A MOM Vízméréstechnikai Zrt. Magyarország tradicionálisan piacvezető vállalkozása a víz- és hőmennyiségmérők terén. A termelő tevékenység meghatározó része a mátészalkai központban zajlik, ugyanakkor a közel 200 főt foglalkoztató részvénytársaság rendelkezik telephelyekkel Miskolcon és Nyíregyházán is.
Fő tevékenység: lakossági és ipari igényeket kielégítő víz- és hőmennyiségmérők, hitelesítő berendezések, mérőműszerek gyártása
Megoldandó probléma: a minőségügyhöz kapcsolódó dokumentumok tárolása, módosításuk nyomon követése, verzionálása, a dokumentumokról történő értesítések kezelése, a hozzáférési jogosultságok szabályozása
Megoldás: karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár
A karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár bevezetése előtt a minőségügyhöz kapcsolódó dokumentumok egy file szerveren voltak tárolva és a dokumentumokban található hiperhivatkozásokkal voltak összekapcsolva. Ebben a rendszerben nehéz volt megoldani a dokumentumok módosításának követését, a módosítások verzionálását, a hozzáférési jogosultságok szabályozását, az új vagy módosított dokumentumokról történő értesítések kezelését, és nehézkes volt a visszakeresés is. Ezek miatt elsőként a minőségirányítás területen került bevezetésre a karaDox elektronikus dokumentum- és folyamatkezelő rendszer.
Az aktuálisan használt rendszer és az igények felmérését, illetve a többszöri konzultációt követve kezdődött meg a KARÁDI fejlesztői munkája, majd a tesztverziót és a felhasználók oktatását követően kialakult a végleges karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár, amelyben a MOM Zrt. a minőségügyi dokumentumait és az ezekhez kapcsolódó munkafolyamatait elektronikus keretek között tudja kezelni, mely nagymértékben elősegíti a működés hatékonyságát.
A bevezetett rendszer előnyei között kiemelendő, hogy a folyamatok teljesen átláthatóvá nyomon követhetővé és felügyelhetővé váltak, a dokumentumok könnyen elérhetőek, kereshetőek, módosításuk esetén pedig az érintettek automatikusan értesülnek a változásokról. Ezeknek az értesítéseknek köszönhetően valamint a dokumentumkezelő rendszerbe integrált feladatkezelő révén minden felhasználó pontosan látja, hogy milyen határidőre milyen feladatai vannak. Az információk visszakeresése is – a beépített OCR technológiának köszönhetően, mely segítségével a dokumentumok tartalmában és a szeknnelt dokumentumokban is megvalósul a keresés – jelentősen könnyebbé vált.
Esettanulmány
A karaDox Minőségügyi Dokumentumtár rendszerének bevezetése előtt a minőségügyhöz kapcsolódó dokumentumok egy file szerveren voltak tárolva és a dokumentumokban található hiperhivatkozásokkal voltak összekapcsolva. Ebben a rendszerben nehéz volt megoldani a dokumentumok módosításának követését, a módosítások verzionálását, a hozzáférési jogosultságok szabályozását, az új vagy módosított dokumentumokról történő értesítések kezelését, és nehézkes volt a visszakeresés is.
Ezek miatt a MOM Vízméréstechnikai Zrt. elhatározta, hogy elsőként a minőségirányítás területén vezeti be az elektronikus dokumentum- és folyamatkezelő rendszert. Ezen belül az első lépés egy minőségügyi dokumentumtár bevezetése volt.
A kiválasztás során a KARÁDI karadox Minőségügyi Dokumentumtár rendszere mellett döntöttek. Ez a szoftverrendszer Microsoft SharePoint Services 3.0 keretrendszerben lett kialakítva egyedi fejlesztéssel és paraméterezéssel.
Felmérésre kerültek a MOM Zrt.-nél, hogy
- jelenleg milyen dokumentumokat használnak,
- mely területeket érinti ennek a modulnak a bevezetése,
- mely felhasználók fogják használni és milyen jogosultságokkal kell majd rendelkezniük a megfelelő használathoz,
- az adott dokumentumok milyen folyamatokban vesznek részt, és
- milyen folyamatok vannak még ezeken kívül, amelyeket a rendszer bevezetését követően már elektronikusan szeretnének kezelni és ezekhez a folyamatokhoz milyen dokumentumok kapcsolódhatnak majd.
A felmérés és a konzultációs szakasz után a KARÁDI és a MOM Zrt. közösen megtervezte a kívánt rendszert, és a tervezett rendszer funkciót részletesen egyeztették a vállalat kijelölt projektfelelőseivel.
Ezek után kezdődhetett meg a fejlesztési munka, amelynek eredményeként kialakult a vállalat igényeinek megfelelő Karadox Minőségügyi Dokumentumtár tesztverziója. A felhasználói oktatások révén a vállalat dolgozói elsajátították a rendszer használatát, és a rendszer tesztelésével kezdetét vette a közös munka.
Az ennek során felmerült észrevételek alapján történő módosításokkal kialakult a rendszer kész verziója, melynek éles indításával a MOM Vízméréstechnikai Zrt. a minőségügyi dokumentumait és egyes folyamatait már elektronikus keretek között tudja kezelni és felügyelni, és ez a terület működési hatékonyságát nagyban növeli.
A vállalat vezetői a bevezetett rendszer előnyeinek a következőket tartják
- az elektronikusan kezelt folyamatok teljesen átláthatóvá váltak; minden folyamat aktuális állapota lekérdezhető és így felügyelhető, amelynek eredményeként a folyamatok átfutási ideje lerövidült
- a folyamatokhoz kacsolódó dokumentumok könnyen elérhetők, kereshetők, módosításuk esetén az érintettek automatikusan értesülnek a változásokról
- az elektronikus értesítések és a rendszerbe integrált feladatkezelő révén minden felhasználó pontosan látja, hogy a minőségügyi területtel kapcsolatban milyen feladatai vannak, azzal kapcsolatban pontosan mi a teendője az adott folyamatban és milyen határidőig kell ezt elvégeznie
- a webes felhasználói felület kezelése bármely felhasználó számára egyszerű és könnyen megtanulható és a rendszer bárhonnan elérhető egy internet böngésző segítségével
- nagyban megkönnyíti a rendszer a régebbi dokumentumok és információk visszakeresést azzal a funkcióval, hogy a dokumentumok tartalmában is keres a rendszer, akár beszkennelt dokumentumban is képes keresni a beépített OCR technológia segítségével
- a dokumentumok kategorizálásával, verzionálásával és a beépített alap folyamatkezelési funkciók segítségével a rendszer egy kis módosítással akár a teljes vállalatra kiterjedő dokumentumkezelő rendszerként használható
