karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 2

 

 

karaDox

 

 

A SharePoint alapú minőségügyi dokumentumtár két fő funkciót lát el:

 - Nyilvántartja a dokumentumokat a felhasználók számára elérhető módon és szabályozott hozzáféréssel.

 - Kezeli a dokumentumok változásának folyamatát a módosítási kérelem beérkezésétől a dokumentum új verziójának publikálásáig,
   megőrizve minden verzióját, követve a módosításokat.

 

A módosítási folyamat lépései – melyet a SharePoint alapokon fejlesztett karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár, mint rendszer kezel és támogat – a következők:

  1. A folyamatfelelős, amennyiben változtatni kíván egy dokumentumon, felvesz egy módosítási kérelmet a SharePoint felületen tárolt módosítandó dokumentumra hivatkozva és leírja az igényét.
  2. A módosítási kérelemről a minőségügyi vezető e-mailben értesítést kap.
  3. A módosítások átvezetésre kerülnek a hivatkozott dokumentumban (alverzió) és annak leíró tulajdonságaiban a jogosult felhasználók által.
  4. A minőségügyi vezető meghatározza az engedélyezők körét. Ez félig automatikusan történik: a SharePoint alapú rendszer minden engedélyezőt felajánl, amiből választani lehet.
  5. Értesítések (e-mail) küldése az engedélyezők felé a módosításról, feladat létrehozása az engedélyező felhasználóknak.
  6. Az engedélyezők engedélyezik vagy visszautasítják a módosítást. Amennyiben visszautasítás történik, akkor a folyamat a 3. pontban folytatódik.
  7. Amennyiben minden engedély beérkezett, a minőségügyi vezető erről értesítést kap és ezzel egy időben a jóváhagyók értesítést kapnak a módosításról.
  8. Amennyiben a jóváhagyás megtörténik, akkor erről értesítést kap a minőségügyi vezető. Ha nem történik meg a jóváhagyás (visszautasítás), akkor a folyamat a 3. pontban folytatódik.
  9. A jóváhagyott módosításról minden érintett terület összes dolgozója értesítést kap.

 

Dokumentumtár lista

A SharePoint keretekben fejlesztett minőségügyi dokumentumtár dokumentumait a dokumentumtár listája tartalmazza. A dokumentumokat megtekintésre illetve módosításra is meg lehet nyitni. A listában alkönyvtárak és dokumentumok találhatóak.

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 2 - 1. ábra: dokumentumtár

1. ábra: dokumentumtár

A SharePoint felületen lévő lista oszlopai:

 - Típus: a dokumentum típusa ikonnal megjelenítve
 - Név: dokumentum vagy mappa neve
 - Módosítva: a dokumentum utolsó módosításának dátuma
 - Módosította: a dokumentumot utolsónak módosító felhasználó neve
 - Tartalom: a dokumentum tartalmának rövid leírása
 - Terület: a dokumentum által lefedett (hivatkozott, szabályozott) területi egység vagy egységek.
 - Státusz: a dokumentum aktuális státusza:
         - Jóváhagyva: a dokumentum jóváhagyott állapotú. Azóta nincs újabb piszkozati (módosított, de még nem jóváhagyott) verziója.
         - Módosítás alatt: a dokumentum jelenleg módosítás alatt áll. Ezt az állapotot azok a felhasználók nem láthatják, akiknek nincs 
           jogosultságuk a piszkozati verziók megtekintéséhez.
         - Engedélyek begyűjtése: a módosított dokumentum kiküldve az engedélyezők részére.
         - Engedélyezve: a módosított dokumentum engedélyezve lett az értesített engedélyezők által.
         - Jóváhagyás alatt: az engedélyezett dokumentum kiküldve a jóváhagyók részére.
 - Verziószám: a dokumentum aktuális verziószáma.

 

Leíró tulajdonságok

Minden minőségügyi dokumentum, ami a SharePoint alapú minőségügyi dokumentumtárban nyilván van tartva, rendelkezik leíró tulajdonságokkal, melyek a dokumentum adatlapján jelennek meg. 

