karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 1

 

 

karaDox

 

 

A SharePoint alapokon fejlesztett minőségügyi dokumentumtár két fő funkciót lát el:

- Nyilvántartja a dokumentumokat a felhasználók számára elérhető módon és szabályozott hozzáféréssel.
- Kezeli a dokumentumok változásának folyamatát a módosítási kérelem beérkezésétől a dokumentum új verziójának publikálásáig, megőrizve minden verzióját és követve a módosításokat.

 

A módosítási folyamat lépései – melyet a SharePoint alapokon fejlesztett karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár, mint rendszer kezel és támogat – a következők:

  1. Bármely felhasználó, amennyiben változtatni kíván egy dokumentumon, felvesz egy módosítási kérelmet a módosítandó dokumentumra hivatkozva és leírja az igényét.
  2. A módosítási kérelemről a minőségügyi vezető e-mailben értesítést kap.
  3. A minőségügyi vezető a módosítási kérelmek alapján vagy egyéb okok miatt dönt egy dokumentum módosításának indításáról.
  4. Elindítja a módosítási folyamatot, melynek során megadja a módosító felhasználók körét és leírja a teendőket. Dokumentum státusza: Módosítás alatt.
  5. A megadott módosító felhasználók e-mailértesítést és feladatot kapnak a teendők leírásával. Ezzel egy időben a SharePoint alapú rendszer a módosító felhasználóknak beállítja a módosító jogosultságot az adott dokumentumra.
  6. A módosító felhasználók módosítják a feladatban meghatározott dokumentumot. A dokumentumnak ezáltal újabb alverziói keletkeznek (minden módosítás névvel és időponttal megtekinthető bármikor).
  7. A módosító felhasználók lezárják a feladatukat. Amennyiben mindenki lezárta a módosítási feladatát a dokumentum státusza: Módosítás végrehajtva. 
  8. A minőségügyi vezető megtekintheti a módosításokat a SharePoint felületen és dönt a dokumentum további életéről:
    a. Újra indítja a módosítási folyamatot: a folyamat a 4. pontban folytatódik.
    b. Elindítja a publikálás folyamatot: a folyamat a 9. pontban folytatódik.
  9. A minőségügyi vezető elindítja a publikálás folyamatot. A dokumentum státusza: Ellenőrzésre vár.
  10. A dokumentum Ellenőrző személyek tulajdonsága szerinti felhasználók e-mailértesítést és feladatot kapnak arról, hogy ellenőrizzék a dokumentumban történt módosításokat. A folyamat az alábbiak szerint folytatódhat:
    a. Amennyiben minden felhasználó ellenőrzi és nem utasítja vissza a módosított dokumentum tartalmát, akkor a folyamat a 11. pontban folytatódik. A dokumentum státusza: Jóváhagyásra vár.
    b. Amennyiben bármelyik ellenőrző felhasználó elutasítja a dokumentumban történt változtatásokat, akkor azt meg kell indokolnia, melyet a minőségügyi vezető e-mailben megkap.
  11. A jóváhagyó felhasználó e-mailértesítést és feladatot kap arról, hogy hagyja jóvá a módosított és ellenőrzött dokumentumot:
    a. Amennyiben a dokumentum jóváhagyása megtörténik, akkor a folyamat a 12. pontban folytatódik. Dokumentum státusza: Jóváhagyott.
    b. Amennyiben a jóváhagyó elutasítja a dokumentumban történt változtatásokat, akkor azt meg kell indokolnia, mely indoklást a minőségügyi vezető e-mailben megkap. A dokumentum státusza: Jóváhagyás visszautasítva. A folyamat a 8. pontban folytatódik.
  12. Amennyiben a jóváhagyás megtörténik, akkor erről e-mailértesítést és feladatot kap minden felhasználó, aki érintett és a dokumentumban foglaltak rá is vonatkoznak.
  13. Az érintett felhasználók a SharePoint felületen lévő feladatuk végrehajtásával igazolják, hogy a dokumentum új verzióját elolvasták, értelmezték és elfogadták.
  14. A dokumentum módosítási folyamata véget ér.

  

Dokumentumtár lista

A SharePoint keretben kialakított minőségügyi dokumentumtár dokumentumait a dokumentumtár listája tartalmazza. A dokumentumokat megtekintésre illetve módosításra is meg lehet nyitni a SharePoint felületén. A listában alkönyvtárak és dokumentumok találhatóak.

