karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 2

 

 

karaDox

 

 

A KARÁDI által SharePoint keretben kialakított szoftverrendszer célja a vállalati belső beszerzési igények kezelése.

 

Bejelentkezés

 

A rendszerbe történő bejelentkezés webes felületen, intranet címen keresztül történik, melynek során a felhasználók azonosítására az adott vállalat központi címtára szolgál.

Bejelentkezést követően a SharePoint felület munkaterületének jobb felső sarkában megjelenik az aktuális felhasználó neve, ahol – a Saját beállítások menüpontot választva – a felhasználónak lehetősége van saját adatainak a megtekintésére és módosítására.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 2 - 1. ábra: felhasználói adatok módosítása

1. ábra: felhasználói adatok módosítása

 

Funkciócsoportok

 

A bejelentkezést követő munkaterületen megjelenő hivatkozáspult segítéségével a felhasználó eljuthat egy-egy főbb funkciócsoport kezelését tartalmazó kijelző lapra.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 2 - 2. ábra: hivatkozáspult

2. ábra: hivatkozáspult

 

Igénylések

 

Ezen a kijelző lapon minden olyan funkció elérhető, melyek az aktuális felhasználó igényléseivel kapcsolatosak. Az ezeket megvalósító kijelzők a következők:

   - Új igénylés – új igényfejrész rögzítésére szolgál
   - Igénylés-Fejrész – megjeleníti az aktuális felhasználó igényléseit
   - Kijelölt igénylés tételei – megjeleníti az Igénylés-Fejrész kijelzőben kijelölt igényekhez kapcsolódó igényléstételeket
   - Aktív feladataim – az aktuális felhasználó számára kiosztott, még el nem végzett feladatok listája
   - Helyettesítések – az aktuális felhasználót érintő helyettesítéseket jeleníti meg

 

Beszerzési feladataim

 

Itt érhető el az összes rendszerben tárolt Forgalmi- és Törzsadatokat tároló lista, illetve az aktuális felhasználó számára kiosztott, még aktív beszerzési feladat és az ahhoz kapcsolódó további adatok. A fentieket megvalósító kijelzők a következők:

   - Fontos rovatok navigációs pult – itt érhető el – a rendszergazdák és az adatkarbantartók számára – az összes rendszerben tárolt
                                                           Forgalmi- és Törzsadat
   - Aktív beszerzési feladataim – itt találhatóak az aktuális felhasználó (beszerző) számára kiosztott Beszerzési feladatok, valamint a
                                                      más beszerző által továbbított Beszerzési részfeladatok is
   - Igénylés-Fejrész – a beszerzési feladathoz tartozó igény főbb fejrészadatait tartalmazza
   - Igénylés-Tételek – megjeleníti a kijelölt beszerzési feladathoz tartozó igény tételeit
   - Ajánlatok – a kijelölt beszerzési feladathoz tartozó igényhez rögzített árajánlatokat tartalmazza, valamit itt van mód a kapcsolódó
                         ajánlatok rögzítésére, karbantartására is

 

Ügyintézőnek kiosztandók

 

Ez a kijelző lap tartalmazza azokat a SharePoint rendszerben lévő beszerzési feladatokat, melyek még nem lettek ügyintézőnek kiosztva, illetve ezen a felületen van lehetőség egy vagy több feladatot ügyintézőnek kiosztani.

 

 

Listák és azok kezelése

 

A rendszerben a különböző adatok egy-egy listában tárolódnak, mely listák a különböző kijelzőkben jelennek meg. A listákban található tételek kezeléséhez a kijelzőn található tételsorok első oszlopában, ha egérrel ránavigálunk, megjelenik a tételek kezelésére szolgáló lenyíló menü.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 2 - 3. ábra: lista tételeinek kezelése

3. ábra: lista tételeinek kezelése

 

A menü segítségével elérhetővé válnak az alapvető karbantartási műveletek (pl.: megnyitás, szerkesztés, törlés), valamint további egyedi funkciók (pl.: az Igénylés-Fejrész esetén a Jóváhagyás/Beszerzés munkafolyamat indítása) is.

