karaDox™ Iktató és iratkezelő 4

 

 

karaDox

 

 

A KARÁDI által SharePoint alapokon kialakított iktató és iratkezelő rendszer a bejövő és kimenő iratok, valamint a folyamataikhoz kapcsolódó funkcionalitást valósítja meg.

 

Az iktatás szereplői és feladataik

  • Iktató - A beérkező, valamint a kimenő iktatást végző személy.

  • Felelős - Megkapja a feladatot és eldöntheti, hogy felelőse-e a feladatnak, ha nem, akkor visszaadja a feladatot, hogy az iktatást végző újra szignálhassa azt a valós felelősnek. Amennyiben felelőse a feladatnak, elvégzi a szükséges műveleteket.

 

 

A modul felépítése

A SharePoint alapú rendszer kezdőlapjának felső részén találhatóak a fő navigációs részek, ahol az Iratkezelő linkre kattintva érhető el a bejövő és a kimenő iratok kezelésére szolgáló iratkezelő modul. A baloldali navigációs sávból érhetőek el az iratkezelés szempontjából fontos funkciók, a képernyő középső részén pedig az aktuális oldal munkaterülete, a bejelentkezett felhasználóhoz tartozó tartalmak jelennek meg.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 1. ábra: iratkezelő oldal főbb elemei

1. ábra: iratkezelő oldal főbb elemei

 

A fenti ábra bal oldalán láthatóak a bejövő és a kimenő iktatással kapcsolatos felületek, nézetek.

A Nyitott feladataim listában az aktuális felhasználó feladatai jelennek meg, ahonnét elérhetők a feladatok és a feladathoz kapcsolódó elemek is.

Az Általam kiosztott feladatok listában az aktuális felhasználó által kiosztott feladatok jelennek meg.

A Nyitott iktatásaim listában az aktuális felhasználó által iktatott Rögzítve státuszú iratok láthatóak.

 

 

 

Bejövő iktatások kezelése

A beérkező iratok rögzítésére szolgáló SharePoint alapú felület tartalmazza az Iktatósort, az Iktatókönyv listát valamint különböző iktatási lehetőségeket biztosít az iktatást végző személy számára.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 2. ábra: bejövő iktatások kezelése

2. ábra: bejövő iktatások kezelése

 

Új elem hozzáadása

Az Iktatósorban található Dokumentum hozzáadása gomb segítségével van lehetőség új elemek feltöltésére a SharePoint alapú rendszer felületére, melyeket a felhasználó a számítógépéről a Tallózás gombbal tud kiválasztani.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 3. ábra: dokumentum hozzáadása felület

3. ábra: dokumentum hozzáadása felület

 

A Létező fájlok felülírása jelölőnégyzet segítségével lehetőség van az Iktatósorban korábban rögzített, más úton nem módosítható (pl.: .PDF, illetve kép) fájlok frissítésére, felülírására. Ilyenkor a már rögzített fájl nevével azonos tartalmat kell megjelölni feltöltésre, majd a sikeres feltöltés után a SharePoint alapú rendszer automatikusan lecseréli a régi állományt az újonnan feltöltöttre.

Az iktatósorba feltöltött állományok tartalma bármikor megtekinthető és típustól függően esetlegesen szerkeszthető.

A feltöltést követően az elem megjelenik a SharePoint alapú iktató és iratkezelő rendszer Iktatósorában, és a mellette látható Iktatás indítása gombbal kezdeményezhető az iktatás, melyben a most rögzített elem automatikusan mellékletként állítódik be.

Az Iktatókönyvlistában szerepelnek – státuszuk, típusuk szerint csoportosítva – az aktuális felhasználó által már iktatott iratok. Új bejövő iktatás a lista alatt szereplő Új elem hozzáadása gomb segítségével hozható létre.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 4. ábra: új bejövő iktatás rögzítése

4. ábra: új bejövő iktatás rögzítése

 

 

Ezen a felületen a szükséges adatok megadása után az iktatás a Mentés gombbal rögzíthető.

