karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1

 

 

karaDox

 

 

A KARÁDI által SharePoint keretrendszerben megvalósított rendszer célja a vállalatok beszerzési folyamatainak informatikai támogatása a beszerzési igény benyújtásától egészen a szállítói szerződések létrejöttéig.

 

Beszerzési igény

A beszerzési folyamat a beszerzési igény SharePoint felületen történő rögzítésével, vagy a vállalatirányítási rendszerbe már berögzített igények automatikus átvételével kezdődik. Az igények rögzítése és a hozzá tartozó tételsorok megadása elektronikus űrlapok segítségével valósul meg.

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 1. ábra: beszerzési igény rögzítése

1. ábra: beszerzési igény rögzítése

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 2. ábra: beszerzendő tételek rögzítése
2. ábra: beszerzendő tételek rögzítése

 

A berögzített vagy a vállalatirányítási rendszerből automatikusan átvett igények és a hozzá kapcsolódó tételsorok az igény státusza szerint kategorizáltan, jól áttekinthető módon kerülnek megjelenítésre a felhasználók számára.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 3. ábra: beszerzési igények áttekintő nézete
3. ábra: beszerzési igények áttekintő nézete

 

Az igények értékhatártól és a beszerzendő tétel típusától függően a beszerzési osztály operatív vagy stratégiai csoportvezetőjéhez kerülnek. A SharePoint alapokon kialakított rendszerben lehetőség van az igényekre jóváhagyatási folyamatot szervezni, amely során a jóváhagyó személyek elektronikus értesítést és feladatot kapnak. Az igényekhez tartozó beszerzendő tételek ügyintézőhöz történő rendelését az arra jogosult csoportvezető vagy osztályvezető személyek végzik el.

Az ügyintézők a hozzájuk rendelt beszerzendő tételeket az alábbi testreszabott nézetben tekinthetik át.

 

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 4. ábra: ügyintézőhöz rendelt beszerzendő tételek

 

4. ábra: ügyintézőhöz rendelt beszerzendő tételek 

 

 

Beszerzési eljárás

Az ügyintézők a SharePoint rendszerben kezelt beszerzési folyamat következő lépéseként Beszerzési eljárást hoznak létre és ezekhez az eljárásokhoz rendelik hozzá a beszerzési igényekhez tartozó beszerzendő tételsorokat. Az eljárás létrehozását egy elektronikus űrlap kitöltésével végzik el, ahol az eljárás típusának kiválasztásán túl további, az ábrán látható paraméterek megadása szükséges.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 5. ábra: beszerzési eljárás létrehozása
5. ábra: beszerzési eljárás létrehozása

 

Az eljárás létrehozása és a beszerzendő tételek eljáráshoz rendelése után az eljárás adatlapján a hozzá tartozó összes információ egy felületen válik áttekinthetővé. Ezen a felületen megjelenítésre kerülnek az eljárásokhoz rendelt igények és tételsorai, az eljárás dokumentumai, az eljáráshoz kapcsolódó folyamatok feladatai, valamint az eljárás során lebonyolított fordulók adatai. 

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 6. ábra: beszerzési eljárás adatlapja
6. ábra: beszerzési eljárás adatlapja

 

Fordulók

 

A SharePoint rendszerben kezelt beszerzési folyamat továbbléptetéséhez az ügyintézőnek az eljárásokban fordulókat kell létrehoznia. Minden eljárásnak legalább egy fordulót tartalmaznia kell, amennyiben az első forduló értékelése után nem kerül a szállító kiválasztásra akkor további fordulók szervezése szükséges. Új forduló létrehozása az alábbi űrlapon a szükséges adatok és felelős személyek megadásával valósítható meg.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 7. ábra: forduló rögzítése
7. ábra: forduló rögzítése

 

Az egyes fordulók adatlapján a fordulóhoz kapcsolódó összes információ egy helyen érhető el. A forduló lebonyolítása három szakaszra tagolódik. Ezek a szakaszok az Ajánlat-felhívási szakasz, az Ajánlattételi szakasz és az Értékelési szakasz.

 

 

Ajánlat-felhívási szakasz

Az Ajánlat-felhívási szakaszban a forduló létrehozásánál megadott felelős személyek felkérést kapnak, hogy a szakterületüknek megfelelő ajánlati felhívási elemeket készítsék el és töltsék fel a SharePoint felületen lévő forduló dokumentumai közé. A Forduló ügyintézőjének meg kell határoznia a fordulóban résztvevő beszállítók listáját, az értékelés felosztását a kereskedelmi és szakmai terület között, ki kell töltenie a pontos értékelő táblát, amely alapján a rendszer majd automatikusan értékeli a beérkezett ajánlatokat, valamint fel kell töltenie az alkalmassági feltételeket. Az Ajánlat-felhívási szakaszhoz tartozó összes információ egy jól áttekinthető felületen válik elérhetővé a forduló ügyintézője és a fordulóhoz kapcsolódó felelős személyek részére.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 8. ábra: forduló adatlapja
8. ábra: forduló adatlapja

 

További részletek erről a felületről:

 

 

 

 

 

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 9. ábra: forduló részletei
9. ábra: forduló részletei

 

Amennyiben ezek az információk mind megadásra kerültek, akkor az ügyintéző egy munkafolyamat elindításával automatikusan Ajánlati felhívást generál a meghívott beszállítók részére. 