Bizonyos listáknál, mint például az Igénylés-Fejrész vagy az Igénylés-Tételsor listánál fejrész-tételsor kapcsolat áll fenn. Ezeknél a fej, illetve tétellistákat tartalmazó kijelzők össze vannak kapcsolva, vagyis a tétellistában csak az éppen kijelölt fejrész adatai jelennek meg. Ilyen esetekben az első oszlop előtt megjelenő, kijelölésre szolgáló ikonra kattintva jelölhető ki az adott sor.

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 2 - 4. ábra: Igénylés - Fejrész - fejrész-tételsor kapcsolat

4. ábra: Igénylés-Fejrész - fejrész-tételsor kapcsolat

 

 

Funkciók

 

Igény rögzítése

A SharePoint keretben kialakított beszerzési folyamatkezelő rendszerben új igény rögzítésekor az Igénylések/Új igénylés kijelzőt használva az alábbi tartalomtípusú igények rögzítésére van lehetőség.

   - Anyag - Cikkszámos: karbantartási anyagok, tartalék alkatrészek, gyártási segédanyagok raktárkészletre történő rendelése
   - Anyag - Kis értékű tárgyi eszköz: 10-100 ezer Ft közötti egyedi értékű, vásárolt, 1 évnél tovább  használt eszközök (pl.: bútor,
                                                             hűtő, fényképezőgép)
   - Anyag - Nem raktári anyag: azonnali felhasználásra kerülő, nem raktárkészleten tartott, nem tartalékképzés célját szolgáló anyagok
   - Szolgáltatás - Normál: folyamatos, zavartalan üzemeltetést szolgáló javíttatások, karbantartások, kalibrálások, egyéb szolgáltatások
   - Szolgáltatás - Fordítás, tolmácsolás
   - Beruházás - Csoporton belüli megrendelés 
   - Beruházás - Csoporton kívüli megrendelés: 100 ezer Ft feletti eszköz, berendezés, épület, vagy ezek felújítása, átalakítása, bővítése

A különböző típusú megrendelésekhez kicsit eltérő adattartalommal rendelkező űrlapok jelennek meg. Az űrlap kitöltését, mentését követően az új igénylés fejrésze megjelenik az Igénylés-Fejrész kijelzőben. Itt a megfelelő fejrészsor kijelölését követően lehetőség van tétek rögzítésére vagy a fejrész lenyíló menüjében, vagy a Kijelölt igénylés tételei kijelző Új tétel rögzítése linkjére kattintva.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 2 - 5. ábra: új tétel rögzítése

5. ábra: új tétel rögzítése

 

 

A tételek SharePoint felületen történő rögzítése során meg kell adni az igényelt mennyiséget és annak várható egységárát, továbbá az igény típusától függően esetlegesen további adatokat is. Vannak azonban olyan mezők – pl.: cikkszámos anyag igénylése esetén az egységár -, melyeket a rendszer automatikusan tölt.

A tételek rögzítése során a fejrészben is automatikusan számolódnak az alábbi mezők értékei.

   - Becsült összköltség
     A tételek összesített költségét tartalmazza Ft-ban. Euróban megadott tételek esetén az Árfolyam törzsadat listában rögzített
     árfolyammal kalkulál.
   - Ajánlat összköltség
     A beszerzők által az igényhez rögzített olyan ajánlatok végösszegének összege, amelyet a beszerző kiválasztott beszerzésre
     (Beszerzésre javasolt = igen).
   - Véghatáridő
     A tételeken megadott legkésőbbi határidő.
   - Jóváhagyó
     Cikkszámos anyagigény esetén a szervezeti egységek törzsadat listában meghatározott Cikkszámos anyagjóváhagyó.
     Nem raktári anyag és Szolgáltatás estén a költséghelyek törzsadat-listában definiált értékhatárhoz kötött jóváhagyó
     (Jóváhagyó (1M Ft-ig), Jóváhagyó (10M Ft-ig), Jóváhagyó (100M Ft-ig) mezők).
     Minden más esetben a beruházáskontroller a Jóváhagyás/Beszerzés munkafolyamat részeként megadja/módosíthatja.
   - Felelős
     Ez a mező mindig az a személyt vagy csoportot tartalmazza, akinek az adott igénynél aktuálisan teendője, feladata van. Igény rögzítése
     után ez az igénylő felhasználó, valamely munkafolyamat indítása után (Specifikálás vagy Jóváhagyás/Beszerzés) az a felhasználó,
     akinél éppen az igénnyel kapcsolatos feladat van.