 

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 1 - 1. ábra: dokumentumtár

1. ábra: dokumentumtár

A lista oszlopai:

- Típus: a dokumentum típusa ikonnal megjelenítve
- Név: dokumentum vagy mappa neve
- Tárgy: a dokumentum tartalmának összefoglaló leírása
- Típusa: a dokumentum típusa (pl.: szabályzat, utasítás, nyomtatvány stb.)
- Státusz: a dokumentum aktuális státusza:
     - Jóváhagyott: a dokumentum jóváhagyott állapotú. 
       Azóta nincs újabb piszkozati (módosított, de még nem jóváhagyott) verziója.    
     - Módosítás alatt: a dokumentum jelenleg módosítás alatt áll.
       A módosítási folyamat indításakor megadott felhasználók rendelkeznek a módosítási jogokkal.
       Ezt az állapotot azok a felhasználók nem láthatják, akiknek nincs jogosultságuk a piszkozati verziók megtekintéséhez.
     - Módosítás végrehajtva: a dokumentumot módosító felhasználók a módosító feladatukat befejezték.
     - Ellenőrzésre vár: a publikálás folyamatának első lépéseként az ellenőrző személyek megkapták az ellenőrzésre vonatkozó feladatukat,
       de még nem mindenki végezte el.
     - Jóváhagyásra vár: az ellenőrzött dokumentum kiküldve a jóváhagyók részére jóváhagyásra.
     - Ellenőrzés visszautasítva: az ellenőrző személyek közül legalább egy elutasította a dokumentum módosításait.
     - Jóváhagyás visszautasítva: a jóváhagyó személyek közül legalább egy elutasította a dokumentum módosításait.
- Ellenőrző személyek: a dokumentum módosítását ellenőrző felhasználók listája. 
  Publikálás folyamat első lépéseként a megadott felhasználók kapják meg az ellenőrzési feladatot.
- Verziószám: a dokumentum aktuális verziószáma
- Jóváhagyás dátuma: a jóváhagyó felhasználó jóváhagyási feladatának végrehajtási dátuma
- Jóváhagyó felhasználó: a jóváhagyó felhasználó vagy felhasználók neve

  

Leíró tulajdonságok

Minden minőségügyi dokumentum, ami a SharePoint alapú rendszerben nyilván van tartva, rendelkezik leíró tulajdonságokkal. A leíró tulajdonságok egy része a listában is megjelenik. Az összes tulajdonság megjeleníthető és módosítható a SharePoint felületen elérhető dokumentum neve melletti nyílra kattintva. A dokumentumokkal az alábbi műveletek végezhetők el:

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 1 - 2. ábra: műveletek dokumentummal

2. ábra: műveletek dokumentummal

A tulajdonságok szerkesztése menüpontra kattintva a kiválasztott dokumentum leíró tulajdonságai megjelennek és a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók azokat módosíthatják:

 

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 1 - 3. ábra: dokumentum adatlapja

3. ábra: dokumentum adatlapja

 

Módosítási folyamat

Amennyiben a minőségügyi vezető úgy dönt, hogy egy dokumentumot módosítani, módosíttatni kíván, akkor el kell indítani a SharePoint felületen a módosítási folyamatot az adott dokumentumon.

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 1 - 4. ábra: munkafolyamat indítása

4. ábra: munkafolyamat indítása

  1. Ezt követően kell megadni a módosító felhasználók listáját valamint a teendők leírását. Ezután elindul a módosítás folyamata, aminek hatására az alábbiak történnek:
    A kiválasztott felhasználók feladatot kapnak: Módosítani a dokumentumot címmel.
    A feladat Teendő leírása mezőjében megjelenik a folyamat indításakor megadott szöveg (feladat leírása).
  2. Minden felhasználó e-mailértesítést kap az új feladatáról.
  3. A dokumentum státusz tulajdonsága Módosítás alattira változik.
  4. A módosító felhasználók a dokumentumhoz Módosító munkatárs engedélyt kapnak.
A fentiek után a dokumentum szerkesztésre megnyitható lesz a SharePoint felületen, amiben a módosítások végrehajthatók és elmenthetők. A mentés után a dokumentumnak új piszkozati verziója keletkezik. Amennyiben a módosító felhasználó minden módosítást elvégzett a feladatot lezárja. Ekkor a Módosító munkatárs jogosultsága megszűnik, így további módosításokat nem tud végezni a dokumentumon. Amennyiben minden módosító munkatárs lezárja a feladatát a módosítási folyamat lezárul a SharePoint rendszerben.

  

Publikálási folyamat

Ha a módosítások végrehajtása után a minőségügyi vezető úgy dönt, hogy a dokumentum módosításai rendben lezajlottak, akkor el kell indítani a SharePoint rendszerben a Publikálás folyamatát az adott dokumentumon, a fentiekben már említett 4. ábrának megfelelően.

