Klíma Áruház Kft.

Tevékenység: klímaberendezések forgalmazása és szervizelése

Felhasználói létszám: 15 fő

Használt területek a Microsoft Dynamics NAV-ból:

• pénzügy
• logisztika
• szerviz
• raktárkezelés

Egyedi megoldások:

• web áruház integráció

Esettanulmány

Iparági szektor: klímaberendezések kis- és nagykereskedelme

Megoldási terület: készletgazdálkodás és pénzügyi folyamatok optimalizálása (vállalatirányítási rendszer)

Bevezetett termék: Microsoft Dynamics NAV

Bevezető partner: KARÁDI Rendszerház Kft.

A harmadik nekifutás

Lead: Különös helyzetben voltak a Klíma Áruház Kft. tulajdonosai, amikor 2003-ban a korábbi vállalatirányítási rendszer cseréjéről döntöttek. A váltás elkerülhetetlen volt, mivel az egy évvel korábban bevezetett ERP-megoldás már olyan lassú volt, hogy hátrányosan befolyásolta az üzletmenetet. A felhasználók egy része azonban érthetően ódzkodott a cserétől, hiszen senki nem akarta, hogy egy éven belül újra kelljen tanulni mindent. A Microsoft Dynamics NAV bevezetése végül zökkenőmentesen történt meg, a hosszú távú megoldást jelentő ERP-rendszer nemcsak a forgalombővüléssel járó pluszfeladatok elvégzését, hanem a regionális terjeszkedés kiszolgálását is változatlan létszám mellett tette lehetővé.

A kezdetek

A tulajdonosi kör már a Klíma Áruház 1997-es alapításakor is igényelte a naprakész üzleti adatokat. Aktuális kimutatásokat kértek a készletekről, a pénzügyi helyzetről és a fogalomról – gyakorlatilag mindenről, ami befolyásolta az üzletmenetet. Az elvárások kielégítésére a cég megalakulásakor a magyar fejlesztésű „Ablak” ügyviteli rendszert telepítették, amely 2002 végéig segítette a készletgazdálkodást, később azonban a pénzügyi, a raktározási és logisztikai folyamatok informatikai támogatása is szükségessé vált.

A cég

Az 1997-ben alakult Klíma Áruház Kft. a kezdetektől magyar tulajdonban van, a vállalkozás elsősorban a külföldi klíma-gyártók magyarországi márkaképviseleteként, illetve a magyarországi importőrök képviseleteként működik. A menedzsmenttel együtt mindössze 15 fős cég az eredményes vállalkozáshoz elengedhetetlennek tartotta a hatékony informatikai háttér kialakítását. „Már a kezdeti időszakban megfogalmazódott, hogy egy jól működő integrált vállalatirányítási rendszer kezébe kell adni a céget”. – fogalmazta meg röviden az elképzeléseket Bánhalmi Zoltán, a Klíma Áruház Kft. komfort klíma divíziójának értékesítési vezetője.

A cég két üzletágat működtet: a „komfort klíma” divízió a lakossági igényekre fókuszál, főként a viszonteladókat (szerelőket, szakszervizeket, kereskedőket) szolgálja ki – a „nagyberendezés” üzletág pedig az irodaházakba, bevásárlóközpontokba szánt ipari klímaberendezések értékesítésével foglalkozik, mindezeken túl a szerviztevékenységhez szükséges alkatrészeket is forgalmazzák. Évente több mint 10000 készüléket értékesítenek.

Informatikai rendszerük 15 munkaállomása több mint tíz éve 2 Microsoft-platformra épülő szerverhez kapcsolódik. Az MS Small Business Server alatt futó SQL Server adatbázis-kezelőt a vállalatirányítási rendszer használja – a másik kiszolgálót fájlszerverként üzemeltetik.