 

 

Igény továbbítása specifikálásra

Ennek a funkciónak a segítségével lehet az igényen a Felkérés specifikálásra munkafolyamatot elindítani. A munkafolyamat pontos ismertetése a Munkafolyamatok címszó alatt található. A munkafolyamat indítására szolgáló lapra egy Igénylés-Fejrész soron, a Felkérés specifikálásra gyorsmenüvel navigálhatunk.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 2 - 6. ábra: felkérés specifikálásra

6. ábra: felkérés specifikálásra

 

 

Igény továbbítása jóváhagyásra, beszerzésre

Ennek a SharePoint által támogatott funkciónak a segítségével lehet az igényen a Jóváhagyás/Beszerzés munkafolyamatot elindítani. A munkafolyamat pontos ismertetése a Munkafolyamatok címszó alatt található. Egy Igénylés‑Fejrész soron, a fentihez hasonlóan, a Jóváhagyás/Beszerzés kérése nevű gyorsmenüvel navigálhatunk a munkafolyamat indítására szolgáló lapra.

 

Beszerzési feladat ügyintézőhöz rendelése

Ennek a funkciónak a segítségével lehet a beszerzőknek kiosztott feladatokat egy adott beszerzési ügyintézőhöz rendelni. A funkció az Ügyintézőnek kiosztandók kijelző lapon érhető el. Itt egy vagy több tétel kijelölése után a Feladat ügyintézőhöz rendelés link megnyomása után a SharePoint felületen behívódik az ügyintéző kiválasztására szolgáló képernyő.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 2 - 7. ábra: ügyintézőhöz rendelés

  7. ábra: ügyintézőhöz rendelés

 

 

Beszerzési tétel más ügyintézőhöz rendelése

A SharePoint által támogatott funkció segítségével saját beszerzési feladathoz tartozó bizonyos tételeket ügyintézésre más beszerzőhöz lehet rendelni. A funkció a Beszerzési feladataim kijelző lapon érhető el, ahol egy vagy több igényléstétel kijelölése után a Kiválasztott tételek más ügyintézőhöz rendelése>> link segítségével megjeleníthető az ügyintéző kiválasztására szolgáló ablak. Mentés után az adott tételeken bejelölődik a kiválasztott ügyintéző, valamint a rendszer a SharePoint felületen egy új beszerzési részfeladatot hoz létre az új ügyintéző számára. A felkért ügyintéző szintén ezen a kijelzőn látja az új részfeladatát, és annak befejezésekor a felkérést kezdeményező ügyintéző erről értesítést kap.

 

Ajánlatok rögzítése

Ezen funkció segítéségével megjeleníthetőek a kijelölt beszerzési feladathoz tartozó igényhez rögzített árajánlatok, valamint lehetőség van kapcsolódó ajánlatok rögzítésére, karbantartására.

 

Munkafolyamatok

 

     I. Jóváhagyás/Beszerzés

 

A SharePoint keretekben megvalósuló beszerzési folyamatkezelő rendszer központi munkafolyamata, melynek állapota az Igénylés állapota és a Teljesítés állapota mezők értéken keresztül nyomon követhető, valamint a munkafolyamat által kiosztott munkafolyamat feladatok megtekinthetők az Igénylés-Fejrész megjelenítő űrlapján.

A SharePoint felületen kezelt munkafolyamat két fő munkafolyamatblokkból áll, a Jóváhagyatásból, és a Teljesítésből. A legtöbb esetben a Jóváhagyatás után indul csak el a Teljesítés blokk, de üzemzavaros prioritású igény esetén mindkét rész elindul párhuzamosan.