Miután megtörténik az iktatás, az új irat státusza Rögzítve lesz, illetve megjelenik az Iktatókönyv, valamint a Nyitott iktatásaim listában. Itt az irat iktatószámára kattintva érhető el annak részletes adatlapja a SharePoint felületén.

Ez a részletes adatlap nézet elérhető továbbá az irat iktatószáma mellett szereplő apró nyílra kattintva megjelenő legördülő listából, valamint a szalagmenüből, az Elem megtekintése gomb segítségével.

 

Az irat tulajdonságainak szerkesztése

Az irat tulajdonságai a szalagmenü Elem szerkesztése gombjával módosíthatóak.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 5. ábra: elem szerkesztése a szalagmenüben

5. ábra: elem szerkesztése a szalagmenüben

 

 

Előirat kapcsolása az irathoz

Az iktatott irathoz a fenti ábrán szereplő Előiratok kapcsolása gomb segítségével előirat is kapcsolható.

Az ezt követően a SharePoint felületén megjelenő ablakban a szűrési lehetőségek segítségével (Iktatószám, Nem régebbi mint(nap), Egyező partner) választható ki a hozzákapcsolni kívánt irat, mely a jelelő négyzet segítségével kijelölhető, majd pedig az Összekapcsolás gombbal létrehozható a kapcsolat.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 6. ábra: előirat kapcsolása

6. ábra: előirat kapcsolása

 

Ilyenkor a kiválasztott irat lesz az eredeti irat előirata, ugyanakkor ez a folyamat a kiválasztott irathoz automatikusan utóiratként rendeli azt az iratot, melyről az összekapcsolást kezdeményezték.

Az elő- illetve utóirat kapcsolat megszüntethető az érintett irat részletes tulajdonságait megjelenítő felületen, a Kapcsolat törlése gomb segítségével. A sikeres törlésről a SharePoint alapú iktató és iratkezelő rendszer üzenetben értesíti a törlést kezdeményező felhasználót.

 

Az irat szignálása

Az irat iktatója az 5. ábrán látható szalagmenü Szignálás gombja segítségével szignálhatja az iratot egy adott személynek.

A folyamat indításakor meg kell adni azt a személyt, akinek az iktató szignálja az iratot és rögzíteni lehet az irattal végezendő teendőket. A szignálás az Indítás/Start gombbal indítható. Ezután a sikeres indításról egy felugró ablak értesíti a felhasználót a SharePoint felületén.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 7. ábra: szignálási folyamat indítása

7. ábra: szignálási folyamat indítása

 

A felhasználó, akinek az iratot kiszignálták az iratkezelő kezdőoldalán, a Nyitott feladataim listában látható értesítést kap a szignálásról.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 8. ábra: értesítés szignálásról

8. ábra: értesítés szignálásról

 

A feladat nevére kattintva megnyitható a feladat elvégzéséhez szükséges ablak. A feladat neve mellett érhető el a szignálás tárgyát képező irat.

A megnyíló adatlapon megtekinthető a szignálás feladat néhány adata, a Kapcsolódó iktatás mezőben szerepel a szignált irat iktatószáma, erre kattintva elérhető annak részletes adatlapja. A szignálási feladat befejezése az Elem szerkesztése gomb segítségével történik.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 9. ábra: szignálási feladat adatlapja

9. ábra: szignálási feladat adatlapja

 

A feladat végrehajtására szolgáló SharePointos felületen a felhasználó jelölőnégyzetek segítségével dönthet, hogy átveszi az iratot, vagy vissza adja a feladatot, illetve megjegyzést fűzhet döntéséhez. Ezek után a Feladat végrehajtása gombbal zárható le a folyamat. Az irat státusza (sikeres átvétel esetén) Lezárvára módosul. Szignálás feladatot csak rögzített státuszú irat esetében lehet indítani.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 10. ábra: szignálási feladat végrehajtása

10. ábra: szignálási feladat végrehajtása

 

 

Szignálókönyv

A szignálókönyv olyan esetekben hasznos a SharePoint alapú iktató és iratkezelő rendszer felhasználói számára, amikor az irat iktatója nem tudja eldönteni egyértelműen, hogy melyik felhasználóhoz tartozzon az iktatás, így nem tudja specifikusan személynek szignálni azt.

