg a státuszváltáshoz szükséges mezők nincsenek kitöltve, inaktív állapotban látható.

Ezt követően a számla az eddigi new, waiting for registration (iktatás) státuszból registered, waiting for checking (ellenőrzés) státuszba vált.

A számla adatlapjáról történő elnavigálásra a Close és a Save&Close gombok szolgálnak, előbbi elveti, utóbbi rögzíti a számla adatlapjának megnyitása óta történt módosításokat.

 

Törlés

Amennyiben az iktatás hibásnak bizonyul, az iktató dönthet annak törlése mellett. A törlés a tételsorok alatt található DELETE gomb segítségével indítható.

Az ekkor megjelenő SharePointos felületen rögzíteni kell a törlés okát, majd ezt követően az eddig inaktív állapotban lévő Delete gomb megnyomható. Ekkor a számla státusza Deleted lesz és több módosítás már nem végezhető rajta.

 

 

Ellenőrzés – Registered, waiting for checking státusz

Ebben a státuszban a tételsorok ellenőrzése történik. Az egyes tételsorokat az adott sor Assistant mezőjében szereplő személynek kell ellenőriznie. Amennyiben több tételsor is szerepel a számlán, akkor az adott sorokat párhuzamosan is szerkeszthetik az arra jogosultak.

Az ellenőrzés státuszban kell kitölteni a számla tételsoraiban a Tag, a Label 1 és az Approval mezőket.

Amennyiben új tételsor került rögzítésre, annak összes, az előzőekben szükségesként jelölt mezőjét ki kell tölteni a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben.

Approval személy kiválasztásakor a rendszer leellenőrzi, hogy a kiválasztott személyhez a Holiday modulban tartozik-e szabadság időpont. Ha van ilyen, akkor azokat listás nézetben megjeleníti a Holiday Info listában. A tételsorhoz tartozó jóváhagyó személyét módosítva a rendszer dinamikusan frissíti a Holiday lista tartalmát. A megjelenő Holiday Info Hide gomb segítségével elrejthető ez a lista.

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 11. ábra: Holiday Info lista a kiválasztott Approverhez tartozó szabadság adatokkal

11. ábra: Holiday Info lista a kiválasztott Approverhez tartozó szabadság adatokkal

 

Amennyiben a legördülő mezők tartalma hiányos, akkor a képernyő alján található NAV UPDATE gomb segítségével lehet frissíteni az adatbázist a Navision rendszerben történt pótlást követően.

Az ellenőrzés státusz során kell az Attachment felületen az érvényes szerződést csatolni. Egyéb dokumentumok csatolására is lehetőség van ekkor.

Minden tételsorban az Assistant mezőben szereplő személy végezheti el az ellenőrzést, szükség esetén a módosítást. Új tételsort is felvehet, ekkor annak tartalmát attól függően kell kitöltenie, hogy saját maga kívánja-e ellenőrizni, vagy mást kér fel erre.

Miután az asszisztens végzett a hozzárendelt tételsor ellenőrzésével a sor jobb szélén látható CH gomb segítségével tudja ezt jelezni. Ezt követően ebben a státuszban a tételsor már nem módosítható.

A SharePoint alapú számlaengedélyező rendszer nyomon követi a CH gombok állapotát és amint az összes gomb – az összes tételsor – checked/ellenőrzött lett, aktiválódik az eddig inaktív állapotban lévő CHECK & SAVE gomb. Megnyomására a számla a registered, waiting for checking (ellenőrzés) státuszból a checked, waiting for validation (Pénzügyi ellenőrzés) státuszba kerül.

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 12. ábra: aktív állapotú Check & Save gomb

12. ábra: aktív állapotú Check & Save gomb


A számla adatlapjáról történő elnavigálásra a Close és a Save&Close gombok szolgálnak, előbbi elveti, utóbbi rögzíti a számla adatlapjának megnyitása óta történt módosításokat.

 

Reject

Az ellenőrzés során – a fenti ábrán is látható – Reject gombot használhatja az ellenőrzést végző személy, amennyiben vissza kívánja utasítani a számlát, vagy az iktatást érintő módosítások elvégzését látja szükségesnek.

Ezt követően két különböző visszautasítási lehetőség közül lehet választani a SharePoint alapokon fejlesztett számlaengedélyező rendszerben, de az indoklás minden esetben kötelező. Az indoklásra szolgáló mező (Comment) kitöltése után aktiválódnak a Reject és a Modify Registration gombok.