Amikor egy tanácsadó cég téved

A cég forgalma 2000 után évente mintegy 20 százalékkal növekedett, bevételeik 2002-ben megközelítették a 1,5 milliárd forintot. A bővülés következtében egyre több, és egyre részletesebb műszaki információt kellett tárolni – például a készülékek egyedi gyári számait, amelyre a garanciális ügyek precíz intézhetősége miatt volt szükség. Ezt a hirtelen adat-bővülést azonban már nem volt képes kiszolgálni az eredetileg telepített ügyviteli alkalmazás.

Halaszthatatlanná vált egy korszerűbb, a könyvelés és a készletgazdálkodás elvárásainak mindenben megfelelő vállalatirányítási rendszer bevezetése. Habár az első ügyviteli rendszer üzemeltetése során megszerezett tapasztalatok alapján már házon belül is elég pontosan körvonalazhatóak voltak az elvárások, a Klíma Áruház tulajdonosai mégis egy tanácsadó céghez fordultak, akik jó néhány referencialátogatást szerveztek, így több rendszerrel is megismerkedhettek működés közben. Végül a konzultációk kiértékelése és az árak összehasonlítása után ismét egy hazai fejlesztésű ügyviteli rendszert választottak – de nemsokára kiderült, hogy rossz irányba indultak.

Annak ellenére, hogy a tanácsadó cég irányításával közel egy évig tartott a kiválasztási folyamat és Klíma Áruház munkatársai is nagy energiákat fektettek a bevezetésbe, nem sokkal az indulás után kellemetlen tapasztalatokkal kellett szembesülniük: a rendszer a folyamatos javítgatások ellenére is olyan lassú volt, hogy még az akkori forgalmat sem tudta megfelelően kiszolgálni, nemhogy a tervezett bővülést.

Bevételkiesés helyett forgalomlassulás

Közvetlenül mérhető anyagi kár ugyan nem keletkezett abból, hogy a korábbi vállalatirányítási rendszer lassan kezelte például a számlázási folyamatokat, de a lassú árumozgás miatt fölösleges raktárkészletek halmozódtak fel, és a vevők kiszolgálása is a szükségesnél tovább tartott. A beérkező berendezések betárolásának lekönyvelése, készletre vétele sem haladhatott megfelelő sebességgel, így amikor az áruház valamelyik munkatársa egy külső helyszínről kérdezte le a készleteket, akkor vagy nem az aktuális állapotot látta, vagy csak nagyon lassan juthatott az üzletkötéshez feltétlenül szükséges információkhoz.

Ráadásul mindez éppen abban a 2003-as esztendőben történt, amikor nagyon erős kereslet mutatkozott klíma-berendezések iránt – így az év közben már erősen érezhető lassú működés sok időveszteséget és pluszmunkát okozott a rendszer felhasználóinak.

„Érthetően a harmadik ügyviteli rendszer kiválasztásakor már óvatosak voltunk, több mint 15 megoldást tanulmányoztunk működés közben. Vizsgáltuk az ismerős cégeknél futó rendszereket is, de nem akartunk szakértők nélkül dönteni, ismét kerestünk egy tanácsadó céget, aki segített az általuk is megfelelőnek tartott ERP-rendszer kiválasztásában. A Karádi Rendszerházzal több mint egy évtizede vagyunk kapcsolatban, ők végzik a cég informatikai rendszerén karbantartását. Mint kiderült, éppen akkor kezdték meg a Microsoft Dynamics NAV integrált vállalatirányítási rendszer forgalmazását, kézenfekvőnek tűnt, hogy az ő ajánlatukat is megvizsgáljuk.” – emlékszik az új rendszer kiválasztására Bánhalmi Zoltán értékesítési vezető, aki az informatikai rendszer-fejlesztéseket is koordinálta.

Hátrányból előnyt kovácsoltak

Az előző ügyviteli rendszer negatív tapasztalatai mellett pozitív oldalai is voltak a kudarcnak. A hibákból okulva a Klíma Áruház munkatársai pontosan tudták definiálni az új ERP-rendszerrel szembeni elvárásaikat, letisztult igényekkel keresték az igazi megoldást.