Ekkor a szignálási felületen nem kell kitölteni a Személy mezőt, azt mellőzve is el lehet indítani a szignálást. Ilyenkor az irat státusza továbbra is Rögzítve állapotban marad, de egyéb attribútumainak változása miatt megjelenik a szignálókönyv szűrt nézetében. Az itt szereplő iratokat az erre jogosult személy tudja megnyitni, majd a megfelelő személynek szignálni, illetve lehetősége van szignálás nélküli lezárásra is.

 

 

Az irat lezárása

Amennyiben az iktató nem kívánja az iratot szignálni külön felelősnek, ő is lezárhatja azt. A lezárási folyamat indítása csak rögzített státuszú iraton kezdeményezhető a SharePointos iktató és iratkezelő rendszer szalagmenüjében található Lezárás gomb segítségével, majd az ezt követően megjelenő ablakban lehet ténylegesen elindítani a lezárást az Indítás gomb segítségével.

Az indítás után a folyamat elindulásáról, majd befejeztéről rendszerüzenet értesíti a felhasználót. Ezután az irat státusza Lezárt lesz.

 

Az irattal kapcsolatos teendők kiosztása

A SharePoint alapú iktató és iratkezelő rendszer lehetőséget biztosít az iktatott iratokkal kapcsolatos különböző teendők készítésére. Ehhez az 5. ábrán látható szalagmenü Teendő gombjára kell kattintani.

A folyamat indításakor a szignáláshoz hasonlóan meg kell adni azt a felhasználót, akinek a teendőt ki kívánják osztani, illetve a beviteli mezőben részletesen ismertetni lehet az elvégzendő feladatot.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 11. ábra: teendő hozzárendelése

11. ábra: teendők hozzárendelése

 

A kiosztott teendő érkezéséről a felhasználó a szignáláshoz hasonlóan értesítést kap a főoldalon, ahol megtekintheti az előzőkben megadott Teendők üzenetet. A meghatározott feladatok elvégzése után ugyanezen az értesítőn keresztül jelezhető a feladat elvégzése annak kiosztója felé.

 

Irat kölcsönzése

A SharePoint alapú iktató és iratkezelő rendszer szalagmenüjének Kölcsönzés gombjára kattintva indítható a folyamat abban az esetben, ha meg van adva az iratot megőrző személy. Ez esetben az iratot megőrző személy kap egy feladatot, melyet a feladatok listában Kölcsönzés jóváhagyatása néven jelenik meg. Az elem megőrzője a folyamat nevére kattintva dönthet a kölcsönzésről, mely lehet Visszaadás, Elutasítás, Jóváhagyás.  Amíg nem hoz döntést, a kikölcsönző felhasználónál nem jelenik meg feladat.

Ha a jóváhagyás megtörtént, a megőrző személy Kölcsönzőnek irat átadása feladatot kap, melyet a feladatok listában Kölcsönzőnek irat átadása néven talál.  Ha az irat átadásra került, akkor a Folyamat végrehajtása gombbal lezárható a feladat.

Ezután a Kölcsönző egy irat visszahozva feladatot kap. Miután ez a feladat befejeződött a megőrző egy újabb feladatot kap Irat visszatétele néven. A feladat nevére kattintva kezdető el az irat visszatételének a feladata.

Amennyiben az irat vissza lett téve, akkor a Feladat végrehajtása gombbal jelezhető ez. Ha ez a feladat is befejeződött, akkor a kikölcsönzés véget ért.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 12. ábra: kölcsönzéshez kapcsolódó feladatok

12. ábra: kölcsönzéshez kapcsolódó feladatok

 

 

Kérem az eredetit

A Kérem az eredetit gomb segítségével az iratot megtekintő felhasználó egy már lezárt irat eredeti példányát kérheti el annak megőrzőjétől. A folyamat csak abban az esetben indítható, ha meg van adva az iratot megőrző személy.