A publikálási folyamat elindítása után az alábbiak történnek:

  1. A dokumentum Ellenőrző személyek tulajdonság szerinti felhasználói feladatot kapnak Ellenőrzés címmel.
  2. Minden érintett felhasználó e-mailértesítést kap az új feladatáról.
  3. A dokumentum státusz tulajdonsága Ellenőrzésre vár-ra változik.
  4. Az ellenőrző felhasználók a dokumentumhoz Ellenőrző munkatárs engedélyt kapnak.


Ezt követően nyitható meg a SharePoint felületen az ellenőrzési feladat végrehajtási űrlapja, ahol az ellenőrző felhasználó ellenőrizni tudja a dokumentumot és annak módosításait és vagy elfogadja, vagy elutasítja – ez utóbbi esetben az indoklás mezőben magyarázza – azokat.

 

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 1 - 5. ábra: ellenőrzési folyamat végrehajtása

5. ábra: ellenőrzési feladat végrehajtása

 

A feladat végrehajtása gombra kattintva az ellenőrzési feladatot a felhasználó lezárja. Ekkor az Ellenőrző munkatárs jogosultsága megszűnik.

Elutasítás állapotú feladat lezárás esetén a minőségügyi vezető e-mailértesítést kap az elutasításról az indoklással együtt.

Amennyiben minden ellenőrző személy lezárja a feladatát, az alábbiak történnek:

    1. A dokumentum státusztulajdonsága:
      a. Jóváhagyásra vár, ha senki nem utasította el a módosításokat.
      b. Ellenőrzés elutasítva, ha bárki elutasította a módosításokat. Ekkor a publikálás folyamata véget ér.
  • Az ellenőrző felhasználók a dokumentumhoz Ellenőrző munkatárs engedélyüket elvesztik.

Ha a publikálás folyamata folytatódik (jóváhagyásra vár) a SharePoint alapú minőségügyi dokumentumtár rendszerben, akkor az alábbiak történnek:

  1. A portáljóváhagyók csoportjába tartozó felhasználók feladatot kapnak: Jóváhagyás címmel.
  2. Minden érintett felhasználó e-mailértesítést kap az új feladatáról.
  3. A dokumentum státusz tulajdonsága Jóváhagyásra vár-ra változik.
  4. A jóváhagyó felhasználók a dokumentumhoz Ellenőrző munkatárs engedélyt kapnak.

Ezt követően nyitható meg a jóváhagyási feladat végrehajtása űrlap, ahol a jóváhagyó felhasználó ellenőrizni tudja a SharePoint felületen a dokumentumot és annak módosításait és vagy elfogadja, vagy elutasítja – ez utóbbi esetben az indoklás mezőben magyarázza – azokat.

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 1 - 6. ábra: jóváhagyási feladat végrehajtása

6. ábra: jóváhagyási feladat végrehajtása



A feladat végrehajtása gombra kattintva a jóváhagyó az ellenőrzési feladatot lezárja. Ekkor az Ellenőrző munkatárs jogosultsága megszűnik!

Elutasítás állapotú feladat lezárás esetén a minőségügyi vezető e-mailértesítést kap az elutasításról az indoklással együtt.

Amennyiben minden ellenőrző személy lezárja a feladatát, az alábbiak történnek:

  1. A dokumentum státusztulajdonsága:
    a. Jóváhagyott, ha senki sen utasította el a módosításokat.
    b. Ellenőrzés elutasítva, ha bárki elutasította a módosításokat. Ekkor a publikálás folyamata véget ér.
  2. Az ellenőrző felhasználók a dokumentumhoz Ellenőrző munkatárs engedélyüket elvesztik.
  3. A dokumentum által érintett felhasználók feladatot kapnak Új verzió ismertetése címmel.
  4. Minden érintett felhasználó e-mailértesítést kap az új feladatáról, melyet végre kell hajtania.


A feladat végrehajtása az alábbi űrlap segítségével történik:

 

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 1 - 7. ábra: új verzió ismertetése feladat végrehajtása

7. ábra: új verzió ismertetése feladat végrehajtása

A feladat végrehajtása gombra kattintva az ellenőrzési feladat lezárul. Amennyiben minden érintett felhasználó lezárja a feladatát, akkor a publikálási folyamat véget ér. Amíg a publikálási folyamat nem zárult le, a SharePoint által támogatott rendszerben nem indítható újabb publikálási folyamat!

  

Feladatlista

A SharePoint felületen lévő feladatlista tartalmazza a felhasználók végrehajtandó feladatait:

 

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 1 - 8. ábra: feladatlista

8. ábra: feladatlista

A listában feladatok találhatók. A lista oszlopai:
- Cím: a feladat leírása
- Felelős: a feladat végrehajtásáért felelős felhasználó
- Állapot: a feladat állapota (nem kezdődött el vagy kész)
- Hivatkozás: a hivatkozott dokumentumra vonatkozó link
- Teendő leírása: a módosítási feladat esetén a teendők

  

Szervezeti egység lista

A Szervezeti egység lista tartalmazza a cég szervezeti egységeit és a szervezeti egységekhez tartozó felhasználókat. A SharePoint alapú minőségügyi dokumentumtár rendszerben nyilvántartott dokumentumok szervezeti egységekhez rendelhetők, melyen keresztül az érintett felhasználókhoz is.