„2003-ban többet tudtunk meg saját működésünk kritikus pontjairól, mint a korábbi években együttvéve. Meg kellett válaszolnunk egy sor fontos kérdést, kikristályosodtak a kulcsfontosságú szempontok, minden felhasználó pontosan tudta, hogy számára milyen funkciók fontosak, milyen szolgáltatásokat várnak. Tudtuk, hogy egy olyan rendszerre van szükségünk, amit a hasonló méretű és forgalmú nagy nemzetközi cégek is használnak. Jó lett volna még a kiválasztás előtt elolvasni néhány esettanulmányt, sokat segíthettek volna a hasonló cégek tapasztalatai. Végül két valódi lehetőség közül kellett választanunk: egy ismert német fejlesztőcég ERP-megoldása és a Microsoft Dynamics NAV maradt fent a rostán. Funkcionalitásában mindkettő megfelelt volna, de olyan nagymértékű volt az árkülönbség, hogy nem kellet sokat mérlegelni a végső döntés előtt. Fontos volt, hogy a Karádi Rendszerház a Microsoft Gold Partnereként igen magas szintű terméktámogatást kínálhatott, és sokat nyomott a latba a garantált nemzetközi support lehetősége is, mivel akkor már napirenden volt a Klíma Áruház regionális bővítése. Nem titkolom, hogy mindezek ellenére tartottunk a bevezetéstől, hiszen még frissek voltak a negatív tapasztaltok.”

Bevezetés és átállás

A rendszer telepítését a Karádi Rendszerház szakemberei 2003 második felében végezték el: még szeptemberben megkezdődött a felhasználók oktatása is, így az előkészületekkel együtt néhány hónap alatt sikerült felkészülni a váltásra. Év végéig megtörtént az adatbázisok feltöltése is, amit a Klíma Áruház vezetői és munkatársai csak azért végeztek többnyire manuálisan, mert biztonságosabbnak vélték az újra leellenőrzött adatok kézi bevitelét – a cikktörzs átviteléhez azonban már a jóval gyorsabb adatkonvertálást használták.

Induláskor a Microsoft Dynamics NAV számukra legfontosabb moduljait (Főkönyv, Készletek, Vevők és rendelés, Szállítók, Szerviz) telepítették, ezek szolgáltatásait lekérdezési céllal azóta is szinte mindenki használja – adatbevitelt azonban csak az egyéni jogosultsággal rendelkező felhasználók végezhetnek a számukra engedélyezett modulokban.

Az átállás nagyon gyorsan megtörtént: 2003 decemberében még a régi rendszerrel végezték a leltárt, januárban pedig már a Microsoft Dynamics NAV-val indult az év.

Előnyök a tervezésnél, előnyök az üzletvitelnél

Már az első napokban kiderült, hogy számos olyan szolgáltatást használhatnak, amelyek pontos képet adnak az aktuális készletekről – és végre az adat-lekérdezések sebességével is mindenki elégedett volt. Az adatok gondos feltöltése is meghozta az eredményt: már ez első hetekben részletes statisztikákat tudtak kinyerni, ami annak köszönhető, hogy az információk 2004-ig visszamenőleg megtalálhatók az adatbázisban. A naprakész értékesítési és kimutatások lehetőséget adnak a sokrétű elemzésekre, a beszerzési és értékesítési stratégiák kimunkálására, a várható profit előrejelzésére.

Az utóbbi időben különösen fontossá vált a precíz tervezés. A gazdasági válság kezdete óta a külföldi beszállítók a korábbiaknál pontosabb előrejelzéseket kérnek a várható megrendelésekről, így a „forecast” funkció kulcsfontosságú adatokat szolgáltathat. Az egyes termékek értékesítési adatainak összehasonlításával és elemzésével pontosan megadhatják a következő szállítási időszakra érvényes megrendeléseket, az összesítések után a várható forgalom és a profit is prognosztizálható.

