Feladatkezelő

 

 

karaDox

 

 

A SharePoint alapú karaDox™ Feladatkezelő rendszer webes böngésző segítségével érhető el. A feladatkezelő menüszerkezetében a következő listák közötti navigálásra van lehetőség:

 

 - Dokumentumok – a cég megosztott dokumentumai

 - Szervezet – a cég szervezeteinek adatai

 - Helyettesítés – melyik munkatársat mikor ki helyettesíti

 - Közös feladatok – maguk a feladatok, amelyek kioszthatóak vagy további részfeladatokra bonthatóak

 - Munkafolyamat feladatok – a munkafolyamatok által kiosztott feladatok

 

 

A fentiekben részletezett menüszerkezet a rendszer kezdőoldalát megnyitva az alábbiak szerint jelenik meg:

 

 

karaDox™ Feladatkezelő - 1. ábra: nyitólap
1. ábra: nyitólap

 

 

1. Hierarchikus feladatkezelés

 

 

A Közös feladatok menüpont alatt felvihetők azok a feladatok, amelyek kioszthatóak vagy további részfeladatokra bonthatóak.

 

Alapban a SharePoint alapokon fejlesztett karaDox™ Feladatkezelő rendszer csak annak a szervezetnek a tagjainak enged kiosztani feladatot, amelyiknek a rögzítő tagja, vagy a hierarchiában a szervezet alatta helyezkedik el. Amennyiben ez a felhasználó tagja a Kiemelt igénylők csoportnak, akkor más csoport szervezetnek is oszthat ki feladatot.

 

 

Új közös feladat felvitele

 

Az új közös feladat felvitele a következő űrlap segítségével történik a SharePoint felületére:

 

 

karaDox™ Feladatkezelő - 2. ábra: új közös feladat felvitele űrlap
2. ábra: új közös feladat felvitele űrlap

 

A lista a következő mezőket tartalmazza:

 

 - Cím (egysoros szöveg) – a feladat rövid, egysoros megnevezése

 - Felelős (felhasználó) – az a személy, aki a feladat elvégzéséért felelős

 - Leírás (többsoros szöveg) – a feladat hosszabb leírása, megjegyzése. Amennyiben részfeladatról van szó és üresen marad, akkor a rendszer automatikusan kitölti a kapcsolódó feladat leírásával.

 - Kezdési időpont (dátum) – a feladat kezdetének időpontja

 - Határidő (dátum) – amennyiben részfeladatról van szó, és üresen marad felvitelkor, akkor a rendszer automatikusan kitölti a kapcsolódó feladat határidejével, amennyiben pedig nagyobb határidő lett megadva a kapcsolódó feladat határidejénél, akkor a rendszer mentéskor átírja a kapcsolódó feladat határidejére

 - Állapot (lista: Nem kezdődött el, Folyamatban, Kész, Valaki másra vár, Elhalasztva) – a feladat pillanatnyi állapota

 - Prioritás (lista: Nem sürgős, Átlagos, Sürgős)

 - % kész (szám) – a feladat elvégzése hány %-on áll.

 - Igénylő (felhasználó) - az a személy, aki a feladatot igényelte. Amennyiben felvitelkor ez a SharePoint felületén üresen marad, akkor a rendszer kitölti a feladat létrehozójával.

 - Felelős szervezet (választó lista a szervezetekből) - a feladat mely szervezethez tartozik. A rendszer automatikus tölti a felelős szervezete alapján.

 - Helyettesített felelős (felhasználó) – a rendszer automatikusan tölti. Abban az esetben, ha a felelős az adott időben helyettesítve van, akkor a helyettesítésnél megadott helyettesítő kerül a felelős mezőbe, és ebbe a mezőbe az eredetileg megjelölt felelős kerül.

 - Kapcsolódó feladat (választható lista a feladatokból) – részfeladat létrehozásakor automatikusan töltődik ki a szülő feladattal

 - Összes ráfordítás (óra) (szám) – a SharePoint alapokon fejlesztett feladatkezelő rendszer automatikusan tölti, a felvitt ráfordítás (óra) összegét mindig hozzáadja

 - Ráfordítás (óra) (szám) – a feladattal éppen eltöltött idő órában megadva

 - Létrehozva (dátum) – a feladat létrehozásának dátuma. A rendszer automatikusan tölti létrehozáskor.

 

 

Új részfeladat felvitele

 

A SharePoint keretrendszerben fejlesztett karaDox™ Feladatkezelő rendszerben minden feladatból van lehetőség új részfeladat létrehozására. A keletkező új részfeladaton automatikusan kitöltődik az eredeti feladatra mutató kapcsolódó feladat mező, valamint az eredeti feladatról átkerülnek a Leírás és Határidő mezők értékei, amennyiben ezek felvitelkor üresen maradnak. Ha viszont a határidőnél nagyobb lett megadva a kapcsolódó feladat határidejénél, akkor a rendszer mentéskor átírja a kapcsolódó feladat határidejére.