  • A Reject gombbal elutasításra kerül a számla, státusza Rejected-re változik, ekkor a pénzügyi ellenőrző csoport kap feladatot vele kapcsolatban. Ők dönthetnek a számla további sorsáról. Visszaküldhetik azt a rajta szereplő RETURN gomb segítségével, ekkor a számla Returned státuszba kerül és több módosítás nem végezhető rajta. Ha nem kívánják elutasítani, akkor módosításra küldhetik a Modify Registration gomb segítségével.
  • Modify Registration gomb megnyomására a számla visszakerül iktatásra, státusza new, waiting for registration-ra vált. A számla iktatója ekkor erre vonatkozó feladatot kap.

 

 

Pénzügyi ellenőrzés - Checked, waiting for validation státusz

Ebben a státuszban a Financial Validator csoport tagjai kapnak feladatot, ezt a kezdőlapjukon megtekinthetik, majd azon keresztül megnyithatják a vizsgálandó számlát.

A számla adatlapjának SharePointos felületen történő megnyitását követően meg kell határozniuk, hogy az egyes tételsorokból levonható-e az Áfa tartalom, vagy nem. Ennek rögzítésére a Ded. Tax mezőben szereplő Yes/No érték szolgál, mely a pénzügyi ellenőrző csoport számára szabadon szerkeszthető anélkül, hogy az assistant mező segítségével a pénzügyi ellenőrző személy a saját nevére venné a tételsort. A tételsor többi elemének szerkesztéséhez az azt szerkeszteni kívánó személynek az assistant mező segítségével magához kell rendelnie a tételsort.

Amennyiben új tételsor került rögzítésre, annak összes, az előzőekben szükségesként jelölt mezőjét ki kell tölteni a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben.

Az adatbevitel és a pénzügyi ellenőrzést követően a VALIDATE & SAVE gomb újabb megnyomásával státuszt kell léptetni, ezúttal a validated by FIN, waiting for approve, (jóváhagyás) státuszba.

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 13. ábra: VALIDATE & SAVE gomb

13. ábra: VALIDATE & SAVE gomb 


A validálásról szóló feladatot minden Financial Validator szerepkörrel rendelkező felhasználó megkapja, ezért bármelyikük, akár többen egyszerre is megnyithatják a számlát, és dolgozhatnak rajta. Azonban mivel a pénzügyi ellenőrzés folyamat csak egy személy munkáját igényli, ezért aki előbb léptet státuszt, annak a módosításai kerülnek lementésre. Akinél ezen mentést követően is meg van nyitva a számla pénzügyi ellenőrzésre és menteni akar, annak a rendszer figyelmeztető üzenetet küld, hogy már időközben módosították a számlát, így annak felülírása nem lehetséges.

A számla adatlapjáról történő elnavigálásra a Close és a Save&Close gombok szolgálnak, előbbi elveti, utóbbi rögzíti a számla adatlapjának megnyitása óta történt módosításokat.

 

Reject

Az előző státuszhoz hasonlóan itt is lehetőség van a számlán a Reject funkció indítására, amennyiben a pénzügyi ellenőrzést végző személy vissza kívánja utasítani a számlát, illetve az iktatás vagy az ellenőrzés egy korábbi lépését érintő módosítás elvégzését látja szükségesnek. A Reject gomb megnyomását követően három különböző visszautasítási lehetőség közül lehet választani, de az indoklás minden esetben kötelező.

  • Reject – az Ellenőrzés fejezetben leírtaknak megfelelően működik
  • Modify Registration – az Ellenőrzés fejezetben leírtaknak megfelelően működik
  • Bad Item Line gomb megnyomásakor a számla egy státusszal vissza, Ellenőrzésre, registered, waiting for checking státuszba kerül. Ekkor a tételsorokon szereplő assistantoknak generálódik feladat a SharePoint alapú rendszerben.

 

 

Jóváhagyás - validated waiting for approve státusz

Ebben a státuszban a számla könyvelhetőségét, fizethetőségét jóváhagyó végső ellenőrzés történik. Jóváhagyásra kapnak feladatot azok a személyek, akik rendelkeznek jóváhagyói jogosultsággal és meg lettek jelölve a jóváhagyandó számlán szereplő tételsorok közül legalább egyen (Approval).