A folyamat indításakor az irat megőrzője egy Jóváhagyás kérése eredeti dokumentum átvételére feladatot kap, melyben megtekinthető, hogy ki igényli az eredeti iratot, döntés hozható a kikérésről, melyek lehetnek Visszaadás/Elutasítás/Jóváhagyás, valamint megjegyzés fűzhető a döntéséhez.

Ezután a dokumentum megőrzője eredeti dokumentum átadása című feladatot kap. A SharePoint felületen a feladat nevére kattintva megtekinthetők a feladat tulajdonságai, majd az Elem szerkesztése gombra megjelenő felületen rögzíthető az átadás ténye.

Ezt követően az irat igénylője kap feladatot Eredeti dokumentum átvétele címmel. Ezen feladat végrehajtása után a Kérem az eredetit folyamat befejeződik, az irat új megőrzője az azt igénylő felhasználó lesz.

 

Irat rontottá tétele

A szalagmenüben szereplő Rontott gomb segítségével egy rögzített irat státuszát töröltre lehet módosítani. Amennyiben a rontottá tételt a felhasználó később vissza szeretné vonni, a törölt státuszban lévő dokumentumon a Rontott gomb ismételt megnyomása, valamint a folyamat lefuttatása után a dokumentum státusza visszaáll rögzítettre.

A Rontott folyamat indítását a SharePoint alapokon fejlesztett iktató és iratkezelő rendszer az irat státuszától függően megakadályozhatja, így például lezárt iraton nem lehet indítani a folyamatot.

 

Válasz

A szalagmenü Válasz gombjának segítségével lehetőség van egy bejövő irányú iratra kimenő válasziktatást létrehozni. Az így megjelenő kimenő irányú irat átveszi az eredeti dokumentum Cég, Telephely, Partner, Tárgy mezőiben szereplő adatokat. A válasziktatás Megjegyzés mezőjében megjelenik a bejövő iraton szereplő partner neve, a bejövő irat iktatószáma, valamint a „válasz" szöveg, mely kombinációból könnyen azonosítható, hogy az adott iktatás milyen célból jött létre.

A hiányzó adatok megadása után a mentés gombra kattintva létrejön az iktatás Rögzítve státuszban.

A válaszként létrejövő kimenő irat az eredeti irattal elő-, utóirat kapcsolatban állítódik be, mely kapcsolat lényege, hogy az eredeti irat a válasz irat előirat mezőjében, a válasz irat pedig az eredeti irat utóirat mezőjében kerül rögzítésre.

 

 

Kimenő iktatások kezelése

 

A kimenő iratok iktatására szolgáló felületet a SharePoint alapú iktató és iratkezelő rendszer Kimenő iktatások kezelése linkjére kattintva érhető el.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 13. ábra: kimenő iktatások kezelése

13. ábra: kimenő iktatások kezelése

 

Itt a kimenő iratok rögzítésére a Kimenő iktatósor, valamint az Iktatókönyv áll a felhasználó rendelkezésére. Az iktatósor egyben egy dokumentumtár is, melyből a feltöltött elemeken keresztül történik az iktatás a Bejövő iktatások kezelése/Új elem hozzáadása fejezetben leírtaknak megfelelően.

 

Nem postai úton továbbítandó kimenő irattal végezhető műveletek

Az olyan iratok esetében (pl.: e-mail), melyeket típusukból adódóan nem postai úton kell eljuttatni a címzetthez, a SharePoint alapú iktató és iratkezelő rendszer automatikusan letiltja a postai továbbításhoz tartó műveleteket.

Az ilyen iratok a rögzítésük után szerkeszthetőek, teendők oszthatóak ki velük kapcsolatban vagy törölté tehetőek. Miután az összes kívánt művelet el lett végezve, az irat lezárható.

 

Postai úton továbbítandó kimenő irattal végezhető műveletek

A kimenő iktatás rögzítése után ezeken az iratokon is elvégezhetőek az Elem szerkesztése, a Teendő, és a Rontott folyamatok, de itt megjelenik két új folyamat is, a Postázandó és a Borítékba folyamatok.