 

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 2 - 2. ábra: dokumentum adatlapja 

2. ábra: dokumentum adatlapja

A SharePoint felületen megjelenő mezők jelentése a következő:

 - Név: a dokumentum neve
 - Cím: a dokumentum címe
 - Tartalom: a dokumentum tartalmának rövid leírása
 - Aláíró: a dokumentumot aláíró személy neve
 - Terület: a dokumentum által lefedett (hivatkozott, szabályozott) területi egység vagy egységek.
 - Státusz: a dokumentum aktuális státusza, ez nem módosítható:
          - Jóváhagyva: a dokumentum jóváhagyott állapotú. Azóta nincs újabb piszkozati (módosított, de még nem jóváhagyott) verziója.
          - Módosítás alatt: a dokumentum jelenleg módosítás alatt áll. Ezt az állapotot azok a felhasználók nem láthatják, akiknek nincs
            jogosultságuk a piszkozati verziók megtekintéséhez.
          - Engedélyek begyűjtése: a módosított dokumentum kiküldve az engedélyezők részére.
          - Engedélyezve: a módosított dokumentum engedélyezve lett az értesített engedélyezők által.
          - Jóváhagyás alatt: az engedélyezett dokumentum kiküldve a jóváhagyók részére.
 - Érvényes: a dokumentum érvényességének vége

 

Az űrlap jobb oldali részén három lista található:

 - A felső listában felsorolásra kerülnek azok a feladatok és felelőseik, amik a SharePoint alapú rendszerben lévő dokumentummal
   kapcsolatban a múltban megszülettek.
 - Hivatkozott dokumentumok: azon dokumentumok listája, melyekre a kiválasztott dokumentum hivatkozik. Egy dokumentum linkre
   kattintva a hivatkozott dokumentum adatlapja jelenik meg a SharePoint felületen.
 - Hivatkozások erre a dokumentumra: azon dokumentumok listája, melyek a SharePoint felületen megjelenített dokumentumra hivatkoznak.

A megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók a kiválasztott dokumentum tulajdonságait szabadon módosíthatják. Ekkor egy, a fentiekben is részletezett, módosítási folyamat indul.

 

Feladat lista

Ebben a SharePoint felületen található listában találhatók a feladatok, amelynek a leíró tulajdonságai nemcsak a feladat típusát és leírását, hanem a felelős felhasználókat, a feladat
végrehajtásának állapotát valamint a hivatkozott dokumentumra vonatkozó linket is tartalmazzák.

A feladat lista tartalmazza a felhasználók végrehajtandó feladatait:

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 2 - 3. ábra: feladat lista

3. ábra: feladat lista

  

Módosítási kérelem lista

A módosítási kérelem lista tartalmazza a dokumentumokkal kapcsolatos, SharePoint felületen lévő módosítási kérelmeket a kérelem pontos leírásával. A kérelmek rögzítéséről a minőségügyi vezető értesítést kap e-mailben és ő dönt a következő teendőkről. A módosítási kérelem lista a feladat listában felsorolt elemek mellett kiegészült a prioritás és a határidő beállításának lehetőségével is.

 

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 2 - 4. ábra: módosítási kérelem lista

4. ábra: módosítási kérelem lista

 

Terület lista

A Terület lista tartalmazz a vállalat területi egységeit, szervezeteit. A területi egységek azok a legkisebb egységek, melyekre a SharePoint alapokon fejlesztett minőségügyi dokumentumtárban lévő dokumentumok hivatkoznak, szabályozzák a tevékenységeit. A terület lista karbantartása hasonlóan történik a többi listáéhoz.

Minden területhez rögzíteni kell az adott területen dolgozó felhasználókat. A rendszer ez alapján tudja értesíteni a dokumentum módosításakor az adott területen dolgozó felhasználókat.

 

Kapcsolat lista

A Kapcsolat lista tartalmazza a SharePoint keretrendszerben kialakított minőségügyi dokumentumtárban nyilvántartott dokumentumok közötti hivatkozásokat. Ezt a listát a rendszer automatikusan karbantartja. Módosítani nem szabad és megfelelő jogosultság nélkül nem is lehet.

A lista segítségével a SharePoint felületen megtekinthetőek a dokumentumok egymásra történő hivatkozásai.

