karaDox™ Számlaengedélyező 3

 

 

karaDox

 

 

A KARÁDI által SharePoint alapokon fejlesztett számlaengedélyező-modulban az adott vállalat számláinak és azok igazolásainak az elektronikus nyilvántartása valósul meg. A rendszer integrálva van az SAP-hoz, de az együttműködés természetesen más vállalatirányítási rendszerrel is megvalósítható. 

 

Belépés a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerbe

A vállalati intranet rendszer felső hivatkozáspultján lévő Számlaigazolás elemet választva tud a felhasználó belépni a modulba.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 1. ábra: belépés a rendszerbe

1. ábra: belépés a rendszerbe

 

 

A számlaengedélyezés szereplői és feladatai

 

   1. pénzügyes, akinek a feladatai
       - a számla rögzítése a SharePoint alapú iktató modulban
       - a SharePoint alapú számlaengedélyezés modulban a specifikus adatok kitöltése
       - a számlaengedélyezés, számlaigazolás folyamatának elindítása
       - anyagszámla esetén a teljesítés igazolása
       - a teljesítés megtörténte után a számla rögzítése az SAP-ban
       - a teljesítés meg nem történte esetén a számla visszaküldése

 

Számlaspecifikus adatok kitöltése

A számlák a bal oldali sávon szereplő Számla hivatkozás segítségével érhetőek el a SharePoint felületen. Az itt megjelenő listában a számlát megkeresve, az Elem szerkesztése hivatkozás használatával módosítható a kiválasztott számla.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 2. ábra: számla szerkesztésre történő megnyitása

2. ábra: számla szerkesztésre történő megnyitása

 

Ezt követően a SharePoint felületen megjelenő ablakban adhatóak meg a számla adatai, és a Mentés gomb segítségével a módosítások elmenthetőek.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 3. ábra: számla adatainak megadása

3. ábra: számla adatainak megadása

 

A számla kitöltés során az alábbi feltételeknek kell megfelelni:

   - Számlaszám, Fizetési határidő, Összeg mező megadása kötelező
   - Ha a fizetés típusa Készpénz, akkor a Kifizető mező megjelenik és kitöltése kötelező
   - Ha a számla típusa nem Anyag, akkor a Felelős kitöltése kötelező
   - Ha a számla típusa Anyag, akkor a SAP Beszerzési rendelés mező kitöltése kötelező

 

 

Teljesítés igazolása

Anyagszámla esetén a pénzügyes ellenőrzi az SAP-ban a teljesítést. Amennyiben minden rendben van és meg van adva az SAP Beszerzési rendelés száma is, akkor a megfelelő számlaelem SharePoint felületen lévő megjelenítő lapja tetején található Ribbon menüben lévő Teljesítve folyamatindító gomb segítségével indítható el a teljesítés igazolása.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 4. ábra: teljesítés igazolása

 4. ábra: teljesítés igazolása

 

A felugró ablakban az SAP AP DOC No.: mezőben a teljesítéshez tartozó azonosító megadását követően a Start gombbal hajtható végre a teljesítés a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 5. ábra: azonosító megadása teljesítéshez
5. ábra: azonosító megadása teljesítéshez

 

 

Teljesítés után az anyagszámla állapota Igazolva/Accepted lesz, az SAP állapota pedig Könyvelt/Posted státuszúra állítódik.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 6. ábra: számla igazolva
6. ábra: számla igazolva

 

 

Számlaigazoltatás folyamatának indítása

Amennyiben az anyagszámla teljesítését a pénzügyes nem tudja eldönteni, akkor a beszerzési igazgató feladata a teljesítés igazolásának eldöntése. Ehhez el kell indítani a számlaigazolást a SharePoint alapú rendszerben.

Ha szolgáltatás számláról van szó, akkor a teljesítést csak a felelős tudja igazolni, ezért ebben az esetben mindig a Számlaigazolás gombbal szükséges indítani a SharePoint által támogatott munkafolyamatot.