A szalagmenü Postázandó gombjára történő kattintással megjelenő ablakból indítható a folyamat, mely miután befejeződött, megváltoztatja az irat státuszát „postázásra vár”-ra, ahonnét már indítható a Borítékba folyamat.

A Borítékba gombra történő kattintással lehetőség van az irathoz tartozó boríték létrehozására, illetve az iratot már létező borítékba is itt lehet belehelyezni, amennyiben a boríték és az irat postázásra vonatkozó tulajdonságai (Cég,Telephely,Partner) megegyeznek.

Már meglévő borítékba történő helyezéshez a felsorolásban ki kell választani a megfelelő borítékot, majd a mellette látható jelölőnégyzettel kijelölni azt, végezetül pedig a Borítékba gombra kell kattintani. Új boríték létrehozása pedig az Új gomb segítségével indítható. Ekkor a SharePoint alapú iktató és iratkezelő rendszer automatikusan bele is helyezi az iratot az imént létrejött borítékba.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 14. ábra: borítékba helyezés

14. ábra: borítékba helyezés

 

Borítékba helyezést követően a kimenő irat Cég, Telephely, Partner mezői írásvédetté válnak a későbbi módosításból következő ütközések elkerülése végett.

 

A SharePoint alapú iktató és iratkezelő rendszer lehetőséget biztosít a már borítékolt iratok borítékból történő eltávolítására, illetve új borítékba történő helyezésére.

  1. Az irat áthelyezése egy másik borítékba, a Borítékba gomb segítségével

Amennyiben az irathoz tartozó borítékon változtatni kíván a felhasználó (nem annak szerkesztésével), a már borítékba helyezett irat adatlapján újra a Borítékba gombot kell választania. Az erre a parancsra megjelenő felületen ki lehet választani egy már meglévő, az irattal kompatibilis borítékot, vagy az Új gombbal létrehozni egy teljesen új borítékot.

  1. Az irat kivétele egy borítékból

Az irat borítékból történő kivételéhez a Kimenő iktatások kezelése felületen, a kiválasztott irat iktatószáma fölé mozgatott egérkurzorral lenyitható listából választható ki a Borítékból kivétel funkció. A kivételt követően az irat – a korábbiakban részletezetteknek megfelelően – másik borítékba helyezhető.

Miután az iratok borítékba kerültek, annak tulajdonságait a kimenő iktatást végző felhasználó szerkesztheti, majd a borítékot postáznia kell.

A boríték tulajdonságai az Elem szerkesztése gomb segítségével szerkeszthetők.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 15. ábra: boríték tulajdonságainak szerkesztése

15. ábra: boríték tulajdonságainak szerkesztése

 

A Postai attribútumok valamint a Postai küldemény tömege mezők kitöltését követően, a mentés után a rendszer automatikusan tölti a Postai küldemény bérmentesítési díja mezőt a törzsadatokban szereplő adatbázis segítségével.

A boríték szerkesztése után indítható a postázás a SharePoint alapú iktató és iratkezelő rendszer Postázandó borítékok felületén.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 16. ábra: postázandó borítékok felület

 

16. ábra: postázandó borítékok felület

 

A postázást megelőzően a rendszer lehetőséget biztosít boríték nyomtatásához, valamint a postakönyv is megtekinthető a szalagmenüből kiválasztott nyomógombok segítségével.

