A Russmedia Kft. (korábban Inform Média Kft.) Északkelet-Magyarország három megyéjében rendelkezik napilapokkal, vasárnapi lapokkal, ingyenes hetilapokkal, apróhirdetési újságokkal, időszakos kiadványokkal. A nyomtatott termékek saját nyomdájukban készülnek, és saját terjesztési hálózat révén kerülnek az olvasók kezébe.
2000 óta szintén 3 megyében képviseltetik magukat regionális hírportáljaikkal, melyek a térségben vezető pozíciót birtokolnak, s több éve országos szinten is elérhető hírportál családjuk a Magyar Online által.
Az 1990-es évektől a Russmedia (korábban Inform Média) nemcsak hazánk területén van jelen, hanem Romániában, 2006 óta pedig Ukrajnában is képviselteti magát.
Fő tevékenység: offline és online médiumok 3 megyében
Megoldandó probléma:
- a vállalathoz beérkező számlák teljesítésigazolásának, jóváhagyási folyamatának elektronikus támogatása
- a kiküldetések, azaz a cég munkavállalói által napi rendszerességgel végzett, a vállalat által előállított és forgalmazott kiadványok terjesztése során megtett távolságok, a felhasznált üzemanyag-mennyiség és -költség, illetve a gépkocsik amortizációs költségének meghatározása, a benyújtott elszámolások elbírálásának, visszakereshetőségének és exportálhatóságának megvalósítása, valamint az ezt kezelő rendszernek az együttműködése a vállalat NEXON munkavállalói adatbázisával
Megoldás: karaDox™ Számlaengedélyező (bevezetés: 2012. augusztus – Magyarország, 2013. szeptember – romániai tagvállalatok), karaDox™ Kiküldetéselszámolás-kezelő (bevezetés: 2014. augusztus)
A KARÁDI által SharePoint alapokon fejlesztett számlaengedélyező modul a bejövő számlák teljesítésigazolását, a számlák jóváhagyását és folyamataihoz kapcsolódó funkcionalitást valósítja meg. A bevezetésre került modul elektronikusan támogatja a számla rögzítésének, a teljesítés igazolásának, a jóváhagyásnak és a könyvelésnek a munkafolyamatait.
A rendszer lehetőséget biztosít a számlaengedélyezés folyamatában részt vevő szereplők – iktató, számlaigazolás-indító, számlaigazoló, -jóváhagyó – feladatainak elektronikus kezelésére, egy közös felületen történő koordinálására.
A SharePoint alapú számlaengedélyezőben az iktatás során a számla adatainak megadása mellett rögzíthető a számla szkennelt képe is, illetve megoldott az is, hogy a számla az adott iktatósorhoz rendelt e-mail címre érkező levelekhez csatolva kerüljön be rendszerbe.
A számlák ezt követően részt vesznek egy igazolási, jóváhagyási folyamatban, ahol megállapítják a számla jogosságát és jóváhagyják a kifizetését. Ebben a folyamatban résztvevő személyeket az ún. jóváhagyási útvonalakban lehet meghatározni. A személyek meghatározásakor rögzíthető a rendszerben a résztvevő neve, feladatköre illetve egy értékhatár is, mellyel beállítható, hogy az adott résztvevő milyen számlaérték esetén illetékes.
Ezt követően indítható el a számlaigazolás tényleges folyamata, amikor is egy feladat kerül kiosztásra a jóváhagyási útvonalban szereplő első résztvevőnek, aki egy számlaigazoló, s akinek el kell végeznie a pecsételést, amivel felosztja a számla összegét a különböző költséghelyek között. Amennyiben az útvonal egy résztvevője végzett a feladatával, a következő résztvevőnek kerül kiosztásra feladat.
Miután a jóváhagyási útvonalban szereplő minden résztvevő végzett a feladatával és mindenki jóváhagyta a számlát, a számla jóváhagyva státuszba kerül és átadódik az ügyviteli rendszernek, ahol elvégzik a könyvelését.
A kiküldetéselszámolás-kezelő modul a vállalat munkavállalói által teljesített kiküldetésekre vonatkozó elszámolási tételek rögzítésére, elbírálására illetve a jóváhagyott tételeket tartalmazó elszámolások lezárására és exportálására vonatkozó funkcionalitást valósít meg.
- Az átadott rendszerhez hozzáféréssel rendelkező összes felhasználó jogosult a saját elszámolási tételeinek rögzítésére, illetve az asszisztensek a saját tételeik mellett más munkavállalók nevében is rögzíthetnek elszámolást.
- Az elszámolás tételsorokat egy-egy hónapra vonatkozó összesített elszámolásként lehet benyújtani az adott munkavállaló feletteséhez jóváhagyatásra. Az elbírálásra várakozó elszámolásokhoz a rendszer automatikusan kiszámítja az elszámolás tételei alapján az üzemanyag- és az amortizációs költségeket. Ezek ismeretében az elszámolást benyújtó munkavállaló felettesének kell megvizsgálnia az elszámolást.
Az elszámolásból kiküldetési rendelvény generálható és nyomtatható. Ennek aláírását követő visszaérkezése és szkennelése szintén regisztrálható a rendszerben. - A felettes jóváhagyását követően a jóváhagyott elszámolás lezárható és PDF, Word, vagy egyéb támogatott formátumok segítségével exportálható.