A számlalistában a felhasználó megkeresi a megfelelő számlát és az Elem megtekintése hivatkozással megjelenítheti azt a SharePoint felületén.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 7. ábra: számlaigazolás indítása - 1. lépés
7. ábra: számlaigazolás indítása - 1. lépés

 

 

A fenti ábrán látható Számlaigazolás gombbal indítható a SharePoint rendszer által támogatott munkafolyamat, illetve az ezt követően megjelenő ablak Indítás gombjával.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 8. ábra: számlaigazolás indítása - 2. lépés
8. ábra: számlaigazolás indítása - 2. lépés

 

 

Miután megjelenik „A Számlaigazolás folyamat elindult” felirat, az ablak bezárható. Ha valamilyen oknál fogva nem indul el a folyamat, annak oka az ablakban megjelenik.

 

 

   2. beszerzési igazgató, akinek a feladatai
       - anyagszámla esetén, amennyiben az SAP szerinti teljesítés nem történt meg vagy eltérés van a
         beérkezés, a rendelés és a számla között, akkor a teljesítés igazolása
       - nem anyagszámla esetén a pecsételés

 

Teljesítés igazolása

 

A pénzügyes által el nem dönthető anyagszámlák teljesítésének igazolására a beszerzési igazgató egy feladatot kap, melyről e-mailértesítés is érkezik.

A SharePoint alapú számlaengedélyező modul kezdőlapján a Nyitott feladataim listában, valamint a kérdéses számla elemmegjelenítő lapján, az alul található feladatok listában egy Teljesítés igazolása - Beszerzési igazgató megnevezésű feladat látható.

Miután a beszerzési igazgató a számla SharePoint szerkesztőfelületén megadta a teljesítéshez szükséges adatokat, akkor a teljesítés feladatát le kell zárnia, melyet a feladat Elem szerkesztése után megjelenő felületén tud megtenni.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 9. ábra: teljesítés igazolása - anyag
9. ábra: teljesítés igazolása - anyag

 

A fenti ablakban a Teljesítés megtörtént mezőnél beállítható a megfelelő érték, illetve megjegyzés írható a feladathoz. Ezt követően a Feladat végrehajtásával befejeződik a feladat.

 

 

Kiegészítés kérése

 

Az előző ábrán a feladat alján található a Kiegészítés kérése gomb, melyre kattintva az alábbi ablak nyílik meg a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben.

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 10. ábra: kiegészítés kérése
10. ábra: kiegészítés kérése

 

Itt megadható az értesítendő személy valamint a kérés, melyet követően az Indítás gombra kattintva elindítható a kiegészítés kérése folyamat, ami egy feladatot generál a SharePoint rendszerben az értesítendő személynek.

Az értesítendő személy a feladat megnyitását követően a megjelenő ablakban kitölti a választ, majd a Mentés gombbal elküldi azt a kérés feladójának.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 11. ábra: kiegészítés kérésének megválaszolása
11. ábra: kiegészítés kérésének megválaszolása

 

 

Pecsételés

Lásd a számlafelelős feladatai címszó alatt.

 

Értesítés számla befogadásáról

Miután a teljesítés feladata lezárult a SharePoint alapokon fejlesztett számlaengedélyező rendszerben, a felelősök e-mailértesítést kapnak a számla befogadásáról.

 

 

   3. számlafelelős, akinek a feladatai
       - nem anyagszámla esetén a pecsételés
       - nem anyagszámla esetén a teljesítés igazolása

 

Pecsételés

Amennyiben nem anyagszámláról van szó, a felelősnek vagy a beszerzési igazgatónak el kell végeznie a számla pecsételését a SharePoint rendszerben. A számlalistában meg kell keresni a megfelelő számlát és az Elem megtekintése hivatkozással megjeleníteni azt.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 12. ábra: pecsételés indítása - 1. lépés
12. ábra: pecsételés indítása - 1. lépés 

 

 

A fent megjelenő ablakban a Pecsételés gomb segítségével indítható a SharePoint rendszer által támogatott munkafolyamat.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 13. ábra: pecsételés indítása - 2. lépés
13. ábra: pecsételés indítása - 2. lépés 

 

A megjelenő ablakban meg kell adni a pecsétek adatait, majd menteni.

