karaDox™ Számlaengedélyező 1

 

 

karaDox

 

 

A KARÁDI által SharePoint alapokon fejlesztett számlaengedélyezés-modulban a számla típusú dokumentumokon végzendő feladatok, folyamatok elektronikus kezelése valósul meg.

 

A SharePoint rendszer által támogatott számlaengedélyezés folyamata a következő:

1. Az iktatóban lévő iraton a felhasználó elindítja a „számla engedélyezése” folyamatot.

2. A felhasználó megadja az értesítendő felhasználót. Irat státusza: teljesítést igazoló keresése.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 1 - 1. ábra: a teljesítést igazoló személy kiválasztása

1. ábra: a teljesítést igazoló személy kiválasztása

 

 

3. Az értesített felhasználó e-mailben értesítést kap, hogy a „számla engedélyezése” folyamatban feladatot kapott.

4. Az értesített felhasználó megnyitja a feladatát a SharePoint felületén, amit az alábbiak szerint végezhet el:
   a. A számla teljesítését igazolja és megjelöli a jóváhagyó személyt.
      A jóváhagyó személy egy csoport tagja, melyek közül ki kell választani a megfelelő felhasználót.
      A folyamat az 5. pontban folytatódik.
   b. A számla teljesítését nem tudja igazolni. A folyamat ekkor a 2. pontban folytatódik.
   c. A feladatát nem végzi el határidőre; ekkor felettese e-mailértesítést kap. A folyamat adott szála továbbra is a 4. pontban áll.

 




karaDox™ Számlaengedélyező 1 - 2. ábra: számla teljesítésének igazolása és jóváhagyó kijelölése

 

2. ábra: számla teljesítésének igazolása és jóváhagyó kijelölése

 

 

5. A megjelölt felhasználó e-mailértesítést kap, hogy egy beérkező számla teljesítését igazolták és jóváhagyásra lett kijelölve. Irat státusza: jóváhagyó keresése.

6. Az értesített felhasználó megnyitja a feladatát a SharePoint felületén, amit az alábbiak szerint végezhet el:
   a. A számlát jóváhagyja. A folyamat a 7. pontban folytatódik.
   b. A számlát nem hagyja jóvá és kijelöl egy másik jóváhagyót. A folyamat az 5. pontban folytatódik.
   c. A számlát nem hagyja jóvá. A visszautasítás indoklását megadja.
      A folyamat a 8. pontban folytatódik.
   d. A feladatát nem végzi el határidőre; ekkor felettese e-mailértesítést kap.
      A folyamat adott szála továbbra is a 6. pontban áll.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 1 - 3. ábra: számla kifizetésének jóváhagyása

3. ábra: számla kifizetésének jóváhagyása

 

7. A könyvelést végző csoport vezetője értesítést kap a beérkező számláról, ami jóvá lett hagyva, így kiegyenlíthető a követelés. Az irat státusza: jóváhagyva. Az értesített felhasználónak az alábbi feladatok elvégzését kell a SharePoint rendszer által támogatott folyamatban rögzítenie:
   a. a beérkező számlával kapcsolatos feladatot átvette, majd
   b. a számlát rögzítette a pénzügyi rendszerben. Az engedélyezési folyamat lezárul.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 1 - 4. ábra: az igazolási és engedélyezési folyamaton átesett számla befogadva a pénzügyre

4. ábra: az igazolási és engedélyezési folyamaton átesett számla befogadva a pénzügyre

 

A felhasználó, hasonlóan a korábbi érintett felhasználókhoz, visszautasíthatja a számlát.

 

8. A visszautasításról értesítést kap az irodavezető, aki a visszautasításhoz rögzített megjegyzés alapján intézkedik a számla visszaküldéséről. Az engedélyezési folyamat lezárul.A feladatok kiosztásának és elvégzésének időpontja nyilván van tartva és az irat űrlapján megtekinthető az összes érintett (értesített felhasználó) és feladata.

 

karaDox™ Számlaengedélyező 1 - 5. ábra: az adott számlához kapcsolódó feladatok és azok státuszai

5. ábra: az adott számlához kapcsolódó feladatok és azok státuszai

 

Alapfeladatok a SharePoint alkalmazásban

 

Töltse le a tanulmányt, melyben átfogó képet kap a SharePoint alkalmazás összetevőiről, a listákkal, tárakkal, kijelzőkkel és nézetekkel kapcsolatos műveletvégzési lehetőségekről.

karaDox™

 

Töltse le a tanulmányt, mely teljes körű tájékoztatást nyújt a SharePoint keretrendszerben eddig megvalósított elektronikus dokumentumkezelési és munkafolyamat-irányítási rendszereinkről.

A vállalati irat- és dokumentumkezelés kihívásai

 

Töltse le tanulmányunkat az irat- és dokumentumkezelő rendszerekről, melyben a funkciók és az előnyök részletezése mellett választ kaphat arra is, mire érdemes odafigyelni egy konkrét rendszer kiválasztásakor.

A cookie-k segítenek szolgáltatásaink biztosításában. Szolgáltatásaink igénybe vételével Ön beleegyezik a cookie-k használatába.