karaDox™ Projektkezelő 1

 

 

karaDox

 

 

A SharePoint keretrendszer lehetőséget biztosít a projektek kezelésének informatikai támogatására.

A KARÁDI által fejlesztett megoldással egy felületen tekinthetjük át a projekthez kapcsolódó dokumentumokat, feladatokat, mérföldköveket és minden olyan strukturálható információt, amely a projekt megfelelő lebonyolításához szükséges.

A SharePoint alapú projektkezelés lehetőségeit jól mutatja a következő két speciális területre fejlesztett modulunk, amelyek ügyfeleink egyedi igényei alapján kerültek kialakításra.

 

1. Közbeszerzési projektkezelő modul

A közbeszerzési eljárás SharePoint felületen található munkaterülete az alábbi menüszerkezettel rendelkezik:

 

karaDox™ Projektkezelő - 1. ábra: közbeszerzési eljárás munkaterülete

1. ábra: közbeszerzési eljárás munkaterülete

 

 

        Eljárás adatlapja

Ez az adatlap minden projekt esetében egyetlen elemet tartalmaz, mely az alábbi tulajdonságokkal rendelkezik:
 - Ajánlatkérő neve
 - Eljárás neve
 - Eljárás fajtája 
 - Hirdetmény-ellenőrzési díj továbbhárítása (Igen/nem)
 - Dokumentáció ellenértéke
 - Dokumentáció kiadása
 - Dokumentáció formája
 - Dokumentáció kiadásával kapcsolatos további információk
 - Közzétételi kötelezettség
 - Státusz

 

        Megrendelő kapcsolattartói

Mivel egy ajánlatkérő több kapcsolattartóval rendelkezhet, ezért itt a kapcsolattartók adatai – név, intézmény, e-mailcím, telefon, fax, típus – állíthatók be.   

    

        Ajánlattevők/Jelentkezők

A közbeszerzési eljárásban érintett partnerek listáját tartalmazó SharePoint felület, ahol a kapcsolatra vonatkozó adatok – a kérdezőtől kezdve az ajánlati dokumentációt kiváltottan keresztül a nyertest követő ajánlattevőig – is beállíthatóak.       

 

        Mérföldkövek

A projektekhez kapcsolódó „mérföldköveket” tartalmazza feladati lista formájában, melynek tulajdonságai közül a megnevezése egy előre megadott listából választható, időpontja, számlázásra vonatkozó információk megadhatók, illetve további megjegyzések beírhatók a SharePoint felületen. 

 

       Feladatok

A projektekhez kapcsolódó feladatokat tartalmazó lista, mely a munkafolyamatok által generált feladatokat is tartalmazza. A feladat tárgya, felelőse, határideje valamint leírása adható meg.

 

        Dokumentumok

A SharePoint felületen kezelt dokumentumtárban található dokumentumokat az alábbi tulajdonságok jellemzik:
 - dokumentum leírása
 - eljárási szakasz (pl.: részvételi szakasz, kiegészítő tájékoztatások stb.)
 - típus (pl.: hirdetmény, igazoló dokumentum stb.)
 - megjegyzések
 - módosítás dátuma
 - módosító felhasználó
 - verzió
 - verzió megjegyzése

 

 

A közbeszerzési eljárás folyamatai

Minden dokumentum esetében indíthatóak az alábbi, SharePoint rendszer által támogatott munkafolyamatok:

 1. Utalás

 

karaDox™ Projektkezelő - 2. ábra: utalás munkafolyamata

2. ábra: utalás munkafolyamata

 

A folyamat indítása után az irodavezető csoport feladatot kap, hogy utalja a szükséges összeget, ha az nincs megadva, akkor a hivatkozott dokumentum szolgálhat információként. A feladat hivatkozik arra a SharePoint rendszerben tárolt dokumentumra, melyre indítva lett a folyamat.

Amennyiben a folyamat indításakor egy mérföldkő is meg volt adva, akkor létrejön egy másik feladat is az irodavezetőnek, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el.

 

 2. Számlázás

 

karaDox™ Projektkezelő - 3. ábra: számlázás munkafolyamata

3. ábra: számlázás munkafolyamata

 

 

A folyamat indítása után az irodavezető csoport feladatot kap, hogy számlázza a szükséges összeget, ha az nincs megadva, akkor a hivatkozott dokumentum szolgálhat információként. A feladat hivatkozik arra a -SharePoint rendszerben tárolt dokumentumra, melyre indítva lett a folyamat.

Amennyiben a folyamat indításakor egy mérföldkő is meg volt adva, akkor létrejön egy másik feladat is az irodavezetőnek, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el.

