Irat- és dokumentumkezelési rendszerek bevezetése

 

Az irat-, dokumentum és munkafolyamat-kezelő rendszer bevezetését meg kell, hogy előzze a problémás területek, a fájdalompontok és a hiányosságok feltárása, hiszen csak mindennek tudatában lehet megalkotni a megfelelő stratégiát a dokumentumkezelésre és a munkafolyamatok irányítására.

 

Szakembereink, tanácsadóink segítenek abban, hogy az Önök számára legoptimálisabb megoldás valósuljon meg ezen a területen.

 

Bevezetéseink általában – a kívánt rendszer bonyolultságától függően – 2-6 hónapot vesznek igénybe és az alábbi módon történnek:

 

 1. Helyszíni felmérés és konzultációk

 

A helyszíni felmérések során szakembereink paraméterezik a már meglévő és várható adatmennyiséget, melyet alapul véve tanácsadással segítik partnereinket a megfelelő adatbázis-kezelő szoftver kiválasztásában. Megvizsgálják a rendszer rendeltetésszerű működéséhez szükséges már meglévő üzemeltetési környezet (hardver és szoftver elemek) alkalmasságát és szükség esetén javaslatot tesznek az esetleges fejlesztésekre.

A konzultációk alkalmával a problémás területek és fájdalompontok feltárása és meghatározása, valamint az ezek megoldására tett javaslatok megvitatása mellett a partner által kijelölt funkcionális felelősök részvételével megtörténik a dokumentumkezelő rendszerrel kapcsolatos elvárások szakmai szempontból történő definiálása is.

 

 2. Igényspecifikáció

 

Az igényspecifikáció során a fent említett folyamatos konzultáció mellett a fejlesztés megkezdéséhez minimálisan szükséges tartalmi elemek definiálása történik meg, amely a paraméterezés és fejlesztés megkezdéséhez alkalmas, továbbá szükséges, és amely tartalmazza külön megjelölve, hogy azok a standard szoftver paraméterezésével megoldhatóak, vagy külön fejlesztésnek minősülnek.

Ez a specifikáció természetesen folyamatosan bővíthető és pontosítható, a partner dokumentumkezelővel kapcsolatos igényeinek megfelelően újabb és újabb egyedi fejlesztési igények is belekerülhetnek.

 

 3. Rendszerterv készítése

 

A rendszerterv készítése során egy olyan funkcionális tervezés zajlik, amelynek során szakembereink a partnereink által kijelölt felelősök segítéségével modellezik a partner munkafolyamatait, irat- és dokumentumkezelési illetve –tárolásai igényeit, a belső szabályozások, vezetői utasítások és az egyéb logisztikai feladatok, folyamatok kezelését. Mindezek által a rendszerterv magában foglalja a dokumentumkezelés és folyamatszabályozás elektronikussá tételének kidolgozását, valamint modellezi a minőségirányítás és a vezetői döntéstámogatás rendszerét is, továbbá körvonalazza a szerepkörök, helyettesítések és jogosultságok paramétereit is.

 

 4. Alaprendszer telepítése

 

Amennyiben az infrastrukturális rendszerkövetelmények mind kliens, mind pedig szerver oldalon biztosítottak, állapotuk üzemkész, sor kerül az alaprendszer telepítésére, mely tartalmazza a specifikáció alapján szükséges fejlesztéseket és beállítások elvégzését.

 

  5. Egyedi fejlesztés, paraméterezés

 

A projekt ezen szakaszában kerül sor az igényspecifikációban rögzített, dokumentumkezelővel (vagy a kialakítandó vállalati portállal) szemben támasztottegyedi fejlesztések megvalósítására, illetve a rendszer paraméterezésére, amely tulajdonképpen a partner funkcionalitásbeli igényeinek megfelelően történik és ez által válik a rendszer rendeltetés- és megállapodásszerű használatra alkalmassá.

Ekkor történik meg a modulok – amelyek bár önálló funkcionalitásra alkalmas alkotórészei a rendszernek, ugyanakkor a többi modulhoz kapcsolódva további, kiegészítő funkcionalitás ellátására is alkalmassá teszik a rendszert – testre szabása is.

 

 6. Tesztelés

 

A tesztelés során kerül megállapításra a partner oldaláról a dokumentumkezelő rendszer használatra való alkalmassága. A tesztelést partnereink egy teszt rendszerben végzik, amely az éles rendszerrel teljesen megegyező felépítésű, azzal teljesen azonos funkcionalitású és azonosan paraméterezett, de attól teljesen függetlenül működő, nem valós üzleti adatokkal feltöltött változat. A teszt rendszer létrehozásának az a célja, hogy a szakembereink által végzett beállítások, paraméterezések, fejlesztések illetve mindezeknek a partner által történő tesztelése az éles rendszertől teljes mértékben elhatárolt módon legyenek végrehajthatók.

A tesztelés záró folyamata az integritás teszt, melynek során az egyes részfunkciók együttes működésének ellenőrzése történik meg.

 

7. Oktatás

 

Az oktatás folyamata során szakembereink átadják a partnereink által kijelölt felelősöknek a dokumentumkezelő rendszer használatára vonatkozó ismereteket.

 

 8. Éles üzemi használat

 

A projekt zárásaként kerül sor az éles rendszer üzembe állítására, mely már alkalmas a valós üzleti adatokkal való feltöltésre, ezek kezelésére, illetve az ilyen adatokkal már feltöltött.

A dokumentumkezelő éles üzemi használata során a rendszer már a céljának megfelelően a valóságos üzleti körülmények között a valóságos üzleti eseményeket adminisztrálja.

 

Természetesen az éles üzemi használat nem oly módon jelenti a projekt lezárását, hogy szakembereink a későbbiekben nem vállalnak felelősségét, vagy nem nyújtanak támogatást.

 

1 év teljes körű, díjmentes garanciát biztosítunk a Specifikációban foglalt és a saját fejlesztés eredményeként létrehozott funkciók megfelelő, hiány- és hibamentes működéséért. A továbbiakban pedig – szakembereink és partnerünk előzetes egyeztetését követően – lehetőség van a garanciális idő meghosszabbítására is.

Szolgáltatások

Kapcsolat

Gyuró Sándor
Telefon: 30/475-6026
E-mail: gyuro.sandor@karadi.hu

A cookie-k segítenek szolgáltatásaink biztosításában. Szolgáltatásaink igénybe vételével Ön beleegyezik a cookie-k használatába.