 

 

Jóváhagyatás blokk

 

   1.Csak ajánlatkérés
       Ha csak ajánlatkérésről van szó, akkor a jóváhagyatás befejeződik (Igénylés állapota = „Jóváhagyás nem szükséges”).
   2. Ha az igény beruházás, vagy kis értékű tárgyi eszköz, akkor a SharePoint által támogatott rendszer az alábbi folyamatlépéseket 
       párhuzamosan hajtja végre:
       - Beruházás kontroller véleménye
        
A Beruházás kontroller szerepben szereplő felhasználónak egy „Beruházás kontroller véleménye” munkafolyamat feladatot oszt
         ki a rendszer. Ebben a beruházás kontroller pontosíthatja az igénylés bizonyos adatait (ki a jóváhagyó, melyik projekthez tartozik
         az igény stb.), és dönthet annak jóváhagyásáról. Döntésétől függően:
                               i. Jóváhagyja: ilyenkor a folyamat folytatódik.
                               ii. Elutasítja: ilyenkor a folyamat leáll (Igénylés állapota: „Elutasítva (Beruházás kontroller: elutasítás oka)”).
      - Tervezőiroda véleménye
         Ha az igény Beruházás, akkor a beruházás típusától függően a Tervezőirodai gépfelelős vagy a Tervezőirodai épületfelelős szerepben
         lévő felhasználónak oszt ki egy „Tervezőiroda véleménye” munkafolyamat feladatot a rendszer. Ebben a feladat felelőse dönthet az
         igény jóváhagyásáról. Döntésétől függően:
                               i. Jóváhagyja: ilyenkor a folyamat folytatódik.
                               ii. Elutasítja: ilyenkor a folyamat leáll (Igénylés állapota: „Elutasítva (Tervezőiroda)”).
   3. A rendszer megvizsgálja, hogy a Jóváhagyó az igényen meg van-e adva, amennyiben nincs, akkor a munkafolyamat leáll
      (Igénylés állapota: „Jóváhagyó nincs megadva!”).
   4. Jóváhagyó véleménye 
       A következő lépésben az igényhez tartozó Jóváhagyó kap egy „Jóváhagyás kérés” munkafolyamat feladatot, ahol pontosíthatja az
       igényt, és dönthet annak jóváhagyásáról. Döntésétől függően:
                               i. Jóváhagyja: ilyenkor a folyamat folytatódik (Igénylés állapota: „Jóváhagyva”).
                               ii. Elutasítja: ilyenkor a folyamat leáll (Igénylés állapota: „Elutasítva”).
   5. Fordítás/Tolmácsolás pontosítása
       Ha az igény Fordítás/Tolmácsolás, akkor a SharePoint keretek között fejlesztett beszerzési folyamatkezelő rendszer kioszt egy
       „Fordítás/Tolmácsolás pontosítása” munkafolyamat feladatot a Nyelvi kontroller szerepben lévő felhasználónak. Ebben a felelős 
       pontosíthatja az igényt, majd lezárhatja ezt a feladatát (Igénylés állapota: Jóváhagyva, Fordítás/tolmácsolás pontosítva).
   6. CSS véleménye
      
Amennyiben az igény Beruházás, vagy olyan Szolgáltatás, ahol a költségfajtához meg van jelölve, hogy CSS jóváhagyás szükséges,
       akkor a Központi karbantartás szerepben lévő felhasználónak kioszt a rendszer egy „Karbantartás véleménye” nevű munkafolyamat
       feladatot, ahol a felelős dönthet, hogy az igény helyben elvégezhető-e vagy nem. Ezen döntés eredményét eltárolja a rendszer, és a 
       teljesítés blokkban ennek megfelelő feladatlépéseket hajt végre. (Igénylés állapota: „Jóváhagyva, CSS: Helyben elvégezhető”, illetve
       „Jóváhagyva, CSS: Helyben nem elvégezhető”).
   7. Kontrolling véleménye
       Ha az igény Szolgáltatás, és a CSS döntése, hogy helyben nem elvégezhető, akkor a Kontrolling szerepben lévő felhasználónak kioszt
       a rendszer egy „Kontroling véleménye” munkafolyamat feladatot, melyben a felelős pontosíthatja az igény költséghelyét és fajtáját,
       továbbá dönthet annak jóváhagyásáról. Döntésétől függően:
                               i. Jóváhagyja: ilyenkor a folyamat folytatódik (Igénylés állapota: „Jóváhagyva, Kontrolling pontosította”).
                               ii. Elutasítja: ilyenkor a folyamat leáll (Igénylés állapota: „Elutasítva (Kontrolling)”).

 

Teljesítés blokk

Attól függően, hogy korábban a CSS döntése milyen volt (helyben elvégezhető vagy nem, vagy eleve nem volt CSS döntési lépés) a rendszer az alábbi két folyamatlépés egyikét hajtja végre.