 

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 1 - 9. ábra: szervezeti egység lista

9. ábra: szervezeti egység lista


A szervezeti egységeket dokumentumokhoz lehet rendelni. A dokumentumhoz rendelt szervezeti egységek alapján meghatározásra kerül a felhasználók egy csoportja. A publikálási folyamat utolsó lépéseként ez a felhasználói halmaz kapja meg az új verzió ismertetésekor a feladatokat.

  

Módosítási kérelem lista

A SharePoint felületen lévő módosítási kérelem lista tartalmazza a dokumentumokkal kapcsolatos módosítási kérelmeket a kérelem pontos leírásával. A kérelmek rögzítéséről a minőségügyi vezető értesítést kap e-mailben és ő dönt a következő teendőkről.

 

karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 1 - 10. ábra: módosítási kérelem lista

10. ábra: módosítási kérelem lista


A lista oszlopai:

- Tárgya: a kérelem leírása röviden
- Leírás: a kérelem pontos megfogalmazása
- Kérelem típusa: állapotot jellemzi (új kérelem vagy feldolgozva)
- Dokumentum: a hivatkozott dokumentum

  

Felhasználói szerepkörök

Az egyes szerepkörök meghatározzák a SharePoint alapú minőségügyi dokumentumtárban tárolt dokumentumokhoz történő hozzáférés módjait, a folyamatokban való részvételt és annak tulajdonságait.

A rendszer az alábbi szerepköröket különbözteti meg:

- minőségügyi vezető
- ellenőrzők
- jóváhagyók
- felhasználók

Minden, a SharePoint rendszerbe belépési jogosultsággal rendelkező felhasználó egyértelműen egy szerepkörhöz rendelhető hozzá. A felhasználó jogait ez a szerepkör határozza meg.

A minőségügyi vezető az alábbi folyamatokban vesz részt:
- módosítási kérelem esetén értesítést kap
- egy dokumentum módosítása esetén meghatározza az módosító felhasználókat
- dokumentum ellenőrzés elutasításakor értesítést kap
- dokumentum jóváhagyás elutasításakor értesítést kap

Az ellenőrző az alábbi folyamatokban vesz részt:
- ellenőrzési feladat végrehajtása

A jóváhagyó az alábbi folyamatokban vesz részt:
- jóváhagyási feladat végrehajtása

A felhasználó az alábbi folyamatokban vesz részt:
- dokumentum jóváhagyás esetén értesítést kap

  

Jogosultságok

Az egyes szerepkörökhöz tartozó felhasználóknak különböző jogaik vannak. A jogok szerepkörök szerint a következők:

Minőségügyi vezető:
- Minor és major verziók megtekintése
- Módosítási kérelem rögzítése
- Módosítási folyamatban dokumentum és leíró tulajdonságaik módosítása
- Ellenőrző személyek körének módosítása
- Új dokumentum létrehozása

Ellenőrzők:
- Minor és major verziók megtekintése ellenőrzés során
- Módosítási kérelem rögzítése
- Ellenőrzés

Jóváhagyók:
- Minor és major verziók megtekintése
- Módosítási kérelem rögzítése
- Jóváhagyás

Felhasználó:
- Major verziók megtekintése
- Módosítási kérelem rögzítése

Kapcsolat

Gyuró Sándor
Telefon: 30/475-6026
E-mail: gyuro.sandor@karadi.hu

Alapfeladatok a SharePoint alkalmazásban

 

Töltse le a tanulmányt, melyben átfogó képet kap a SharePoint alkalmazás összetevőiről, a listákkal, tárakkal, kijelzőkkel és nézetekkel kapcsolatos műveletvégzési lehetőségekről.

karaDox™

 

Töltse le a tanulmányt, mely teljes körű tájékoztatást nyújt a SharePoint keretrendszerben eddig megvalósított elektronikus dokumentumkezelési és munkafolyamat-irányítási rendszereinkről.

A vállalati irat- és dokumentumkezelés kihívásai

 

Töltse le tanulmányunkat az irat- és dokumentumkezelő rendszerekről, melyben a funkciók és az előnyök részletezése mellett választ kaphat arra is, mire érdemes odafigyelni egy konkrét rendszer kiválasztásakor.

A cookie-k segítenek szolgáltatásaink biztosításában. Szolgáltatásaink igénybe vételével Ön beleegyezik a cookie-k használatába.