Mivel a nagy olasz és ázsiai gyártók esetében a megrendeléstől a szállításig 2-3 hónap is eltelik, ezért a Klíma Áruház számára is lényeges szempont, hogy több hónapra előre láthassák várható készleteiket, és annak alapján tervezhessék meg a következő munkákat.

Egyetlen gombnyomással lekérdezhetők az egyes termékcsoportokkal elérhető árrés is, így ki tudják szűrni, hogy egy adott gyártó melyik modelljei értékesíthetők gazdaságosan, de kiderül az is, ha valamely termék forgalmazása nem kifizetődő, vagy az átlagnál magasabb a meghibásodások aránya.

Testre szabás

A használat során természetesen újabb elvárások is megfogalmazódtak a Dynamics NAV szolgáltatásaival kapcsolatban – 2004 óta több mint száz egyedi igényt jeleztek a Karádi Rendszerház szakembereinek, akik rövid időn belül megoldották a kéréseket.

A menedzsment és a pénzügyi osztály például a kintlévőségekről szeretett volna aktuális és részletes képet kapni, külön listát kértek azokról az ügyfelekről, akik rendszeresen késnek a számla kiegyenlítésével, vagy hosszabb ideje tartoznak a cégnek.

A készletekkel foglalkozó munkatársak pedig az egyes termékek adatlapjára felvihető karakterek számának növelését kérték: a megnevezés mellé beírható műszaki adatok ugyanis nemcsak a raktár dolgozóinak, hanem a kereskedők számára is hasznos információkat nyújtanak.

Sok egyedi elvárás született a cég által működtetett webáruházzal kapcsolatban is. Az internetes felület összekötetésben áll a vállalatirányítási rendszer néhány moduljával, illetve a szerveren található Microsoft SQL adatbázis-kezelővel. A két rendszer összehangolását szintén a Karádi Rendszerház szakmérnökei végezték, a folyamatosan felmerülő újabb igényeket ma már órákon belül kielégítik, ami a korábban jól átgondolt paraméterezésnek is köszönhető.

Bánhalmi Zoltán, a Klíma Áruház komfort klíma divíziójának értékesítési vezetője a következőképpen nyilatkozott a bevezetésről:

„Az igényeinknek megfelelő testre szabást követően egy ilyen szoftverre bátran rábízhatjuk a könyvelést, ugyanakkor azt is elvárhatjuk, hogy a klasszikus üzleti folyamatokban is segítsen. Akár egyenlőségjelet is tehetnénk a könyvelés és az üzleti folyamatok támogatása közé, de tudnunk kell: ha az ERP-rendszer csak a pénzügyet és könyvelést segíti, de nem támogatja az üzletvitel háttér-folyamatainak optimalizálását, akkor előbb-utóbb akár odáig is eljuthatnánk, hogy nem lesz mit könyvelni.”

„Ha informatikai háttér, vagy az integrált vállalatirányítási rendszer nélkül kellene dolgoznunk, akkor sokkal nagyobb létszám kellene a megnövekedett forgalom kiszolgálásához. Az utóbbi években csak az üzletkötői gárda bővült, az adminisztrációs csapatban változatlanul 15-en dolgozunk. Ma már a Microsoft Dynamics NAV nélkül el sem tudnánk képzelni a működést.”

„A bevezetés idején a Microsoft Dynamics NAV 3.7-es verziója volt elérhető. Gyorsan összebarátkoztunk a rendszerrel, de amikor megjelent az 5.0-ás verzió, azonnal váltani szerettünk volna, ám egyelőre nem volt idő az átállás megszervezésére. Így az új verzió bevezetése a 2009-es évre marad, de már készülünk rá. Az biztos, hogy az Microsoft Navision 5.0-as verziójának bevezetésével egy még finomabban paraméterezett rendszert tudunk majd kialakítani, ami az eddiginél is pontosabban fedi le üzleti folyamatainkat, jobban igazodik elvárásainkhoz. Pontosabb adatokat, részletesebb kimutatásokat kaphatunk majd.”