   1. Karbantartási feladat
       A Központi karbantartás szerepben lévő felhasználó kap egy „Karbantartási feladat” munkafolyamat feladatot, mely felhívja a figyelmét
       az adott igény teljesítésére. Ha az igényben szereplő munkát/feladatot elvégezte, azt a SharePoint felületen a feladatának a lezárásával
       közölheti az igénylő felé. Ekkor a munkafolyamat lezárul.
   2. Beszerzési feladat 
       Ebben az esetben a rendszer a Beszerzők csoportnak oszt ki egy „Beszerzés” munkafolyamat feladatot. Ez a munkafolyamat feladat
       minden beszerző számára a SharePoint felületen elérhető és igényelhető/kiosztható.
       Ha a feladat egy adott ügyintézőhöz került, akkor ő az ezzel kapcsolatos tevékenységeinek megfelelően módosíthatja a feladata
       állapotát („Állapot mentése” gomb), és a végén lezárhatja a beszerzést egy adott állapotban („Beszerzés lezárása” gomb). A beszerző
       minden ilyen állapotváltása megjelenik az igényen a Teljesítés állapota mezőben. Ha a feladat „Beszerzés elutasítva…” állapotban lett
       befejezve, akkor a munkafolyamat leáll. Ha nem, akkor az alábbi részfolyamattal folytatódik:
             Teljesítés igazolása
             Ha a Teljesítés állapota = „Beszerzés teljesítve”, és az igény típusa Szolgáltatás, Beruházás, vagy kis értékű tárgyi eszköz, akkor
             az igénylő felhasználó, vagy Fordítás/Tolmácsolás estén a Nyelvi kontroller szerep tagja számára a rendszer generál egy
             „Teljesítés igazolása” munkafolyamat feladatot (Teljesítés állapota: „Teljesítésigazolásra vár”). A felelős a feladatban szereplő 
             Rendelésszám link(ek) segítségével, minősítheti egy - vagy több rendelés esetén több - kérdőív kitöltésével az adott beszállítót
             (beszállítókat). A minősítés után a „Teljesítés minősítve” gombbal lezárhatja a feladatot. Ekkor a rendszer az igényhez rendelt
             beszerzőnek küld egy értesítő levelet (Teljesítés állapota: „Teljesítésigazolás rögzítve”) és a SharePoint felületen nyomon követhető
             munkafolyamat lezárul.

 

 

     II. Felkérés specifikálásra

 

Opcionális munkafolyamat.

Csoporton kívüli beruházási igény esetén a SharePoint felületen rögzített igénynél meg lehet adni, hogy szükség van specifikáció mellékelésére (Műszaki specifikáció szükséges mező), és hogy ki az a személy, aki ezt elkészíti (Műszaki specifikációkészítő mező). Ha nem a rögzítő személy az, aki a specifikációt készíti, akkor ennek a munkafolyamatnak a segítségével felkérheti a kívánt dokumentumok elkészítésére/mellékelésére.

Lépései:

   1. A SharePoint felületén történő munkafolyamat elindítása után kioszt a Műszaki specifikációkészítő személynek egy „Felkérés 
       specifikálásra” nevű munkafolyamat feladatot (Igénylés állapota: „Specifikálásra vár”).
   2. A feladat a felelőst felkéri, hogy mellékelje a szükséges dokumentumokat, ha ezzel végzet, akkor lezárja ezt a feladatát.
       Ilyenkor a rendszer beállítja az igényen, hogy a Műszaki specifikáció mellékelve (Igénylés állapota: „Specifikálva”).

 

 

     III. Helyettesítés

 

Kiegészítő munkafolyamat.

A Helyettesítések listában, amikor a SharePoint keretben kialakított beszerzési folyamatkezelő rendszerben keletkezik egy új bejegyzés, akkor automatikusan elindul ez a munkafolyamat.

Lépései:

   1. Várakozik a helyettesítés kezdetéig, majd aktiválja azt. Aktivált helyettesítés esetén minden folyamatban lévő vagy új feladaton,
       amely:
          a. felelőse a helyettesített személy
          b. és a helyettesítésen vagy minden szerep delegálva van vagy olyan nevesített szerep van delegálva, melyhez az adott feladat
              tartozik lecseréli a felelős személyét a helyettesítő személyre, valamint a feladaton megjelöli, hogy melyik helyettesítéshez
              tartozik.
   2. Várakozik a helyettesítés végéig, majd deaktiválja azt. Deaktiváláskor minden, az adott helyettesítéshez kapcsolódó, még be nem
       fejezett feladat felelőse újra a helyettesített személy lesz.