Felül a számláról találhatóak információk, például az eddigi pecsétek százalékos összege. Ha több pecsétre van szükség, akkor a megnyíló ablakban az összegben alapértelmezésben a még pecsételhető % szerepel.

 

Teljesítés igazolása

A felelős feladata az adott számlán kitölteni a megfelelő adatokat. Meg kell adnia vagy az SAP megrendelésszámot vagy a SharePoint rendszerben lévő beszerzési rendelésszámot.

A megfelelő számlaelem SharePoint felületen lévő megjelenítő lapján az alul található feladatok listában egy Teljesítés igazolása – Nem anyag megnevezésű feladat látható, ahol az Elem szerkesztése hivatkozással igazolható a teljesítés.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 14. ábra: teljesítés igazolása - nem anyag
14. ábra: teljesítés igazolása - nem anyag 

 

Amennyiben a pecsétek összege nem 100%, akkor a számlaigazolás nem lehetséges, melyet a SharePoint felületen a piros színű felirat is jelez. Amennyiben helyes a pecsétek összege, a megjelenő ablakon a Teljesítés megtörtént mezőnél beállítható a megfelelő érték és megjegyzés is írható. Ezután a Feladat végrehajtásával befejeződik a feladat.

 

Kiegészítés kérése

Lásd a beszerzési igazgató feladatai címszó alatt.

 

Értesítés számla befogadásáról

Miután a teljesítés feladata lezárult, a felelősök e-mailértesítést kapnak a számla befogadásáról.

 

 

Számlák kifizetettre álllítása - kifizetett számlák felvétele

Ha egy számla kifizetésre került, akkor az SAP AP Doc No számát fel kell vinni a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerbe, a Kifizetett számlák felvétele menüpontban elérhető listába.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 15. ábra: kifizetett számlák felvétele
15. ábra: kifizetett számlák felvétele

 

 

A SharePoint alapú rendszer az SAP AP Doc No azonosító alapján visszakeresi azt a számlát, melynél ez volt megadva az igazolásnál és amelyeknek a SAP állapota Könyvelt/Posted. Ha talál a feltételeknek megfelelőt, akkor átállítja az SAP állapotot Kifizetett/Paid állapotba.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 3 - 16. ábra: visszakeresett számlák
16. ábra: visszakeresett számlák 

 

Azt, hogy sikerült-e a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben megtalálni és feldolgozni az SAP AP Doc No azonosító alapján az adott számlát, azt a bal oldalt található menü Kifizettet számlák almenüpontján található listában ellenőrizheti le a felhasználó.

Alapfeladatok a SharePoint alkalmazásban

 

Töltse le a tanulmányt, melyben átfogó képet kap a SharePoint alkalmazás összetevőiről, a listákkal, tárakkal, kijelzőkkel és nézetekkel kapcsolatos műveletvégzési lehetőségekről.

karaDox™

 

Töltse le a tanulmányt, mely teljes körű tájékoztatást nyújt a SharePoint keretrendszerben eddig megvalósított elektronikus dokumentumkezelési és munkafolyamat-irányítási rendszereinkről.

A vállalati irat- és dokumentumkezelés kihívásai

 

Töltse le tanulmányunkat az irat- és dokumentumkezelő rendszerekről, melyben a funkciók és az előnyök részletezése mellett választ kaphat arra is, mire érdemes odafigyelni egy konkrét rendszer kiválasztásakor.

A cookie-k segítenek szolgáltatásaink biztosításában. Szolgáltatásaink igénybe vételével Ön beleegyezik a cookie-k használatába.