Az Ajánlati felhívás generálását követően az ügyintéző jóváhagyási folyamatot indít a SharePoint rendszerben, amely során a forduló felelős bizottsági tagjainak és a beszerzési osztály vezetőjének jóváhagyását követően kerülnek az ajánlati felhívások átadásra a vállalat iktató és postázó rendszere felé, vagy kerülnek kiküldésre - az előre meghatározott módon e-mailben vagy postán - a résztvevő beszállítók felé. Ha szükség van az Ajánlati felhívási dokumentáció kiküldése előtt további felettes vezetői jóváhagyásra, akkor a rendszerben egy erre kialakított munkafolyamat segítségével az ügyintéző további jóváhagyási folyamatokat generálhat.

 

Ajánlattételi szakasz

Ebben a fázisban kerül sor az ajánlatok bontási időpontjának, helyszínének, a bontáson részt vevő személyeknek és a beérkezett ajánlatoknak a SharePoint alapokon nyugvó beszerezési folyamatkezelő rendszerbe történő rögzítésére. A bontás időpontjának és helyszínének meghatározását követően a bontáson részt vevő bizottsági tagok automatikusan elektronikus meghívót kapnak a bontáson való részvételre. A bontás során egy testreszabott űrlap segítségével a rendszerbe rögzítésre kerülnek a beérkezett ajánlatok adatai.

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 10. ábra: bontási adatok rögzítése
10. ábra: bontási adatok rögzítése

 

A bontás után a rendszerből nyomtatásra kerül az automatikusan generálódó bontási jegyzőkönyv, melyet a bizottság tagjai jóváhagynak és aláírnak. Az aláírt jegyzőkönyv szkennelésre kerül, melyet az ügyintéző feltölt a SharePoint rendszerben lévő forduló dokumentumai közé. Az ajánlattételi szakasz minden rögzített a fordulóhoz kapcsolódó információja egy felületen, áttekinthető módon jelenik meg.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 11. ábra: ajánlattételi szakasz információi
11. ábra: ajánlattételi szakasz információi

 

 

Értékelési szakasz

Ebben a szakaszban az ügyintéző és a szakterületi felelősök a korábban értékelő táblázatban meghatározott szempontok szerint értékelik az egyes ajánlatokat, valamint vizsgálják a bekért alkalmasságot igazoló dokumentumokat és ezek részleteit a SharePoint rendszerben kialakított értékelési felületen rögzítik.

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 12. ábra: értékelési szakasz adatlapja
12. ábra: értékelési szakasz adatlapja

 

Az értékelések alapján elkészül az értékelésdokumentum, mely tartalmazza az összes érvényes beérkezett ajánlat pontszámait és a területek megjegyzéseit. Ezt a dokumentumot a szakterület és az ügyintéző aláírásával hitelesíti.

 

Döntés

Az ajánlati forduló lezárása a döntési szakaszban történik. A bizottsági tagok megismerték az ajánlatokat és közösen határozták meg a továbblépési lehetőségeket. Ezt az ügyintéző rögzíti a SharePoint felületen a döntési táblában.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 13. ábra: döntés rögzítése
13. ábra: döntés rögzítése

 

A döntés eredményeként újabb fordulóra kerülhet sor, vagy győztest hirdetnek és lezárják az eljárást.

A döntés jóváhagyatását az ügyintéző egy döntés-jóváhagyási folyamat elindításával végezheti el, mely során az adott eljárásban meghatározott bizottsági tagok elektronikus értesítést és feladatot kapnak, amely elvégzésével tudják a döntést véglegesíteni.

A döntés jóváhagyását követően az ügyintézőnek az eljárás típusától függően Szerződést vagy Megrendelést szükséges a rendszerben generálnia a végleges beszerzési jóváhagyás engedélyeztetéséhez szükséges előterjesztés összeállításához. A Szerződés vagy Megrendelés generálása a SharePoint rendszer felületén az erre készített űrlap kitöltésével történik.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 14. ábra: új szerződés létrehozása
14. ábra: új szerződés létrehozása
 
 
karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 15. ábra: megrendelés generálása 
15. ábra: megrendelés generálása

 

A rendszer lehetőséget biztosít a szerződésekhez egyedi fizetési ütemezés létrehozására és nyilvántartására.