A jóváhagyók csak a hozzájuk rendelt cost centerek tételeit hagyhatják jóvá.

A jóváhagyás előtt rögzíteni kell a számla tételsorain a Label2, a Cost Center, a Cost Object és a Profit Center adatokat is a SharePointos felületen.

A Jóváhagyó, miután megbizonyosodott, hogy a hozzá tartozó tételsorok megfelelőek, az összegző tételsorok alatt található APPROVE & SAVE gombbal rögzítheti jóváhagyását. Ez a gomb csak akkor aktív, ha a jóváhagyóhoz tartozó összes tételsoron az összes kötelező adat ki lett töltve. Ekkor a számára kiosztott feladatot a rendszer automatikusan lezárja, a hozzá tartozó tételsorok pedig írásvédetté válnak.

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 14. ábra: APPROVE & SAVE gomb

14. ábra: APPROVE & SAVE gomb 

 

A jóváhagyásra váró számlán az APPROVE & SAVE gomb megnyomásakor figyelmeztető üzenet jelenik meg, amennyiben az előzőekben nem került rögzítésre érvényes szerződés az Attachment felületen. Itt a jóváhagyó eldöntheti, akar-e csatolni szerződést vagy továbblépteti a folyamatot szerződés csatolása nélkül.

A számla csak akkor kerül “Approved, waiting for Navision process” státuszba, ha az összes tételsora jóváhagyásra került a soronként beállított Approverek által. Ekkor a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszer automatikusan lépteti ebbe a státuszba.

A számla adatlapjáról történő elnavigálásra a Close és a Save&Close gombok szolgálnak, előbbi elveti, utóbbi rögzíti a számla adatlapjának megnyitása óta történt módosításokat.

 

Reject

Az előző státuszokhoz hasonlóan itt is lehetőség van a számlán Reject funkció indítására, amennyiben a jóváhagyó személy vissza kívánja utasítani a számlát vagy az ellenőrzés egy korábbi lépését érintő módosítás elvégzését látja szükségesnek. A Reject gomb megnyomását követően négy különböző visszautasítási lehetőség közül lehet választani, de az indoklás itt is minden esetben kötelező.

  • Reject – az előző fejezetekben leírtaknak megfelelően működik
  • Modify Registration – az előző fejezetekben leírtaknak megfelelően működik
  • Bad Item Line – a Pénzügyi ellenőrzés fejezetben leírtaknak megfelelően működik
  • Validation Required gomb megnyomásakor a számla visszakerül Pénzügyi ellenőrzésre, checked, waiting for registration státuszban. Ekkor a Financial Validator személyeknek generálódik feladat a SharePointos felületen.

 

 

Jóváhagyott számlák listázása - Approved, waiting for Navision process

A jóváhagyott számlák könyvelése a Navision rendszerben történik. A SharePoint alapú számlaengedélyező rendszer automatikusan generálja a Navision számára az adatokat, amikor a számla jóváhagyott – Approved, waiting for Navision process – lett.

A Pénzügyes munkatársak a Finance főmenüből (lásd 1. ábra) nyíló Approved Invoice felületről érhetik el azokat az „Approved, waiting for Navision process” státuszú számlákat, amelyeknek valamilyen okból sikertelen volt a Navisionnak történő átadása. Ez az átadás 5 percenként megismétlődik, tehát az itt szereplő számlák továbbítása a következő átadási kísérlet során megtörténik. Az átadást követően az átadott számlák státusza Processed by Navision, waiting for booking waiting for intranet process-re változik.

 

Fizetésre megjelölés – Booked státusz

Az előző fejezetben átadott számlák a Navisionban könyvelésre kerültek. Ezt követően a számla státusza Booked-re változik, és a Navisionban rögzített adatok (Currency Rate/A számla könyvelt árfolyama, Posting Date/A könyvelés dátuma, Posted Invoice No./Könyvelt számla száma) is átvezetésre kerülnek a SharePoint rendszerbe.

A könyvelés során meghatározásra kerül, hogy a számla fizetendő, vagy nem fizetendő (jellemzően barter) típusú. Előbbi esetben a Payable Invoices felületre, utóbbi esetben a Not to Transfer felületre kerül a könyvelt számla.