 

 3. Részteljesítés

 

karaDox™ Projektkezelő - 4. ábra: részteljesítés munkafolyamata

4. ábra: részteljesítés munkafolyamata



 

A folyamat indítása után az irodavezető csoport feladatot kap, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el. A feladat hivatkozik arra a SharePoint rendszerben található dokumentumra, melyre indítva lett a folyamat.

 

 4. Ajánlattevőknek dokumentum postázás és iktatás

 

karaDox™ Projektkezelő - 5. ábra: ajánlattevőknek dokumentum postázás és iktatás munkafolyamata

 5. ábra: ajánlattevőknek dokumentum postázás és iktatás munkafolyamata

 

 

A folyamat indításakor az irodavezető annyi feladatot kap, amennyi ajánlattevő van a projekt mappában a folyamat indításakor kiválasztott típussal.  A feladat, hogy a dokumentumot postázni kell és egyben iktatni is.

Amennyiben a folyamat indításakor egy mérföldkő is meg volt adva, akkor létrejön egy másik feladat is az irodavezetőnek, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el.

 

 5. Ajánlatkérőnek dokumentum postázás és iktatás

 

karaDox™ Projektkezelő - 6. ábra: ajánlatkérőknek dokumentum postázás és iktatás munkafolyamata

6. ábra: ajánlatkérőnek dokumentum postázás és iktatás munkafolyamata

 

 

A SharePoint felületről induló folyamat indításakor az irodavezető feladatot kap, hogy a dokumentumot postázni kell és egyben iktatni is az megrendelőnek.

Amennyiben a folyamat indításakor egy mérföldkő is meg volt adva, akkor létrejön egy másik feladat is az irodavezetőnek, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el.

 

2. Önkormányzati projektkezelő modul

Az önkormányzati projekt SharePoint felületen található munkaterülete a következő menüszerkezettel rendelkezik:

 

karaDox™ Projektkezelő - 7. ábra: önkormányzati projekt munkaterülete

7. ábra: önkormányzati projekt munkaterülete

 

 

        Projekt adatlapja

A projekt adatlapja tartalmazza a megrendelő és a partner tanácsadó cég nevét. 

 

       Kapcsolattartók

Egy projekttel kapcsolatban a megrendelő több kapcsolattartóval rendelkezhet. Ebben a SharePoint rendszerben tárolt listában a kapcsolattartók adatai – név, intézmény, e-mailcím, telefon, fax, típus – adhatóak meg. 

 

       Mérföldkövek

A projektekhez kapcsolódó „mérföldköveket” tartalmazza feladati lista formájában, melynek tulajdonságai – megnevezés, időpont, felelős, státusz – megadhatók, illetve további megjegyzések beírhatók a SharePoint felületre. 

 

       Önkormányzati projekt feladatai

A projektekhez kapcsolódó feladatokat tartalmazó lista, ahol a feladat tárgya, felelőse, határideje, státusza, leírása valamint a kapcsolódó felettes feladata adható meg. 

 

        Termék dokumentumai 

 

        Belső dokumentumok

 

        Megrendelő által átadott dokumentumok

 

        Projekt dokumentumok

A fenti SharePoint rendszerben lévő dokumentumtárakban – termék, belső, megrendelő által átadott, projekt – található dokumentumokat az alábbi tulajdonságok jellemzik:
 - dokumentum leírása
 - típusa
 - megjegyzések
 - módosítás dátuma
 - módosító felhasználó
 - verzió
 - verzió megjegyzése

Alapfeladatok a SharePoint alkalmazásban

 

Töltse le a tanulmányt, melyben átfogó képet kap a SharePoint alkalmazás összetevőiről, a listákkal, tárakkal, kijelzőkkel és nézetekkel kapcsolatos műveletvégzési lehetőségekről.

karaDox™

 

Töltse le a tanulmányt, mely teljes körű tájékoztatást nyújt a SharePoint keretrendszerben eddig megvalósított elektronikus dokumentumkezelési és munkafolyamat-irányítási rendszereinkről.

A vállalati irat- és dokumentumkezelés kihívásai

 

Töltse le tanulmányunkat az irat- és dokumentumkezelő rendszerekről, melyben a funkciók és az előnyök részletezése mellett választ kaphat arra is, mire érdemes odafigyelni egy konkrét rendszer kiválasztásakor.

A cookie-k segítenek szolgáltatásaink biztosításában. Szolgáltatásaink igénybe vételével Ön beleegyezik a cookie-k használatába.