 

 

Előterjesztés

A szerződés vagy megrendelés generálását követően az ügyintézőnek előterjesztés létrehozásával van lehetősége a beszerzési folyamat továbbléptetésére.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 16. ábra: előterjesztés létrehozása
16. ábra: előterjesztés létrehozása

 

A létrehozott előterjesztés minden részlete megjelenik az adott eljárás adatlapján. Az előterjesztés elkészülte után az ügyintézőnek elektronikus munkafolyamatok indításával lehetősége van az előterjesztés véleményeztetésére majd az előterjesztés jóváhagyatására. Ekkor az érintett döntéshozók elektronikus értesítést és feladatot kapnak a SharePoint alapokon kialakított beszerzési folyamatkezelő rendszertől, amely feladatot elvégezve tudják az adott beszerzési eljárást jóváhagyni.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 17. ábra: előterjesztés jóváhagyási feladat űrlapja
17. ábra: előterjesztés jóváhagyási feladat űrlapja

 

Megtakarítás

A rendszer lehetőséget biztosít az egyes beszerzési eljárásokhoz tartozó megtakarítások nyilvántartására, a tervezett és tényleges megtakarítások éves megoszlásának rögzítésére és ellenőrzésére. Ezek adminisztrációját az alábbi űrlap segítségével végezheti el a beszerzési eljárás ügyintézője, valamint az alábbi ábrán látható módon jeleníthető meg az eljáráshoz kapcsolódó megtakarítás.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 18. ábra: megtakarítások rögzítése
18. ábra: megtakarítások rögzítése

 

Szerződéstár

A SharePoint keretrendszerben kialakított szerződéstár biztosítja a beszerzési eljárásokhoz kapcsolódó szerződések nyilvántartását. A rendszer a szerződés státuszától függően különböző nézetekben képes megjeleníteni a nyitott, garanciális, kötbérezendő stb. szerződéseket.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 19. ábra: szerződéstár áttekintő nézete
19. ábra: szerződéstár áttekintő nézete 

 

Új szerződés felvitelére és a szerződéshez kapcsolódó információk megadására egy elektronikus űrlap kitöltésével van lehetősége az ügyintézőnek. (14. ábra)

A létrehozott szerződésekhez fizetési ütemezést határozhatunk meg és automatikus figyelmeztetéseket állíthatunk be az alábbi űrlapok kitöltésével.

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 20. ábra: fizetési ütemezés megadása
20. ábra: fizetési ütemezés megadása
 
 
karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 21. ábra: szerződéshez kapcsolódó figyelmeztetés létrehozása 
21. ábra: szerződéshez kapcsoódó figyelmeztetés létrehozása

 

Beszállítók nyilvántartása és értékelése

A rendszerben szükség van a beszerzési eljárásokba meghívandó beszállítók nyilvántartására és lehetőség van a teljesítményük alapján a beszállítók értékelésére. Új beszállító felvitele az alábbi, SharePoint felületen megjelenő űrlapon történik.

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 22. ábra: új beszállító rögzítése
22. ábra: új beszállító rögzítése

 

A szállítók az elért eredményeik alapján, az alábbi módon kerülnek megjelenítésre a szerződéstár kezdő képernyőjén.

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 23. ábra: beszállítók áttekintő nézete
23. ábra: beszállítók áttekintő nézete 

 

A beszállítók minősítésének számítása egy előre meghatározott logika alapján történik a szakmai, kereskedelmi, pénzügyi és egyéb szempontok szerint elért és nyilvántartott eredményeik alapján. Az minősítés alapját adó értékek megadására csak az adott területek jogosultsággal rendelkező vezetőinek van lehetősége az alábbi űrlap segítségével.

 

karaDox™ Beszerzési folyamatkezelő 1 - 24. ábra: beszállító értékelése űrlap
24 ábra: beszállító értékelése űrlap

 

A beszállítók minősítése az elért pontszámok alapján kerül automatikusan meghatározásra. Ezek alapján a beszállító minősítése lehet „Nem megfelelő”, „Megfelelő”, „Jó”, „Nagyon jó” vagy „Kiváló”. 

Alapfeladatok a SharePoint alkalmazásban

 

Töltse le a tanulmányt, melyben átfogó képet kap a SharePoint alkalmazás összetevőiről, a listákkal, tárakkal, kijelzőkkel és nézetekkel kapcsolatos műveletvégzési lehetőségekről.

karaDox™

 

Töltse le a tanulmányt, mely teljes körű tájékoztatást nyújt a SharePoint keretrendszerben eddig megvalósított elektronikus dokumentumkezelési és munkafolyamat-irányítási rendszereinkről.

A vállalati irat- és dokumentumkezelés kihívásai

 

Töltse le tanulmányunkat az irat- és dokumentumkezelő rendszerekről, melyben a funkciók és az előnyök részletezése mellett választ kaphat arra is, mire érdemes odafigyelni egy konkrét rendszer kiválasztásakor.

A cookie-k segítenek szolgáltatásaink biztosításában. Szolgáltatásaink igénybe vételével Ön beleegyezik a cookie-k használatába.