 

 

Értesítések

A felhasználók által a SharePoint felületen végzett munka során a különböző listákon (pl.: Igénylés-Fejrész, Ajánlatok stb.) történő módosításokról sok esetben e-mailértesítést küld a rendszer. Ilyen értékesítések létrehozására a felhasználónak is lehetősége van, amennyiben elnavigál az adott listára és ott kiválasztja a Listaeszközök/Lista/Értesítés menüpontot:

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 2 - 8. ábra: értesítés létrehozása
8. ábra: értesítés létrehozása

 

Automatikusan a rendszer az alábbi esetekben küld értesítőt:

   1. Munkafolyamat feladat létrehozása/módosítása. Ha létrejön egy új munkafolyamat feladat, vagy valaki módosít egy olyan feladatot,
       melynek egy csoport a felelőse (pl.: Beszerzési feladat), akkor az alábbi jellegű értesítő kerül kézbesítése a felelősnek vagy felelősök
       csoportjának.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 2 - 9. ábra: értesítés feladatról
9. ábra: értesítés feladatról

 

Az 1. pontban található link segítségével a feladathoz kapcsolódó elem tekinthető meg a SharePoint felületen, ami általában egy konkrét igénylés, a 3. pontban található link segítségével pedig maga a munkafolyamat feladata nyitható meg és a feladat típusától függően elvégezhető.

   2. Igénylés módosítása. Ha egy felhasználó igénylését valaki más módosítja, akkor a módosításról az alábbi e-mailértesítőt küldi a
       rendszer az igénylőnek.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 2 - 10. ábra: értesítés igénylés módosításáról
10. ábra: értesítés igénylés módosításáról

 

   3. Munkafolyamat-értesítők. A Jóváhagyás/Beszerzés során a folyamat bizonyos lépéseiben a rendszer további értesítő e-maileket küld
       ki, ezek:

 

Címzett Kiküldési esemény Levél tárgya
Igénylő Beruházás kontroller
véleményezte az igényt.
[Igényazonosító] beszerzési igény,
CSS jóváhagyás: [döntés]
Igénylő Jóváhagyó személy
véleményezte az igényt.
[Igényazonosító] beszerzési igény, jóváhagyás: [döntés]
Igény beszerzési felelőse Igénylő személy kitöltötte a teljesítésigazolás kérdőívet, és lezárta ezt a feladatát. [Igényazonosító] beszerzési igény, teljesítés igazolása kitöltve. 

 

   4. Helyettesítés-értesítő. Amikor egy helyettesítés aktiválódik vagy deaktiválódik, akkor a helyettesítő és a helyettesített személyek az
       alábbi formátumú e-mailértesítőt kapják.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 2 - 11. ábra: értesítés helyettesítésről
11. ábra: értesítés helyettesítésről 

 

 

Felhasználói csoportok kezelése

 

A rendszerben a különböző felhasználói jogosultságok, és bizonyos szerepek kezelése SharePoint csoportokon keresztül vannak megvalósítva. Ezeket a csoportokat a Rendszergazdák csoport tagja tudják karbantartani. A rendszerben az alábbi karbantartandó csoportok kerültek kialakításra.

   1. Rendszergazdák - teljes kontrollal rendelkeznek a rendszer felett.
   2. Adatkarbantartók - módosítási joggal rendelkeznek minden törzsadaton.
   3. Látogatók - csak megtekintési joggal rendelkeznek.
   4. Igénylők - igényeket rögzíthetnek, és saját igényeiket karbantarthatják (bizonyos munkafolyamat-fázisokban viszont számukra is zárolt
                      a karbantartás). 
       Minden, a rendszert használó felhasználót legalább ebbe a csoportba fel kell venni!
   5. Beszerzők - a beszerzési feladatokhoz kapcsolódó listákat – pl.: Ajánlatok – tartják karban, valamint elérik a Beszerzési feladatokkal
                         kapcsolatos kijelző lapokat (Beszerzési feladataim, Ügyintézőnek kiosztandók).
   6. Műszaki kapcsolattartók - igénylésen ezen felhasználók közül lehet csak Műszaki kapcsolattartót választani. Speciális jogosultsága
                                            nincs.