 

Not to Transfer számlák

A nem fizetendő számlák a Navision könyvelést követően megjelennek a Not to Transfer listában. Az itt szereplő számlák közül ki kell választani azt (egyszerre akár többet is), amelyiket teljesítettnek kíván jelölni a felhasználó, majd az űrlap alján látható NEXT STATUS gombot megnyomva rögzíthető, hogy a számla teljesítésre került. Ekkor a számla Paid státuszba kerül.

 

Fizetésre megjelölt számlák kiválasztása

A Booked státuszú számlákat fizetésre jelölni a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszer Payable Invoices felületén lehet. Itt szerepelnek továbbá a Pro forma invoice (Előlegbekérő) típusú és Approved, waiting for Navision process státuszú számlák is.

 karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 15. ábra: Payable Invoices felület

15. ábra: Payable Invoices felület

 

Megjelölésre kerülnek azok a számlák, melyekre Utalási listát készít a rendszer. A folyamat kétlépcsős:

  1. Először a kötelezően kitöltendő szűrőket kell beállítani. Az Own Bank Account legördülő listából ki kell választani azt a saját bankszámlaszámot, amelyből a felhasználó indítani kívánja az utalást. A Currency szűrő segítségével pedig azt a devizanemet, amelyben a könyvelt számlákat utalni szeretné.
  2. A szűrés eredményeként megjelenő számlákat a rendszer vendor bankszámlaszám szerint csoportosítja, majd ki kell választani azokat a számlákat, melyeket az utalási listán szerepeltetni kíván a felhasználó.

 

A Due Date beviteli mezők segítségével egy bizonyos időintervallumra szűrhetők a listában szereplő elemek.

Az utalni kívánt számlák a nevük előtt szereplő jelölőnégyzet segítségével választhatóak ki. A SharePoint felületen továbbá szerepel egy olyan jelölőnégyzet is, mely a listán szereplő összes számla kijelölésére szolgál.

A számlák szűrése és kiválasztása után a Next gomb segítségével léptethető tovább a folyamat. A Close gomb megnyomásával a Home felületre kerül vissza a felhasználó és a kijelölési folyamat megszakad.

 

Összevont vagy számlánkénti utalás meghatározása

 

A fizetésre megjelölt számlák kiválasztását követően a Next gomb megnyomására a Payable invoices űrlap módosul. A SharePoint felületen ekkor listázásra kerül az összes olyan számla, melyek az előző képernyőn bejelölésre kerültek.

A listában ekkor el kell dönteni, hogy az azonos Szállítóval és Bankszámlaszámmal rendelkező számlák utalása összevonva, vagy számlánként történjen.

  • Amennyiben a listában szereplő összes számlacsoport összevont utalása történik, akkor nincs szükség felhasználói beavatkozásra. A számlacsoportok mellett szereplő, alapértelmezetten aktív jelölőnégyzetek az adott csoport számára biztosítják, hogy az összevonva kerüljön utalásra.
  • Az utalást rögzítő személy azonban dönthet úgy is, hogy a jelölőnégyzetet inaktiválva összevonás helyett számlánkénti utalást kezdeményez.

A fentieket követően az Export gomb segítségével léptethető tovább a folyamat, amikor is az előzőekben kiválasztott számlák státusza Registered for payment-re módosul. Ezzel párhuzamosan létrejön a bank terminál számára szükséges szöveges állomány a Bank Transfer Files dokumentumtárban, mely a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszer főoldaláról, a Finance listából érhető el.

Az itt szereplő szöveges állományok letöltéséhez a mellettük lévő legördülő listából a Send To, majd a megjelenő listából a Download a Copy hivatkozásra kell kattintani. Ekkor a böngész program beállításaitól függően elindul a szöveges állomány letöltés.

karaDox™ Számlaengedélyező 5 - 16. ábra: banki terminál számára generált szöveges állomány letöltése

16. ábra: banki terminál számára generált szöveges állomány letöltése

 

 

Fizetett számlák megjelölése - Registered for payment státusz

A fizetett számlák megjelölése a SharePoint alapú rendszer List of Transfers felületén történik. Az itt szereplő számlákon azok tényleges kifizetését (vagy a kifizetés visszavonását) követően kell elvégezni a következőkben bemutatottakat.

Az egyes számlák előtt látható jelölőnégyzetekkel jelölhetőek ki azok a számlák, amelyekkel műveletet kíván végezni a felhasználó. A számlák felett látható „check all” jelölőnégyzet segítségével az összes számla egyszerre kijelölhető.

