A VANIN Kft. vezetési tanácsadói és szakterületi szakértői az elmúlt években nagyméretű szervezetek komplex projektjeinek lebonyolításában játszottak vezető szerepet. A VANIN Kft. által koordinált partneri hálózat a környezetvédelem, az energetika, az egészségügy, az oktatás és sport, az út- és hídrekonstrukciók illetve a városrehabilitáció és turizmus területein végzi a fejlesztési programok teljes körű lebonyolítását.
Fő tevékenység: közbeszerzési és önkormányzati tanácsadás
Megoldandó probléma:
- a beérkező és kimenő iratok elektronikus kezelése, nyilvántartása
- a közbeszerzési és önkormányzati projektek kezelése, az azokhoz tartozó dokumentumok, szerződések elektronikus nyilvántartása
- a csoportmunka támogatása (problémakezelés, közös tudásbázis)
Megoldás: karaDox™ Iktató és iratkezelő, Projektkezelő, Szerződéstár modul illetve Probléma- és Tudásbázis-kezelő modul (bevezetés: 2010. január)
A KARÁDI által SharePoint alapokon fejlesztett csoportmunka-támogató megoldás segítségével nemcsak az iktatás és az iratkezelés vált elektronikusan nyilvántartottá, hanem a projektkezelés és az ahhoz kapcsolódó dokumentum- illetve szerződéstár is, valamint a probléma- és tudásbázis-kezelés is.
Az iktató és iratkezelő modul lehetővé teszi a beérkező és a kimenő iratok elektronikus iktatórendszerbe történő rögzítésén túlmenően az ezekhez kapcsolódó munkafolyamatok – irat továbbítása (szignálás), ügyintézés, postázás stb. – kezelését is. A munkafolyamatok révén létrejövő feladatok mellett az iratokhoz további tetszőleges számú egyedi feladat is kapcsolható, mely feladatok kiosztását és elvégzését, illetve nyomon követhetőségét a rendszer biztosítja.
Az iktató és iratkezelő rendszer lehetőséget nyújt szignálásra, ügyintézésre, nagy mennyiségű irat iktatására, a verziók valamint a helyettesítések kezelésére is.
A projektkezelő modul segítségével a közbeszerzési és önkormányzati projektek lebonyolításához szükséges különböző dokumentumok (önéletrajz, referenciaigazolás) tárolása mellett a külső és belső ajánlatkérések valamint az egyes projektekhez kapcsolódó feladatok egyszerű, áttekinthető, elektronikus kezelése vált megoldottá.
Minden rögzített projektbejegyzéshez tartozik egy ún. projekt munkaterület, ahol a projekttel kapcsolatos minden adat, nyilvántartott információ – a projekt adatlapja, a kapcsolódó iktatókönyvi bejegyzések és a kapcsolódó szerződések, továbbá a megrendelőre és az ajánlattevőre vonatkozó információk, valamint a kapcsolódó feladatok és a mérföldkövek is – egy helyen, felületen érhető el.
A szerződéstár modul a vállalat különböző típusú dokumentumainak – ajánlatok, működéssel kapcsolatos illetve munkaügyi dokumentumok -, valamint a szerződéseinek az elektronikus nyilvántartására és kezelésére szolgál.
A problémakezelő modul lehetőséget biztosít a problémák elektronikus rögzítésére, a hozzájuk kapcsolódó feladatok kiosztására továbbá a megoldás során felmerült feladatok és a megoldáshoz vezető út elektronikus nyomon követésére.
A tudásbázis-kezelő modul nem más, mint wikilapok tára, melynek használatával információt, ötletgyűjtési módszereket oszthat meg a felhasználó, munkatársaival közösen dolgozhat egy már megkezdett terven, oktatási segédanyagokat készíthet, ismerettárat állíthat össze vagy akár közzéteheti a napi fontos tudnivalókat és könnyel elérhető és módosítható formátumban.