 

 

Az iratkezelőben használható nézetek

 

A SharePoint alapú iktató és iratkezelő modul több, előre definiált nézetet is tartalmaz a munkavégzést megkönnyítendő.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 17. ábra: iktató és iratkezelő nézetei

 

17. ábra: iktató és iratkezelő nézetei

 

  1. Iktatókönyv – tartalmazza az összes bejövő és kimenő iratot státuszuk, valamint típusuk szerinti csoportosításban
  2. Bejövő – az iktatókönyv nézethez hasonlóan tartalmazza az iratokat, de csak a bejövőket
  3. Kimenő - az iktatókönyv nézethez hasonlóan tartalmazza az iratokat, de csak a kimenő irányúakat
  4. Postázandó – azokat a kimenő státuszú iratokat tartalmazza cégenként csoportosítva, amelyek postázásra várnak, és amelyek még nem lettek borítékba helyezve
  5. Borítékolt – a postázásra várok borítékokat tartalmazza, melyek tartalma is megtekinthető
  6. Postázott – a már postázott iratok postázás dátuma szerinti megjelenítésére szolgál
  7. Borítékok – itt található a rendszerben szereplő összes boríték, státusz szerinti csoportosításban
  8. Postázandó borítékok – a nézet és a rajta végezhető műveletek részletes leírása a Kimenő iktatások kezelése/Postai úton továbbítandó kimenő irattal végezhető műveletek fejezetben található

 

Törzsadatok kezelése

 

A SharePoint alapú rendszer lehetőséget biztosít a működéséhez szükséges törzsadatok megtekintéséhez, módosításához, illetve bővítéséhez. A törzsadatok kezeléséhez szükséges felületek elérése az Iratkezelő modul oldalsávján biztosított.

Az Ügyek törzsadatok módosításával a bejövő iratokon szereplő Kapcsolódó ügy nevű, legördülő listában szereplő elemek tartalma szerkeszthető, bővíthető, valamint a lista felett lévő Új elem gomb segítségével új ügy adható a listához.

További törzsadatok találhatóak az Iratkezelő törzsadatok oldalán szereplő linkeken.

 

karaDox™ Iktató és iratkezelő 4 - 18. ábra: iratkezelő törzsadatok lista

18. ábra: iratkezelő törzsadatok lista

 

A listában szereplő Helyszín és Hely törzsadatok összefüggenek. A Helyszín felületen szereplő rekordok szolgálnak alapadatként a Hely listában szereplő rekordoknak. Ez utóbbiak az iratoknál az Eredeti dokumentum helye legördülő lista tartalmát szolgáltatják.

Az Irattározás SharePointos felületén az iratokon szereplő Irattári tételszám legördülő lista tartalma konfigurálható.

A Kézbesítés módjai listában szereplő törzsadatok szolgáltatják az iratokon látható Kézbesítés módja legördülő lista tartalmát. Az itt rögzített értékek lesznek láthatóak az említett listában.

A Postai attribútumok törzsadatok listában szereplő értékek a borítékok tulajdonságai között a Postai attribútumok lista tartalmát szolgáltatják. Ezen listában az egyes sorokhoz tartozó Megnevezés mezőben szereplő név lesz olvasható az attribútumok kiválasztása során.

A Postai díjak törzsadat listában szerepelnek a postázással kapcsolatos díjak. Ezeket a SharePoint alapú iktató és iratkezelő rendszer automatikusan felviszi azon borítékokra, melyek rendelkeznek postai attribútummal, illetve a tömegükre vonatkozó mező is ki van töltve.

Alapfeladatok a SharePoint alkalmazásban

 

Töltse le a tanulmányt, melyben átfogó képet kap a SharePoint alkalmazás összetevőiről, a listákkal, tárakkal, kijelzőkkel és nézetekkel kapcsolatos műveletvégzési lehetőségekről.

karaDox™

 

Töltse le a tanulmányt, mely teljes körű tájékoztatást nyújt a SharePoint keretrendszerben eddig megvalósított elektronikus dokumentumkezelési és munkafolyamat-irányítási rendszereinkről.

A vállalati irat- és dokumentumkezelés kihívásai

 

Töltse le tanulmányunkat az irat- és dokumentumkezelő rendszerekről, melyben a funkciók és az előnyök részletezése mellett választ kaphat arra is, mire érdemes odafigyelni egy konkrét rendszer kiválasztásakor.

A cookie-k segítenek szolgáltatásaink biztosításában. Szolgáltatásaink igénybe vételével Ön beleegyezik a cookie-k használatába.