Miután az ügyintéző rögzítette az egyes számlákra vonatkozó kijelöléseket, a képernyő alján látható NEXT STATUS gomb megnyomására a kijelölt számlák kifizetett, Paid státuszba kerülnek.

Azokat a számlákat, melyek nem kerültek kifizetésre, a kifizetett számlák státuszváltását követően vissza kell állítani Booked vagy Approved, waiting for Navision process státuszba attól függően, hogy Invoice vagy Pro forma invoice típusú számláról van szó. Ehhez az előttük szereplő jelölőnégyzet segítségével ki kell választani őket, majd a PREVIOUS STATUS gomb megnyomásával történhet a státusz módosítása a SharePoint alapokon fejlesztett számlaengedélyező rendszerben.

 

 

Törzsadatok kezelése

A SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben, a Finance főmenüből a Master Data felületre navigálva érhető el a törzsadatok kezelésére szolgáló webhely. Ezen a felületen rögzíthetőek a számlákon kiválasztható Assistant személyek, továbbá ebben a listában lehet rögzíteni a Cost Center – Approver összerendeléseket is.

A felhasználó rögzítését követően dönthető el, hogy a felvitt személynek legyen-e Approver joga az adott CC-re.

A Cost Center hozzárendeléshez a kívánt Költségviselő kattintással választható ki, majd a felsorolás mellett látható Add > gomb segítségével mozgatható át a jobboldali listába. Ez a jobboldali lista tárolja azokat a Cost Center elemeket, melyeket hozzá kívánjuk rendelni az előzőekben kiválasztott személyhez.

A < Remove gomb segítségével a jobboldali listába előzőleg áthelyezett elemek visszamozgathatóak a baloldali listába, megszüntetve ezzel az összerendelést.

Mivel a Master Data listában minden személy csak egyszer szerepelhet, így ha módosítani szükséges a már rögzített személyek tulajdonságait, akkor az a szerkesztés funkció segítségével tehető meg.

 

Sorrendezés, szűrés

A munkavégzés megkönnyítése érdekében a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszer tartalmazza a sorrendezés és a szűrés funkcióját is.

Azokon a felületeken, ahol nagy mennyiségű adat jelenik meg lehetőség van növekvő illetve csökkenő sorba állítani a vizsgált lista elemeit egy választott tulajdonság alapján. Ehhez a vizsgált listában, a kiválasztott tulajdonság oszlopának neve fölé mozgatva az egér kurzorát láthatóvá válik egy lefelé mutató nyíl, melyre kattintva megjelenik a rendezéshez és a szűréshez használható felület.

A fentieknek megfelelően a számlák érkezésük alapján rendezhetőek növekvő vagy csökkenő sorrendbe, de ugyanígy rendezhetőek a regisztrációs szám, az összesített értékük vagy egyéb tulajdonságuk alapján is.

A szűrés funkció segítségével egy lista tartalma a megadott egy, vagy több szűrési feltételnek megfelelő elemek halmazára szűkíthető. A szűrés funkcióra, hasonlóan a sorrendezéshez, a szűrni kívánt listán, a kiválasztott oszlop nevéből lenyíló lista használatos.

A szűrés beállítása után a vizsgált listában már csak az adott szűrőnek megfelelő elemek fognak megjelenni. Amennyiben szükséges, a sorrendezés funkciójától eltérően, egyszerre több szűrő is beállítható.

 

 

Alapfeladatok a SharePoint alkalmazásban

 

Töltse le a tanulmányt, melyben átfogó képet kap a SharePoint alkalmazás összetevőiről, a listákkal, tárakkal, kijelzőkkel és nézetekkel kapcsolatos műveletvégzési lehetőségekről.

karaDox™

 

Töltse le a tanulmányt, mely teljes körű tájékoztatást nyújt a SharePoint keretrendszerben eddig megvalósított elektronikus dokumentumkezelési és munkafolyamat-irányítási rendszereinkről.

A vállalati irat- és dokumentumkezelés kihívásai

 

Töltse le tanulmányunkat az irat- és dokumentumkezelő rendszerekről, melyben a funkciók és az előnyök részletezése mellett választ kaphat arra is, mire érdemes odafigyelni egy konkrét rendszer kiválasztásakor.

A cookie-k segítenek szolgáltatásaink biztosításában. Szolgáltatásaink igénybe vételével Ön beleegyezik a cookie-k használatába.