 

Felhasználói szerepkörök és feladatok

Az egyes szerepkörök meghatározzák a SharePoint felületen található dokumentumokhoz történő hozzáférés módjait, a folyamatokba való részvételt és annak tulajdonságait. A SharePoint által támogatott rendszer az alábbi szerepköröket különbözteti meg:

 - minőségügyi vezető
 - termelési terület aláíró
 - fejlesztési terület aláíró
 - engedélyező
 - felhasználó

Minden, SharePoint felületre belépési jogosultsággal rendelkező felhasználó egyértelműen egy szerepkörhöz rendelhető hozzá. A felhasználó jogait ez a szerepkör határozza meg.

A minőségügyi vezető az alábbi folyamatokban vesz részt:

 - módosítási kérelem esetén értesítést kap
 - egy dokumentum módosítása esetén meghatározza az értesítendő felhasználókat
 - dokumentum engedélyezés esetén értesítést kap
 - dokumentum jóváhagyás esetén értesítést kap

A termelési terület aláíró az alábbi, SharePoint által támogatott folyamatokban vesz részt:

 - módosított dokumentum jóváhagyására felszólító értesítést kap, amennyiben a dokumentum vonatkozó területi besorolása termelés típusú
 - módosított dokumentum jóváhagyására felszólító értesítést kap, amennyiben a dokumentum vonatkozó területi besorolása üres típusú
 - jóváhagyási feladat végrehajtása

A fejlesztési terület aláíró az alábbi, SharePoint által támogatott folyamatokban vesz részt:

 - módosított dokumentum jóváhagyására felszólító értesítést kap, amennyiben a dokumentum vonatkozó területi besorolása F típusú
 - módosított dokumentum jóváhagyására felszólító értesítést kap, amennyiben a dokumentum vonatkozó területi besorolása üres típusú
 - jóváhagyási feladat végrehajtása

Az engedélyező az alábbi, SharePoint által támogatott folyamatokban vesz részt:

 - módosított dokumentum engedélyezésére értesítést kap
 - dokumentum jóváhagyás esetén értesítést kap
 - engedélyezési feladat végrehajtása

A felhasználó az alábbi, SharePoint által támogatott folyamatokban vesz részt:

 - dokumentum jóváhagyás esetén értesítést kap

 

Jogosultságok

A SharePoint keretrendszerben fejlesztett minőségügyi dokumentumtárban az egyes szerepkörökhöz tartozó felhasználóknak különböző jogaik vannak. A jogok szerepkörök szerint a következők:

Minőségügyi vezető:

 - Minor és major verziók megtekintése
 - Módosítási kérelem rögzítése
 - Módosítási folyamatban dokumentum és leíró tulajdonságaik módosítása
 - Engedélyezők körének módosítása
 - Engedélyezés
 - Új dokumentum létrehozása

Engedélyezők:

 - Minor és major verziók megtekintése
 - Módosítási kérelem rögzítése
 - Módosítási folyamatban dokumentum és leíró tulajdonságaik módosítása
 - Engedélyezés

Jóváhagyók:

 - Minor és major verziók megtekintése
 - Módosítási kérelem rögzítése
 - Módosítási folyamatban dokumentum és leíró tulajdonságaik módosítása
 - Jóváhagyás

Felhasználó:

 - Major verziók megtekintése
 - Módosítási kérelem rögzítése

Kapcsolat

Gyuró Sándor
Telefon: 30/475-6026
E-mail: gyuro.sandor@karadi.hu

Alapfeladatok a SharePoint alkalmazásban

 

Töltse le a tanulmányt, melyben átfogó képet kap a SharePoint alkalmazás összetevőiről, a listákkal, tárakkal, kijelzőkkel és nézetekkel kapcsolatos műveletvégzési lehetőségekről.

karaDox™

 

Töltse le a tanulmányt, mely teljes körű tájékoztatást nyújt a SharePoint keretrendszerben eddig megvalósított elektronikus dokumentumkezelési és munkafolyamat-irányítási rendszereinkről.

A vállalati irat- és dokumentumkezelés kihívásai

 

Töltse le tanulmányunkat az irat- és dokumentumkezelő rendszerekről, melyben a funkciók és az előnyök részletezése mellett választ kaphat arra is, mire érdemes odafigyelni egy konkrét rendszer kiválasztásakor.

A cookie-k segítenek szolgáltatásaink biztosításában. Szolgáltatásaink igénybe vételével Ön beleegyezik a cookie-k használatába.