 

A részfeladat felvitelekor a feladatkezelő listás nézetéből kiválasztásra kerül, melyik feladathoz kívánják hozzárendelni a részfeladatot. Ezt követően a SharePoint felületen a feladatok adatinak megtekintésekor megjelenő űrlap alján található Új részfeladat menü választásával a folyamat elvégezhető.

 

 

karaDox™ Feladatkezelő - 3. ábra: feladathoz kapcsolódó részfeladatok

3. ábra: feladathoz kapcsolódó részfeladatok 

 

 

A rendszer által küldött automatikus értesítések

 

A SharePoint keretrendszerben fejlesztett karaDox™ Feladatkezelő rendszer lehetőséget biztosít automatikus e-mail küldésére a felelősnek és az igénylőnek. A rendszer által küldött automatikus értesítések az alábbiak lehetnek:

 

 - e-mail küldése feladat hozzárendelésekor a felelősnek – a rendszer automatikusan, e-mail formájában értesíti a felelőst, amikor a feladat kiosztásra kerül

 - e-mail küldése feladat hozzárendelésekor az igénylőnek – a rendszer automatikusan, e-mail formájában értesíti az igényelőt a feladat kiosztásáról, amennyiben nem ő hozta létre a feladatot

 - e-mail küldése feladat státuszának változásáról az igénylőnek – a rendszer automatikusan, e-mail formájában értesíti az igénylőt, amikor a feladat állapota megváltozik

 

Az automatikus e-mailértesítést az alábbinak megfelelően kapja meg például a felelős:

 

 

karaDox™ Feladatkezelő - 4. ábra: automatikus e-mailértesítés

4. ábra: automatikus e-mailértesítés

 

 

 2. Szervezet

 

A SharePoint keretrendszerben fejlesztett feladatkezelő rendszerben lehetőség van a szervezeti hierarchia leképezésére, ami azért fontos, mert a feladatok is e szerint a hierarchia szerint kerülnek rendezésre.

 

A vállalat szervezeti hierarchiája a Szervezet menüpont alatt (Szervezet – Új elem) vihető fel.

 

Új szervezet felvitele

 

 

karaDox™ Feladatkezelő - 5. ábra: új szervezet felvitele űrlap

5. ábra: új szervezet felvitele űrlap 

 

 

A fent megjelenő űrlapon a következő adatok megadása szükséges:

 

 - a szervezet neve

 - a szervezet osztályvezetője

 - a szervezetbe tartozó személyek, tagok listája

 - a kapcsolódó szervet (a szervezeti hierarchiában felette lévő szervezet)

 

A személyek kiválasztása minden esetben a felhasználókat tartalmazó lista segítségével történik. Amennyiben egy felhasználó már tagja egy szervezetnek, és egy másikhoz szándékozunk felvinni ismételten, akkor a rendszer automatikus figyelmeztetéssel jelez.

 

 

 3. Helyettesítés

 

A SharePoint keretrendszerben fejlesztett karaDox™ Feladatkezelő rendszerben lehetőség van helyettesítő személyek meghatározására, adott időintervallumra, ami a vállalat zökkenőmentes működését nagymértékben támogatja.

 

A helyettesítések beállítására az alábbi űrlap kitöltésével van lehetőség:

 

 

karaDox™ Feladatkezelő - 6. ábra: új helyettesítés felvitele űrlap

6. ábra: új helyettesítés felvitele űrlap

 

Az űrlap listája a következő mezőket tartalmazza:

 

 - Oka (szöveg) - miért van szükség a helyettesítésre

 - Kezdete (dátum)

 - Befejezése (dátum)

 - Igénylő (felhasználó) – a tételt rögzítő felhasználó. Ez a mező nem látható, a rendszer automatikusan tölti a belépett felhasználó alapján

 - Helyettesítő (felhasználó) – ki fogja helyettesíteni a megadott időszakban – a rendszer erről a helyettesítőt automatikusan értesíti

 - Egész napos esemény. Ha ez kerül bejelölésre, akkor a kezdete és befejezése mezőnél nem kell beállítani az időt. Ilyenkor 0-24h lesz beállítva.

Alapfeladatok a SharePoint alkalmazásban

 

Töltse le a tanulmányt, melyben átfogó képet kap a SharePoint alkalmazás összetevőiről, a listákkal, tárakkal, kijelzőkkel és nézetekkel kapcsolatos műveletvégzési lehetőségekről.

karaDox™

 

Töltse le a tanulmányt, mely teljes körű tájékoztatást nyújt a SharePoint keretrendszerben eddig megvalósított elektronikus dokumentumkezelési és munkafolyamat-irányítási rendszereinkről.

A vállalati irat- és dokumentumkezelés kihívásai

 

Töltse le tanulmányunkat az irat- és dokumentumkezelő rendszerekről, melyben a funkciók és az előnyök részletezése mellett választ kaphat arra is, mire érdemes odafigyelni egy konkrét rendszer kiválasztásakor.

A cookie-k segítenek szolgáltatásaink biztosításában. Szolgáltatásaink igénybe vételével Ön beleegyezik a cookie-k használatába.