Minden további csoport egy-egy szerepet jelöl, mindig csak egy felhasználót tartalmaz. Speciális jogosultsága ezeknek nincs:

   7. Beruházási kontroller
   8. Központi karbantartás
   9. Nyelvi kontroller
   10. Kontrolling
   11. Tervezőirodai gépfelelős
   12. Tervezőirodai épületfelelős

 

Törzsadatok kezelése

 

   Telephely

Telephelyek listája. A szervezeti egységek csoportosítására szolgál, valamint megadható, hogy a cikkszám-törzsben melyik telephelyen milyen sorszámmal kezdődnek az ott használt cikkszámok.

 

   Felhasználási terület

A szervezeti egységek csoportosítására szolgáló lista, mely egy-egy üzemet, gyáregységet tartalmaz.

 

   Szervezeti egységek

A felhasználók, költségfajták, költséghelyek csoportosítására szolgáló lista. További funkciója, hogy a Cikkszámos anyagjóváhagyó mező értéke meghatározza, hogy cikkszámos anyagigény rögzítésekor ki legyen annak jóváhagyó személye.

 

   Költségfajták

A SharePoint felületen rögzített igénylések lehetséges költségfajtáit határozza meg. További funkciója, hogy a CSS jóváhagyás igen/nem típusú mező értéke meghatározza, hogy bizonyos típusú igényléseknél a Jóváhagyás/Beszerzés munkafolyamatba a központi karbantartást is be van-e vonva.

 

   Költséghelyek

A SharePoint felületen rögzített igénylések lehetséges költséghelyeit határozza meg. További funkciója, hogy a Jóváhagyó 1M Ft-ig, 10M Ft-ig, illetve 100 M Ft-ig mező meghatározza, hogy Nem raktári anyag és Szolgáltatás típusú igényléseknél, értékhatártól függően ki legyen a jóváhagyó személye.

 

   Fordítási nyelvek

Fordítás/Tolmácsolás típusú igényléseknél a lehetséges fordítási lehetőségeket meghatározó lista. Emellett itt van meghatározva, hogy az egyes fordítási lehetőségeknek mennyi az oldalankénti becsült egységára (Fordítási egységár mező értéke).

 

   Projektek

A Beruházás típusú igényléseknél a lehetséges projekteket meghatározó lista.

 

   Árfolyamok

A SharePoint keretben kialakított beszerzési folyamatkezelő rendszerben bizonyos helyeken több pénznemben is lehet költségadatokat rögzíteni. Ezen adatok Ft-ra való átszámolása az itt meghatározott árfolyamon történik. Az átszámolás mindig az adatok felvitelekor azonnal megtörténik, tehát a pontos pénznemváltáshoz a rendszernek rendszeresen karbantartott árfolyamra van szüksége.

 

   Felhasználó kiegészítő adatai

A felhasználókhoz tartozhatnak bizonyos kiegészítő adatok, melyek ebben a listában vannak tárolva. Tipikusan ezek új igények rögzítésekor, a felhasználó számára használt alapértelmezések, melyek tárolják a legutoljára használt értékeket.

Alapfeladatok a SharePoint alkalmazásban

 

Töltse le a tanulmányt, melyben átfogó képet kap a SharePoint alkalmazás összetevőiről, a listákkal, tárakkal, kijelzőkkel és nézetekkel kapcsolatos műveletvégzési lehetőségekről.

karaDox™

 

Töltse le a tanulmányt, mely teljes körű tájékoztatást nyújt a SharePoint keretrendszerben eddig megvalósított elektronikus dokumentumkezelési és munkafolyamat-irányítási rendszereinkről.

A vállalati irat- és dokumentumkezelés kihívásai

 

Töltse le tanulmányunkat az irat- és dokumentumkezelő rendszerekről, melyben a funkciók és az előnyök részletezése mellett választ kaphat arra is, mire érdemes odafigyelni egy konkrét rendszer kiválasztásakor.

A cookie-k segítenek szolgáltatásaink biztosításában. Szolgáltatásaink igénybe vételével Ön beleegyezik a cookie-k használatába.